Cum se alcătuiesc programul pentru a opri petrecerea timpului pierdut

Este posibil să aveți un student cu o încărcătură academică completă care încearcă să devină mai bună în gestionarea timpului său sau sunteți angajator care încearcă să găsească o modalitate prin care angajații săi nu mai petrec timpul. Indiferent de rolul dvs., vă veți concentra probabil pe modul de a crea o astfel de rutină a unei zile care vă va permite să opriți timpul și să utilizați ziua la maxim. Strategii organizaționale, cum ar fi listele și graficele, precum și măsurile de reducere a factorilor de distragere care mănâncă timp prețios pot fi utile.

Pași

Metoda 1 din 3:

Utilizați lista

unu. Faceți o listă de clădiri pentru această zi. Ia o bucată de hârtie și mâner. Gândiți-vă la sarcinile pe care intenționați să le efectuați în această zi sau despre îndatoririle pentru această zi și să le scrieți totul pe hârtie. Lista poate fi similară cu una dintre următoarele: "Cumpărături, spălare, curățenie, temă" sau "Rapoartele pentru clienți, verificarea corespondenței și trimiterea de scrisori, întâlnirea cu documente".

Adăugați atât de multe sarcini la listă, deoarece vine în minte, de la mic la mare. Este necesar să ne amintim toate obligațiile și sarcinile din această zi pentru a le face să contribuie la lista priorităților.

Imaginea intitulată Scrieți un răspuns bun la întrebările eseului examenului Pasul 12

2. Aranjați sarcinile prioritare. Una dintre modalitățile de lucru eficient - în primul rând, concentrați asupra sarcinilor cu cea mai mare prioritate și apoi deplasați în jos lista la sarcini prioritare scăzute. Aceasta se numește regula 80/20, unde sarcinile care aduc cele mai multe beneficii trebuie să ocupe 80% din timpul dvs., iar clasele care aduc mai puține beneficii - 20%.

Vino pe listă și alocați fiecare sarcină numărul care va corespunde importanței sale. Apoi, plasați-le astfel încât lista să înceapă cu cea mai mare prioritate și sarcini utile și a încheiat cea mai mică prioritate și profitabilă.

Imagine intitulată Faceți o listă de listă Pasul 6

3. Grup legat de fiecare altă sarcină împreună. Când faceți și plasați o listă de sarcini, trebuie să combinați sarcini mici în grup, astfel încât acestea să formeze un proces. De exemplu, puteți combina într-un grup astfel de sarcini ca răspuns la e-mailuri și apeluri către clienți, luați o oră la ei și apelați la "Comunicare pentru clienți". Apoi, puteți lucra cu ușurință și liniștită la fiecare sarcină într-o perioadă dedicată de timp.

Încercați să grupați astfel toate sarcinile, astfel încât să nu trebuie să treceți la diferite procese și să vă petreceți timp pentru a determina ce sarcină funcționează mai departe. Gruparea sarcinilor conexe vor ajuta la distribuirea mai eficientă a timpului și să reducă nivelul de stres atunci când lucrați la sarcini din listă.

Imagine intitulată face față unui adolescent Moody Pasul 16

4. Dați-vă mai puțin timp pentru fiecare sarcină. Potrivit legii lui Parkinson, dacă vi se oferă mai puțin timp pentru a îndeplini sarcina, reduce timpul necesar pentru a finaliza sarcina. În loc să eliminați timpul cu o marjă, limitați timpul pe care îl evidențiați la fiecare sarcină, astfel încât trebuie să o faceți mai rapidă. Puteți face acest lucru lent, reducând treptat cantitatea de timp pe care o luați la fiecare sarcină până când ajungeți la mijlocul de aur, unde nu veți simți o presiune puternică și agitație, dar nu veți avea timp să încetinească sau să vă petreceți timpul pierdut.

Într-o anumită etapă, veți dezvolta un bun simț al gestionării timpului, mai ales dacă sunteți obligat să cheltuiți pe fiecare sarcină doar o perioadă limitată de timp. Acesta va fi foarte util dacă sunteți de obicei aceeași rutină sau similară cu lista de sarcini în fiecare zi.

