Cum să cheltuiți o adunare generală anuală a acționarilor

Adunarea Generală Anuală (EOS) a acționarilor se desfășoară o dată pe an conform Cartei Organizației. La această întâlnire va trebui să discutați situația financiară, alegerea consiliului și alte probleme care afectează activitatea întregii organizații.

Pași

Partea 1 din 3:

Partea întâi: Întâlnire de planificare

unu. Revizuirea dispozițiilor organizației. Înainte de a vă convoca ceva, examinați regulile pentru EOS în organizația dvs. În ciuda faptului că majoritatea companiilor aderă la aceeași structură generală, pot varia unele detalii.

La detaliile pe care trebuie să le acordați o atenție deosebită, includeți o modalitate de alertă a participanților la întâlnire, procedura de selectare a noilor membri ai Consiliului și tipul de informații care ar trebui luate în considerare pe fiecare EOS.
De asemenea, trebuie să verificați câte persoane ar trebui să fie prezente la întâlnire, astfel încât să fie considerată oficială, precum și cum sunt luate în considerare noi amendamente la Carta organizației și modul în care votarea trece pentru ei.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 2

2. Planificați o colecție în avans. Setați data și ora EEO cât mai curând posibil. Avertizați imediat principalii participanți.

Participanții la Neostny ar trebui să fie informați după aprobarea finală a detaliilor.

De îndată ce toată lumea este informată despre data întâlnirii, trebuie să trimiteți în mod regulat mementouri, astfel încât niciunul dintre participanți să nu uite.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 3

3. Rezervați un loc de întâlnire. Dacă nu aveți sala proprie, va trebui să alegeți locul întâlnirii dvs. și să îl rezervați cât mai curând posibil.

Chiar dacă aveți propria noastră sala, organizarea EO într-un loc separat, acesta va părea mai semnificativ și, prin urmare, poate atrage mai mulți vizitatori.

Alegeți un loc care poate găzdui toți participanții. Asigurați-vă că sala este suficient de mare pentru a vă asigura confortul fiecăruia. Dacă aveți participanți sau alte nevoi speciale (de exemplu, sunt necesare pasaje extinse ale ușilor și cărucioare), verificați dacă locul respectă aceste cerințe înainte de a le rezerva.

Odată ce decideți asupra locului, rezervați-o la instalarea datei și a timpului întâlnirii.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 4

4. Pregătiți agenda - lista de articole care vor fi luate în considerare pe EOS.

Pregătiți agenda în avans. Este posibil să fie necesar să o trimiteți prezentă împreună cu anunțul întâlnirii, dar chiar dacă nu o faceți, veți mai fi nevoie să o pregătiți pentru a-l distribui la întâlnirea însăși.

Plasați subiectele discuțiilor în ordinea în care le veți considera.

De regulă, este suficient să indicați titlul fiecărui subiect. Cel mai probabil, nu va trebui să pictați detaliile fiecărui subiect.

Un exemplu al agendei:

AGENDĂ

1) salut

2) Îmi cer scuze pentru lipsa unor participanți

3) Protocolul EOS anterioare

4) Discutarea problemelor privind protocolul

5) Raportul anual al președintelui EOS

6) Raportul anual al secretarului

7) Raportul anual al directorului financiar

8) Alegerea membrilor consiliului

9) Întrebări generale

10) Data următoarei întâlniri

11) Închiderea întâlnirii

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 5

cinci. Evidențiați timpul necesar pentru pregătirea documentelor și rapoartelor. Timpul necesar pentru a pregăti diferite declarații, rapoarte și documente necesare pentru EOS, deci începeți în avans.

Cât mai curând posibil, aveți grijă de pregătirea tuturor documentelor și a rapoartelor pentru care răspundeți.

Să reamintească restul comitetului Comisiei pentru a pregăti informațiile pentru care răspund.

