Cum să păstrați o întâlnire

Pași

2. Pentru fiecare membru al consiliului, pregătiți un pachet special care include: Notificarea reuniunii, Protocolul Adunării anterioare, o listă a informațiilor de contact și cea care va fi prezentată la întâlnire (de exemplu, analize și rapoarte bugetare). Dacă informațiile sunt confidențiale, transmiteți-o numai dacă apare o conversație despre aceasta, după angajați (în unele cazuri) și oaspeții părăsesc camera.

3. Asigurați-vă că mâna dvs. are accesorii pentru scrierea materialului cu care puteți lucra cel mai convenabil, cum ar fi: Notepad, dosar, laptop sau înregistrator de voce.

4. În ziua întâlnirii, asigurați-vă că toți participanții au accesorii scrise, insigne (dacă este necesar) și băuturi răcoritoare.

2. Notați motivul întâlnirii, de exemplu: Întâlnirea trimestrială a membrilor consiliului sau alegerile anuale ale funcționarilor.

3. Trebuie să fie enumerate:

4. Specificați numărul de participanți necesari pentru cvorum și dacă a fost numeric.

cinci. Notați rezultatele adoptării, revizuirii sau refuzului protocolului ultimei reuniuni.

6. Dacă este necesar, efectuați modificări ale protocoalelor anterioare.

7. Întrebări subiecte subterane din protocolul anterior și înregistrează cursul discuției lor, a rezultatelor de vot sau a unui rezultat general.

opt. Includeți orice alt vot în protocol, de exemplu alegerea funcționarilor, precum și numărul de voturi "pentru", "împotriva" sau "abținut". Cu excepția celor care s-au abținut, nu înregistrează neapărat numele oamenilor și cum au votat. Indicați motivul pentru orice refuz de a participa la vot și a părăsit cineva în timpul acestui vot.

nouă. Faceți o listă de articole de agendă și lăsați un spațiu liber pentru scrierea notelor.

10. Face note cu privire la discuția despre problemele agendei și ce și de cine a fost spus în timpul acesteia.

unsprezece. Afișați toate aspectele actuale care au fost discutate în timpul întâlnirii, precum și persoanele care vor trebui să vorbească la următoarea întâlnire.

12. Observați orice discuții privind problemele care nu au stat pe agendă și care le-au întrebat, precum și rezultatele acestor discuții.

13. Specificați rezultatele acestor soluții propuse pentru reexaminare, actualizarea sau votarea. Decizia oficială va fi prezentată sub forma unui document separat.

paisprezece. Specificați data și ora următoarei întâlniri.

cincisprezece. Rețineți că întâlnirea a fost anunțată de decizia majoritară sau printr-o decizie unanimă. Specificați timpul pentru a încheia întâlnirea.

2. Evidențiați orice rezultate de vot, elemente de agendă și decizie.

3. Vorbește copii ale protocolului cât mai curând posibil tuturor participanților la întâlnire pentru a obține feedback de la ei despre conținutul său. Dacă nu s-au propus schimbări, faceți protocolul oficial și apoi plasați-l într-un dosar special pentru întâlniri corporative.Distribuie copii ale versiunii finale a protocolului tuturor participanților la întâlnire și celor care au absentat pe ea.

• Dacă ceva este incomprehensibil pentru dvs., întrebați imediat întrebările relevante, astfel încât cursul discuției să fie înregistrat corect. Pentru a solicita explicații, nu trebuie să așteptați până când trageți un proiect de protocol.
• Deciziile și rezultatele votării trebuie să fie specificate în protocol, dar copiile acestora ar trebui, de asemenea, păstrate într-un dosar separat într-un loc protejat de apă și de alți factori. Copiile electronice ar trebui să fie stocate și cu acest dosar.
• Nu încercați să înregistrați fiecare cuvânt în timpul întâlnirii: scrieți în termeni generali despre ceea ce sa spus. Puteți dezvălui mai mult cursul de discuție după finalizarea protocolului.
• Normele companiei dvs. pot interzice utilizarea comunicațiilor electronice. Acum se găsește destul de rare - totul depinde de momentul în care au fost scrise regulile și dacă au fost revizuite în ultimii ani. Prin urmare, înainte de a comunica cu participanții la întâlnire, asigurați-vă că nu încalcă nimic. De asemenea, puteți sugera această regulă dacă sunt depășite fără speranță.

• Fiți atenți când oferiți un proiect de protocol participanților la întâlnire să o considere și să verifice, deoarece le oferă posibilitatea de a schimba tot ceea ce au spus ei. Când protocolul este complet finalizat, asigurați-vă că fiecare este cunoscut despre orice modificare făcută în ea: informațiile vor fi interpretate corect și nimeni nu va fi înșelător.

• Dosare
• Accesorii de înregistrare a materialelor (notebook-uri, creion sau stilou, laptop sau înregistrator de voce)
• Badi dacă au nevoie
• Pachete care conțin toate informațiile necesare pentru a se întâlni
• NotePads și mânere / creioane pentru participanții la întâlniri
• Bauturi reci