Cum să cheltuiți o întâlnire selector

2. Trimiteți tot ce aveți nevoie pentru a participa la întâlnire. Decizia de program, împărtășiți participanții la informațiile de bază. În acest post, trebuie să activați: date pentru atașament (număr de telefon și parola), agenda (inclusiv responsabilitățile) și alte informații necesare. Agenda trebuie să prevadă toate întrebările și informațiile pe care vi le așteptați să auziți de la alți participanți la întâlnire. Puneți mai întâi întrebări pozitive, apoi discutați soluția de probleme și subiecte complexe.

3. Creați o listă de participanți. Activați datele despre locația lor și datele personale generale. Aceste informații pot fi utile pentru chat în timp ce participanții conectați se așteaptă pe alții.

4. Trimiteți un reamintire prin e-mail a întâlnirii. Trimiteți o scrisoare în aceeași zi, dacă întâlnirea este programată după prânz sau în timpul zilei înainte, dacă întâlnirea este programată pentru dimineața. Datorită acestui lucru, veți fi siguri că nimeni nu va uita de întâlnire. De asemenea, puteți utiliza această scrisoare pentru a distribui documentația, rapoartele și alte informații necesare. Dacă rapoartele sunt pregătite de alte persoane, asigurați-vă că specificați numele autorului. Astfel încât vor primi recunoștința de recunoștință (sau vă veți proteja de critici pe care rapoartele îl vor apela). Scrieți ceva de genul: "M-am alăturat raportului lui Ivanov despre raportul său". Managerul de întâlnire este, de asemenea, obligat să se asigure că toți participanții sunt incluși în listă, precum și că au îndeplinit îndatoririle încredințate.

cinci. Vizualizați toate informațiile pe care le veți discuta.

6. Începeți un grup de știri. Nu întârzia. Dacă este posibil, introduceți sistemul de selecție cu 10 minute înainte de întâlnire. Unele sisteme blochează intrarea înainte de un anumit timp sau până la conectarea managerului de întâlniri. Testați în avans podul și echipamentul de telecomunicații, mai ales dacă nu ați folosit-o înainte.

7. În majoritatea cazurilor, va fi întotdeauna cel puțin un târziu. Prin urmare, să gătești opțiunile pentru a discuta unele subiecte secundare, în timp ce cei care întârzie circumstanțele nu vor adera la conferință. Asigurați-vă că sunt prezentați toți participanții (numele, poziția, responsabilitățile), mai ales dacă clienții care nu sunt familiarizați personal cu acești oficiali participă la conferință. Încercați să începeți o discuție despre principalele probleme în cel mult 3-5 minute de la începutul conferinței, chiar dacă nu toți cei care li se solicită sistemului.

opt. Aderă la ordinea de zi. Ai petrecut timp pe compilație, deci ghidează acest document. Urmăriți ceasul, deoarece nu toți participanții vor putea rămâne dacă discuția este întârziată. Sarcina dvs. este de a discuta toate problemele planificate, fără a uita interesele clienților.

nouă. Fii atent și face note. Încercați să nu utilizați butonul "MUTE" (modul de declanșare a sunetului) chiar și în timpul performanțelor lungi ale altora. Angajații dvs. sunt puțin probabil să distragă atenția de la conferință dacă vă vedeți participarea la aceasta. Dacă puteți adăuga ceva, utilizați această ocazie pentru a vă demonstra competența. Nu dați promisiuni mari. Este mai bine să spuneți calm că veți reveni cu siguranță la discuția despre o problemă neașteptată mai târziu.

10. La sfârșitul conferinței, trebuie să întrebați dacă cineva are întrebări pentru a răspunde acum sau după finalizarea întâlnirii. Dacă ați fost de acord să reintroduceți, raportați ora înainte ca restul participanților să se deconecteze. Mulțumim tuturor participanților pentru timpul alocat și le doresc o zi de lucru de succes / săptămână (weekend).

unsprezece. Imediat după teleconferință, creați și împărtășiți toți participanții un scurt rezumat (protocol) al întâlnirii. Acest rezumat servește două obiective: 1) Asigurați-vă că toată lumea înțelege lista drepturilor sale - 2) este o dovadă documentară a posibilelor dezacorduri în viitor. Adesea, nu vă veți fi recunoscători că au petrecut timpul să înregistreze protocolul. Îi trimit la alți participanți, asigurați-vă că cereți să informați dacă trebuie să faceți orice adăugire sau modificare a documentului. După remediere, veți implementa cu siguranță opțiunea ajustată.

12. După întâlnire, trebuie să îndepliniți toate soluțiile. Dacă au existat întrebări, evidențiați suficient timp pentru a le răspunde, precum și pentru a efectua toate celelalte acțiuni. Dacă au existat anumite termene pentru rezolvarea problemelor, nu le deranjează. Dacă promisiunile trebuie să utilizeze alți angajați / unități, faceți-o și asigurați-vă că au finalizat tot ce aveți nevoie.