Printre documentele pe care trebuie să le pregătiți pot fi rapoarte financiare și alte documente financiare, protocoalele EOS anterioare, rapoartele președintelui, secretarul și directorul financiar.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 6

6. Vorbiți cu membrii consiliului consiliului. Dacă alegerile adresate Consiliului sunt discutate pe EEO, ar trebui să găsiți posibili candidați pentru postările relevante înainte de întâlnire.

Discutați cu candidații pe care îl aveți în minte și întrebați, doriți să luați poziția.

Dacă solicitanții au nevoie de formare suplimentară, furnizați-o.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 7

7. Trimiteți o "notificare de întâlnire" formală tuturor participanților. Urmați statutul organizației dvs. cu privire la timpul și metoda de notificare prin poștă.

Este posibil să fie necesar să invitați sponsori, participanți permanenți, foști angajați și alți acționari sau implicați.

În notificare, de regulă, trebuie să specificați data, ora, durata și locul de desfășurare a EOS. În cazul în care se desfășoară alegeri la Consiliu, va fi, de asemenea, necesar să se precizeze.

Puteți include în anunțul întregii agende de întâlnire sau menționați una sau două întrebări-cheie. Verificați cu Carta organizației pentru a determina procedura corectă.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 8

opt. Pregătiți un loc înainte de întâlnire. În ziua EOS, ar trebui să veniți la locul de întâlnire cu câteva ore mai devreme pentru a pregăti sala.

Nu uitați că unii participanți pot veni cu 30 de minute mai devreme. Încercați să pregătiți locuri și băuturi răcoritoare sau gustări înainte de a ajunge.

Partea 2 din 3:

Partea a doua: Agenda de discuții la întâlnire

unu. Conduce protocolul. De regulă, secretarul este responsabil pentru menținerea protocolului, dar dacă această organizație nu este așa, va trebui să alocați o persoană care va înregistra cursul EOS.

Înregistrați toate deciziile luate pe EEO, în special cele legate de alegeri și modificări ale Cartei Organizației.
Poate că va fi utilă înregistrarea numelor și contactelor participanților. Acest lucru se poate face, cerându-i să se înregistreze la sosire.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 10

2. Salut prezent. Deschideți salutul formal EEO, în timpul căreia, asigurați-vă că toți participanții au distribuit agenda și rapoartele anuale.

Deschideți întâlnirea deschisă. Ca de obicei, sunați la numele complet al organizației și numărul EOS actual (douăzeci și două de adunări generale anuale a acționarilor, cea de-a treizeci și nouă adunări generale a acționarilor și T.Ns..).

Salut toți participanții și, dacă este cazul, numești oaspeți speciali.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 11

3. Exprimați scuzele și regretul necesar. Dacă cineva de la membrii consiliului sau a oaspeților importanți este absent, puteți să vă prezentați pe scurt numele după felicitări.

De asemenea, puteți invita alte participanți la întâlnire să-și expună scuze de pe fața lipsă.

Face o propunere pentru procedura de a accepta scuze.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 12

4. Examinați protocolul întâlnirii anterioare. Verificați dacă a primit o copie a protocolului EOS de anul trecut. Revizuiți-l și dacă toate problemele sunt rezolvate, aprobă protocolul.

Dacă trebuie să efectuați modificări sau corecții, trebuie făcut înainte de aprobarea protocolului.

După votul pentru aprobarea protocolului, președintele trebuie să o aprobe în cele din urmă.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 13

cinci. Anunță noi întrebări. Temele legate de protocolul EOS anterioare ar trebui anunțate imediat după aprobarea sa.

Discutați corect subiecții. În acest moment, de regulă, trebuie să prezentați probleme și observații problematice, astfel încât propunerile procedurale pot fi opționale.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 14

6. Rapoartele de examinare. Va trebui să discutați rapoartele președintelui sau președintelui companiei, secretarului și directorului financiar.

Citiți și discutați fiecare raport la rândul său. După o examinare atentă a fiecărui raport, va trebui să faceți o propunere privind problema procedurală pentru a aproba raportul.

