Cum să fii un bun secretar: 12 pași

Fiecare birou public cere unei persoane care întâlnește vizitatori. Abilitatea magnifică de a comunica pe telefon și prin e-mail este foarte importantă pentru angajații recepției, dar abilitatea de a comunica personal - aceasta este ceea ce distinge secretarul de la un specialist în lucrul cu clienții. În cele din urmă, atunci când o persoană (furnizor, consumator, partener) intră în birou, primul lucru pe care îl vede acest secretar, iar prima impresie este întotdeauna importantă.

Pași

Metoda 1 din 2:

Calificări necesare

unu. Trebuie să aibă abilități organizaționale de primă clasă. Secretarul este chipul companiei. Acesta este un om cu care clientul vorbește mai întâi, iar colegii fac apel la diverse informații. În plus față de primirea apelurilor filialelor, secretarii comunică adesea cu clienții, organizează evenimente, întâlniri și așa mai departe. Pentru a face față tuturor acestor atribuții, secretarul trebuie să poată organiza timpul, deoarece trebuie să controlați mai multe cazuri în același timp. O persoană nu va lucra pentru un lung secretar dacă nu poate "jongla" mai mult decât o sarcină la un moment dat și să le distribuie la prioritate.

O modalitate excelentă de a vă organiza spațiul de lucru este să vă petreceți timp și să sortați documentele într-o comandă convenabilă pentru dvs.Este foarte important să știți care documente și informații pot avea nevoie de șeful, colegii sau clienții dvs. Păstrați toate documentele în fișiere separate. Acestea pot fi ambele pe ecranul calculatorului dvs. cât și în versiunea pe hârtie. Documente dureroase într-o comandă convenabilă pentru dvs. Dacă aveți nevoie de autocolante multicolore, utilizați-le.
Să fie organizată, de asemenea, înseamnă că căutați motivația de a lucra în voi înșivă. Nu aveți nevoie de cineva care vă va controla. Dacă sunteți organizat, veți ști ce sarcini trebuie să faceți zilnic și care - în primul rând.
Păstrați numerele de telefon la îndemână. Foarte, foarte mult, de exemplu, numere de telefon ale angajaților, contractori, parteneri, contacte urgente și așa mai departe. Veți fi nevoie în orice moment. Păstrați-le în programul Rolodex sau alt program de calculator corespunzător.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 2

2. Aflați tehnologii moderne. Dispozitivul numărul unu cu care lucrările secretarului este telefonul, citiți toate butoanele și funcțiile. Calitatea de informatică este, de asemenea, importantă: majoritatea secretarilor ar trebui să poată utiliza e-mailuri și să lucreze cu documente electronice. De asemenea, util să știi cum Creați o masă în Excel, și să poată folosi programele din industrie.

Rețineți că, dacă aparatul de copiere, scanerul, imprimanta va fi localizat lângă desktop, atunci veți folosi în mod constant (și colegii de salvare care se confruntă cu probleme cu utilizarea lor). Odată ce ați aflat ce mașini sunt folosite în biroul dvs., citiți funcțiile de bază ale acestor dispozitive, precum și modalități de corectare a celor mai frecvente probleme.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 3

3. Fi un angajat fiabil. Secretarul se bazează pe totul și întotdeauna. Dacă nimeni nu răspunde la apel la companie sau construiește o coadă întreagă de la oameni care așteaptă un răspuns, atunci aceasta este o manifestare a slăbiciunii companiei. Rezolvarea unor astfel de probleme ar trebui să fie o prioritate pentru dvs. Dacă ghidul dvs. știe că vă puteți baza pe dvs. și sunteți întotdeauna acolo pentru a vă ajuta, atunci veți deveni indispensabili.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 4

4. Învăța bine asculta. Cea mai mare parte a lucrării secretarului - ascultați oameni. Ascultați întrebarea clientului la telefon, obțineți informațiile de care aveți nevoie - toate acestea sunt doar o manifestare a capacității de a asculta.Abilitatea de a auzi corect informațiile vă va face mai eficiente. Veți putea rezolva mai repede întrebările dacă sunteți în mod clar înțeles că solicită o persoană.