Imagine intitulată Deal cu depresia într-o relație Pasul 11

cinci. Recompensați-vă după ce ați efectuat toate sarcinile din listă. După ce ați lovit toate sarcinile din listă, de regulă, la sfârșitul zilei, ar trebui să vă lăudați puțin și răsfățați-vă. Poate fi o cină delicioasă, un pahar de vin sau timp în timpul liber, când puteți face ceva vesel și plăcut. O mică remunerație va servi ca un stimulent pentru a finaliza toate sarcinile pentru această zi.

Puteți determina ce va fi premiul dvs., înainte de a începe ziua, astfel încât să puteți utiliza recompense ca motivație pentru a îndeplini sarcinile. De exemplu, să spunem că trebuie să vă pregătiți pentru examen și aveți planuri de a lua cina cu prietenii. Utilizați planurile dvs. pentru seară ca un motiv pentru a continua să învățați și să îndepliniți sarcinile în timpul zilei, astfel încât atunci nu trebuie să pierdeți cina.

Metoda 2 din 3:

Utilizați graficul

unu. Faceți o diagramă pentru fiecare oră a zilei dvs. Luați o foaie de hârtie sau utilizați un calendar pe un computer pentru a crea celule pentru fiecare oră din ziua dvs. de lucru sau pentru fiecare oră de lucru. Poate fi timpul de la nouă până la cinci sau zece până la șapte. Deși nu trebuie să completați fiecare perioadă de timp până la minut, ar fi util să vă asigurați că fiecare oră a zilei dvs. este numărată în program.

Începeți să completați fiecare oră necesară pentru a îndeplini sarcinile. Poate începe cu cele mai importante sarcini și se poate deplasa la mai puțin importantă. În plus, dacă vă considerați un Lark, încercați mai multe sarcini mai dificile pentru a lua prima jumătate a zilei. Dar dacă știți că a doua respirație se deschide după pauza de prânz, puteți lua sarcini importante pentru această perioadă a zilei. Încercați să faceți programul dvs. astfel încât să se potrivească nevoilor și obiceiurilor dvs. Acest lucru vă va configura pentru succes și vă va face mai eficientă utilizarea programului.
Puteți crea un model al programului dvs. pe o tablă sau în calendar, astfel încât să îl puteți actualiza în fiecare zi în funcție de sarcinile dvs. pentru o anumită zi.

Imaginea intitulată Fiți optimistă atunci când viața sedică inechitantă Pasul 7

2. Face o pauză de zece minute în fiecare oră sau două. Concentrați-vă pe sarcină sau pe grupul de sarcini pentru mai mult de două ore poate fi dificil. Asigurați-vă că ați planificat o pauză de zece minute la fiecare oră sau două ore, astfel încât să nu experimentați stresul sau supraîncărcarea. În această mini pauză, puteți ieși la locul de muncă și puteți merge la birou sau discutați cu un angajat în bucătărie de birou. Vă puteți face o ceașcă de cafea sau puteți merge pe o scurtă plimbare în aer liber. Încercați să rămâneți 10 minute pentru a ține pasul cu programul.

De asemenea, puteți face 10 respirații lungi, lente, adânci, pentru a reîmprospăta mintea și pentru a face o mică pauză. Acesta poate ajuta la obținerea unei privințe proaspete la sarcina pe care o efectuați sau o să vă îndepliniți și vă asigură că nu veți uita despre dvs., în ciuda zilei de afaceri ocupate.

Imaginea intitulată se distrează atunci când

3. Încercați să efectuați corect sarcina prima dată. În loc să se grăbească și să încerce să facă față tuturor sarcinilor, a atribuit timpul necesar pentru a executa fiecare sarcină chiar de la prima dată. Dacă vă grăbiți cu e-mail, acesta poate întârzia e-mailurile de schimb, mai ales dacă trimiteți mesaje incomprehensibile sau neclare clientului. Mai lent și plătiți suficient timp pentru a face e-mailuri ușor de înțeles sau pentru a-și reciti cu atenție rezumatele lor de formare. Îndeplinirea corectă a sarcinii vă va ajuta să economisiți o mulțime de timp petrecut pe termen lung.