În timpul prezentării raportului directorului financiar, va trebui să furnizați participanților informațiile financiare din ultimul an. Acest lucru poate face, de obicei, un director financiar, dar unele organizații pot avea nevoie de o parte independentă.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 15

7. Petreceți alegerile dacă intenționați. Dacă trebuie să selectați noii membri ai Consiliului cu privire la EOS din acest an, trebuie să aveți aceste alegeri, după ce au fost luate în considerare rapoartele, dar înainte ca problemele generale să fie discutate.

Pregătiți materialele necesare în avans.

Luați în considerare procedura de votare înainte de întâlnire. Înainte de vot, explicați în mod clar și în mod clar procedura.

Vocile de numărare ar trebui să fie independente.

Protocolul ar trebui să indice cine nominalizat candidații care au propus candidații și care le-au susținut. De asemenea, trebuie să specificați numărul de voturi pe care fiecare candidat a înregistrat și care a ales fiecare poziție.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 16

opt. Discutați întrebările comune. De regulă, aceasta este cele mai recente întrebări discutate despre EOS. În acest moment, participanții ridică probleme care necesită o atenție separată.

Ca parte a colecției unui fel de informal, probabil că nu aveți nevoie să faceți propuneri privind problemele procedurale sau de vot.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 17

nouă. Setați data următoarei întâlniri. Dacă știți data și locul următorului EOS, anunțați-le la sfârșitul întâlnirii.

Dacă în mod oficial, nu ați planificat nimic încă, săriți acest pas.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 18

10. Close Up Collection. După discuția tuturor întrebărilor, declarați EOS închis.

Partea 3 din 3:

Partea a treia: Cum de a face o întâlnire confortabilă

unu. Verificați persoanele care vor primi participanții. Atribuiți unul sau doi participanți care vor sta la intrare și vor primi oaspeții care vor veni.

Deci puteți face o atmosferă mai prietenoasă și caldă.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 20

2. Dați băuturi răcoritoare. Cel puțin încercați să oferiți apă tuturor celor prezenți, mai ales dacă întâlnirea este lungă.

Mai bine pentru a oferi participanților băuturi diferite. Puteți găti ambele băuturi reci (apă, ceai rece și limonadă) și fierbinte (ceai și cafea).

În funcție de ora din zi, este potrivit să se ofere gustări ușoare, cum ar fi brânza și biscuiții.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 21

3. Invitați oaspeții. El va trebui să facă o problemă neoficială importantă membrilor organizației dvs.

De regulă, oaspetele va juca după discutarea problemelor comune, dar înainte de închiderea întâlnirii. Dacă doriți, îl puteți cere să efectueze după închiderea oficială a întâlnirii.

Imaginea intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 22

4. Oferiți premii. Loteria gratuită poate stimula participarea. Loteria plătită poate stimula atât participarea, cât și sprijinul financiar.

Puteți aranja o loterie 50:50, în care jumătate din fonduri vor ajunge la câștigător și jumătate - organizații.

O altă opțiune este o loterie unde puteți câștiga un coș cu premii.

Puteți stabili o condiție că numai cei prezenți la întâlnire pot aplica pentru premii.

Imagine intitulată Rulați un AGM (Adunarea Generală Anuală) Pasul 23

cinci. După întâlnire, organizați o întâlnire informală. Stimulează oamenii să participe la întâlnire, făcând partea oficială a EEO cât mai scurtă posibil. După aceasta, organizați o parte informală atunci când participanții vor putea discuta și vor avea un moment bun.

Dacă bugetul vă permite să organizați prânzul la sfârșitul întâlnirii. Puteți reduce costurile prin înființarea unui prânz pe care toată lumea aduce ceva.

Pentru organizațiile cu un buget mai mic, ar fi mai realist să aranjați un bufet. În loc să furnizeze băuturi și gustări în timpul întâlnirii, așteptați ca scopul și apoi serviți o varietate de băuturi nealcoolice și vin cu gustări ușoare.