Imaginea intitulată Fii un recepționer bun Pasul 5

cinci. Face note despre tot. Dacă capul vă cere să faceți ceva, scrieți detaliile. Dacă clientul solicită, scrieți informații despre aceasta (nume, informații de contact, țintă apel și așa mai departe). Note - un mod minunat de a fi organizat și vă vor aminti toate acele lucruri mici pe care le veți uita fără aceste note în câteva ore. Luați note în notebook și păstrați-o cu dvs. tot timpul. Veți fi surprinși cât de util vor, mai ales dacă încercați să vă amintiți ce voia un om, care vă sună acum cinci ore.

Verificați dacă ați înregistrat mesajul în detaliu și ați citit ce au scris. Și cel mai important - nu vă fie frică să verificați mesajul și informațiile de contact, persoana care vă sună. Doar ca să fiți sigur că au înregistrat totul corect.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 6

6. Răspundeți la apelul telefonic în mod politicos folosind salutări standard. De exemplu: "[Numele companiei], bună după-amiază. Numele meu este xxx decât vă pot ajuta?"Încercați să răspundeți după primul sau al doilea apel telefonic. Este inacceptabil să-i facă pe oameni să aștepte mai mult de un minut (credeți cuvântul, este mult mai mult decât credeți).

Ascultați cu atenție numele apelanților. Dacă aveți nevoie să repetați numele apelantului. Telefoanele mobile distorsionează adesea sunetele. Notați numele persoanei cu care spui dacă este serios pronunțat.

Dacă traduceți un apel către un alt abonat, faceți-l folosind fraze standard: "Vă rugăm, vă rog, un minut". Dacă abonatul este ocupat, puteți spune: "Eu cer o pasiune, XXX spune acum prin telefon. Veți aștepta până când este liberă sau doriți să părăsiți orice mesaj?". Mulțumesc politicos apelantului și fac în conformitate cu dorința lui.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 7

7. Faceți cunoștință cu orice curier sau oameni de la serviciul de livrare cu același profesionalism și respect ca orice alt vizitator. Asigurați-vă că pickup-ul dvs. de semnătură.Poate că curierii au nevoie de îndrumare în cazul în care să părăsească pachetele. Asigurați-vă că contactați personalul corespunzător cu această problemă.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 8

opt. Tratați clienții care vin la biroul dvs., politicos. După ce vizitatorul prezintă și spune cine a venit, contactul cu cine a venit vizitatorul și spuneți-mi că au venit la el. Fraza standard pentru un astfel de caz: "Tatyana Ivanovna, domnul Petrov a venit la tine de la corporation xxx. Aveți o întâlnire la ora 14 ".Recunoașteți întotdeauna numele și prenumele vizitatorului, precum și compania pe care o reprezintă. De asemenea, este util să aflați dacă are o întâlnire. Angajatul care a venit la vizitator ar trebui să vă spună unde să ajungeți la vizitator și cât de mult să așteptați întâlnirea.Puteți spune vizitatorului: "Tatyana Ivanovna se va potrivi 5 minute. Aseaza-te, te rog".

Metoda 2 din 2:

Comportament adecvat

unu

Fii pozitiv. Secretar - Persoana Companiei. Clientul său vede primul și este primul care răspunde la apel. Nimeni nu vrea să fie binevenit cu o expresie acidă sau un ton iritat. A stabilit că trebuie să zâmbiți întotdeauna și să fiți distractivi și optimiști. Nu uitați să fiți răbdători cu clienți complexi, chiar dacă răbdarea dvs. este deja la limită.

Chiar dacă întâmpinați un client complex, amintiți-vă că sunteți puternic, fericit. Spune-ți ce faci totul pentru ai ajuta. Este mai bine să fii calm și echilibrat decât să explodezi și să arăți furios și neplăcut.