Imaginea intitulată se concentrează pe punctele forte pentru a reduce anxietatea socială Pasul 1

4. Cereți unui prieten sau unui angajat din când în când pentru a vă verifica progresul, astfel încât să nu coborâți de la capăt. Uneori avem nevoie de sprijin pentru alții să rămână axat pe sarcina actuală. Întrebați un prieten apropiat, părinte, angajat, frate sau soră pentru a vă verifica la fiecare două ore pentru a vă asigura că țineți programul.

Companionul tău vă poate aduce o ceașcă de cafea sau vă poate înveseli cu cuvinte plăcute, astfel încât să puteți distrage puțin, să râd sau să zâmbiți și să vă întoarceți la sarcinile de zi cu zi. Deși puteți fi ocupat, câteva minute cu un prieten vă va ridica o stare de spirit și contribuie la o gestionare mai eficientă a timpului.

Metoda 3 din 3:

Eliminați factorii de distragere

unu. Nu este nevoie să verificați în mod constant corespondența. Acest lucru poate fi creat în lucrarea modelului dvs. de zi lucrătoare "Start Stop Start" și duce la pierderea timpului. Încercați să nu vă deschideți poșta pe parcursul zilei, mai ales dacă trebuie să vă concentrați asupra unei alte sarcini. Luați trei intervale de timp în programul dvs. pentru a verifica poșta: dimineața devreme, imediat după prânz și mai aproape de sfârșitul zilei de lucru. Acest lucru vă va permite să nu fiți distrași de un flux continuu de e-mailuri în timpul zilei și vă garantează un timp special desemnat pentru a lucra cu e-mail.

Aceleași principii pot fi aplicate altor instrumente de comunicare - mesagerie vocală, mesaje text și apeluri telefonice. Încercați să nu atârnați tot timpul la telefon, desigur, dacă nu vă așteptați un mesaj text important sau un apel telefonic. Acest lucru va restricționa pauzele în fluxul de lucru și va ajuta la aderarea la program.

Imagine intitulată se concentrează pe scrierea pasului 3

2. Opriți sunetul de pe telefon și opriți internetul. Dacă este posibil, selectați cel puțin o oră în ziua dvs. de lucru când puteți dezactiva sunetul de pe telefon și opriți conexiunea la Internet. Acest lucru vă va permite să vă concentrați asupra muncii, ceea ce necesită concentrarea completă și lipsa factorilor distrați, cum ar fi telefonul sau Internetul.

Eliminarea acestor factori care vă pot distrage cu ușurință va fi utilă în special atunci când lucrați la un proiect școlar sau un raport mare.Opriți telefonul, apoi nu veți avea un motiv să o verificați la fiecare cinci minute sau să vă implicați în vizualizarea știrilor despre rețelele sociale.

Imagine intitulată Scrieți un cec ca un cadou de nuntă Pasul 9

3. Avertizează pe alții să nu vă distragă atenția. Încercați să nu încurajați pe alții să vă distragă atenția și să nu vă distrageți pe alții. Lăsați-i să știe ce lucrați. Puteți închide ușa sau închideți semnul "ocupat". De asemenea, puteți trimite un e-mail la birou cu un memento că o anumită perioadă de timp în birou este un timp de lucru liniștit.

Imaginea intitulată se concentrează pe punctele forte pentru a reduce anxietatea socială Pasul 4

4. Încercați să nu vă abateți de la program. Odată ce sunteți lista de lucru sau programați și asigurați-vă de factorii de distragere, utilizați voința dvs. și capacitatea de a vă concentrați pentru a adera la programul dvs. Majoritatea oamenilor înțeleg diferența dintre timpul bine folosit și irosit, așa că încercați să nu intrați în capcana cheltuielilor de timp inutile. Recomandă programului dvs. și la sfârșitul zilei vă puteți bucura de simțul realizării și timpul corect.

Pași

Articole similare