Cum să petreceți o întâlnire eficientă: 7 pași

Pentru ca întâlnirea să fie productiv, cu implicarea tuturor participanților și nu a făcut o pierdere de timp prețios, este necesar un scop clar, un dialog deschis și un lider puternic. Aceasta este ceea ce va fi cheia faptului că întâlnirea va da rezultatul necesar și vă va salva în mod eficient și membrii echipei și a banilor dvs!

Pași

Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 1

unu. Atingerea fiecărei întâlniri are sens - sau nu se adună deloc. Determinați dacă întâlnirea are nevoie într-adevăr și invită numai persoanele necesare. Distracția unui timp valoros este petrecută în zadar doar pentru că managerii cred că timpul de contact personal este important sau pur și simplu obișnuit cu o anumită ordine. De regulă, pentru ca echipa dvs. să fie conștientă de ultimele evenimente sau statutul proiectului, e-mailul va fi de ajuns. Dar dacă aveți nevoie de reacția necesară a tuturor membrilor echipei, atunci întâlnirea personală a participanților va fi mult mai eficientă decât corespondența.

Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 2

2. Determinați obiectivele în avans și avertizați totul despre planul de întâlnire. Gândiți-vă la structura întâlnirii. Adesea, o formulare a rezultatului dorit inspiră echipa și îmbunătățește performanța întâlnirii. Cel puțin să se concentreze pe ceea ce are nevoie de o astfel de întâlnire: scop. Înainte de începerea întâlnirii, asigurați-vă că toată lumea știe, în ce scop este ținut. Pentru a face acest lucru, permiteți cu toții în prealabil despre agenda.

Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 3

3. Fii gazda întâlnirii dvs., controlați cursul de discuție și urmați conformitatea cu agenda. Întâlniri bune - întotdeauna rezultatul unei bune conduceri. Luați funcțiile de control și dați în mod clar tuturor participanților că intenționați să vă asigurați că discuția este utilă, stabilită într-un cadru temporar și nu sa abate de la subiect. Demonstrați-vă respectul pentru timpul lor până la timpul lor - permiteți tuturor să poată observa ceasul sau cronometrul. Punctul cheie urmărește, de asemenea, subiectul întâlnirii. Dacă conversația merge în lateral, întoarceți atenția grupului la subiectul întâlnirii, spunând ceva de genul: "Este interesant, dar, cred că nu vom atinge scopul. Propun să revin la agendă".

Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 4

4. Puneți-vă o sarcină pentru a obține o contribuție constructivă din partea fiecărui participant. Deoarece caracteristica principală a întâlnirii este comunicarea bilaterală, este esențială pentru a auzi opinia cinstită a fiecăruia. Responsabilitatea pentru a vă asigura că toată lumea poate vorbi, se află pe lider. Pentru a ajunge la opinia convenită a întregului grup, nu vă suprimați opinia în manșon, capul poate reduce cu ușurință discuția dacă toată lumea implică faptul că rezultatul este deja predeterminat. Evitați ispitele imediat respinge ideile propuse - chiar dacă sunt cu adevărat teribile.

Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 5

cinci. Finalizați reuniunea planului de acțiune. Încercați să vă asigurați că fiecare prezent înțelege ce pas următor. De asemenea, la final, cereți opinia participanților cu privire la faptul că sunt considerate utile la întâlnire și, dacă nu, ceea ce se poate face mai bine data viitoare. Petreceți o întâlnire independentă a întâlnirii pentru a vă crește nivelul propriu de abilități de întâlnire.

Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 6

6. Urmăriți dezvoltarea evenimentelor și executarea deciziilor adoptate la întâlnire. Cereți un grup să scrie un raport despre munca făcută. Acest lucru vă va ajuta să organizați o întâlnire data viitoare.

Imaginea intitulată Rulați o întâlnire eficientă Pasul 7

7. Asigurați-vă că întâlnirea dvs. nu va rămâne un eveniment izolat. Spuneți tuturor oamenilor necesari cu privire la deciziile și planul de acțiune. Este extrem de ușor să ieșiți din sălile de întâlnire, să vă întoarceți la locul de muncă și să uitați de toate modificările, deciziile și noile idei dezvoltate de grupul dvs. Să dezvolte un sistem de monitorizare a executării deciziilor de a face convenabil să urmărească soluțiile care au fost luate, ce sarcini la cine sunt încredințate și gestionează mișcările ulterioare.

sfaturi

Excelent pentru pregătirea și desfășurarea unei întâlniri eficiente este "Cpro": Obiective, agendă, roluri și responsabilități. În primul rând, întâlnirea dvs. ar trebui să aibă un scop. Dacă faceți o întâlnire doar pentru a partaja informații, nu pierdeți oamenii în acest moment. Trimiteți-le o scrisoare de știri. Scopul ar trebui să includă un ingredient activ și, dacă este posibil, rezultatul dorit: "Determină comenzile trimestrului. Agenda este o listă de subiecte pe care le considerați pentru a atinge obiectivul, precum și un interval de timp pentru monitorizarea discuției. De exemplu, "unu. Face o imagine de ansamblu asupra statutului de realizări ale scopurilor trimestriale anterioare (15 minute). 2. Colectați într-un cerc de la participanții la oferta de noi obiective (20 de minute). 3. Alegeți 5 goluri (10 minute)." Din punctul de vedere al rolurilor și responsabilităților, identificați cine conduce o întâlnire care conduce înregistrări care numără responsabilă pentru îndeplinirea sarcinilor definite în timpul întâlnirii.
Asigurați-vă că ați început și terminați întâlnirea la timp.
Permiteți tuturor participanților să ofere gratuit feedback. Nu permiteți ridiculizarea și umilința.
Pregătiți-vă pentru întâlnire. Evident, dar mulți neglijați.

Avertizări

Mai multe motive pentru care ședința ar trebui anulată sau transferată:

Este posibil ca un membru cheie să nu fie prezent. Transferarea întâlnirii este incomod, dar chiar mai rău colectează pe toți și să nu poată efectua lucrarea planificată. Dacă aveți nevoie să participați la acest angajat cheie, numiți o altă perioadă de întâlnire.
Agenda nu a fost trimisă sau a fost trimisă prea târziu. Oamenii pentru instruirea timpului necesar. Poate că ar putea face propoziții să schimbe agenda. Pentru a trimite agenda participanților ar trebui să fie de cel puțin trei zile.
Neclar scopul întâlnirii. Dacă întâlnirea este exclusiv informații, participanții consideră că timpul lor este investit. Dați-le o viziune clară asupra a ceea ce ar trebui făcut de ce, cum și când.
Lucrările pot fi efectuate mai repede și de înaltă calitate într-un alt format (prin poștă sau telefon). Nu conduceți întâlniri, dacă nu numai forța de muncă cea mai eficientă nu este cea mai eficientă forță de muncă.
Participanții nu au primit în avans materiale pentru citire. Citiți fiecare independent și nu a fost la întâlnire.
Singura cameră disponibilă nu îndeplinește nevoile tehnice. Dacă materialul nu poate fi trimis în formularul necesar, așteptați un caz mai adecvat.
Evenimentele recente au influențat scopul întâlnirii.

Capul trebuie să știe nu numai cum să petreacă o întâlnire bună, dar și atunci când este mai bine să nu-l cheltuiți.