Imaginea intitulată Fii un recepționer bun Pasul 10

2. Fi întotdeauna gata să salut politicos clientului. Este întotdeauna important - clienții bun venit prietenos. Chiar dacă aveți nevoie să vă terminați afacerea înainte de a putea ajuta o persoană, este important să-l salut astfel încât să se simtă vizibil și știa că îl veți ajuta în curând.

Cel mai bine este să utilizați astfel de fraze ca "salut! Bine ați venit la [Numele companiei] "sau" Bună dimineața! Așezați-vă. Te voi ajuta într-un minut ".

Imaginea intitulată Fi un bun recepționer Pasul 11

3. Fi politicos. Arată respectul pentru oameni. Tratați pe toți ca cea mai importantă persoană care a intrat în biroul dvs. în această zi. E treaba ta. Nimeni nu cauzează că sunteți blocat în trafic dimineața, aveți o nouă geantă amenințată sau ați pierdut discul dvs. preferat. Toate afacerile personale pleacă acasă. Chiar dacă nu vă place clientul sau modul său de comportament - pretindeți că sunteți bucuroși să-l vedeți. Asigurați-vă că persoana este complet relaxată și bucuros să comunice cu dvs.

Imaginea intitulată Fi un bun recepționer Pasul 12

4. Dress-o în consecință. Vă prezentați compania dvs., deci trebuie să vă îmbrăcați în consecință. Cumpărați haine potrivite pentru birou. Dacă sunteți secretarul într-un anumit tip de companie (cum ar fi un magazin de îmbrăcăminte), puteți cumpăra ceva din lucrurile pe care le oferă magazinul dvs. Încercați să vă îmbrăcați conservator, cu excepția cazului în care lucrați într-un astfel de loc unde sunt nominalizate moda, stilul sau alți factori în prim plan.

Verificați dacă există un anumit cod de îmbrăcăminte în care vă aflați. Poate că stilurile casual vor fi suficiente, dar nu îndoiți un baston, îmbrăcat în mod informal (un costum de sport nu poate fi pus în nici un fel).

sfaturi

Nu amestecați personal cu lucrătorul. Această regulă se referă, de asemenea, la utilizarea telefoanelor mobile și a e-mailurilor. Departamentul Tehnologiei Informației poate urmări activitatea computerului.
Amintiți-vă cine vă plătește salariu și le veți lăsa întotdeauna.
Fiți politicos cu liderii, clarificați dacă vă puteți ajuta cu sarcini suplimentare în timpul liber.
Scrieți notebook-uri pe hârtie de copiat și să facem oa doua copie unei persoane pe care o intenționează. Sau utilizați notepad la care este ușor de accesat pentru a vă aminti numele sau telefonul.
Sortarea corespondenței, de obicei, o parte din activitatea secretarului. Aflați în prima zi, așa cum vine poșta, cine o aduce și când.
Găsiți pe cineva care vă poate înlocui când mergeți la toaletă, pentru a vă întâlni, prânzul, în vacanță. Deci, veți evita apariția oamenilor furioși care vă așteaptă întoarcerea.
Cereți colegilor, indiferent dacă au nevoie de ajutor în ceva. Mai bine să faci prieteni, ajutând oamenii decât dușmani care se vor plânge de tine.
Arătați întotdeauna dorința de a face noi sarcini, precum și sarcini de rutină.Cunoașterea vin cu experiență.

Avertizări

Nu spuneți niciodată: "Nu o fac, este aceasta". Veți fi fixați mai repede decât vă spuneți al treilea "IT".
Nu te preface bine. Oamenii o vor vedea. În schimb, vă întrebați sincer persoana, fiți politicoasă, respectuoasă. Dacă nu o puteți face, nu lucrați în recepție.Ați înrăutăți reputația companiei dvs. Găsiți lucrări de birou pe care puteți sta departe de ochiul public.
Nu vă alăturați niciodată argumentului cu apelantul sau vizitatorul. Traduceți-i în cap.