Cum să organizați o întâlnire ca președinte

Întreținerea afacerii, în special în atmosfera de birou, necesită cooperare la un anumit nivel. De exemplu, este adesea nevoie de o opinie obiectivă pentru a lua decizii importante, iar experiența multor oameni necesită adesea o muncă importantă. Adunarea este una dintre modalitățile de structurare și organizare a colaborării, dar fără un scop clar și controlul întâlnirii poate întârzia cu ușurință și devin inutile. Abilitatea de a programa, pregăti și de a petrece independent o întâlnire poate juca un rol important dacă doriți ca asamblarea dvs. să fie întrebat și a adus rezultate.

Pași

Partea 1 din 3:

Pregătirea pentru Congregație

unu. Discutați despre viitoarea întâlnire cu cei care vor fi prezenți pe ea. Când ați aflat că trebuie să petreceți viitoarele întâlniri, în primul rând, ar trebui să petreceți ceva timp pentru a vorbi cu oamenii care vor fi prezenți (mai ales cu oameni de rang înalt și influenți). Întrebați-le dacă nu vor să discute ceva specific la întâlnire. Vă rugăm să rețineți răspunsurile lor și să le utilizați ca un ghid când faceți agenda.

Abordând întrebarea celor care vor participa la întâlnire cu privire la ceea ce ar dori să discute la întâlnire - aceasta este o mișcare inteligentă, deoarece nu numai că va facilita pregătirea agendei, ci le implică și în acest proces chiar înainte de întâlnire. Oamenii sunt mai înclinați să participe la întâlniri și să asculte dacă știu că întrebările vor fi ridicate că au importanță pentru ei.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 2

2. Alcătuiesc și distribuie agenda. Agenda poate fi un ajutor important nu numai pentru președintele Adunării, ci și pentru oaspeții prezenți la întâlnire. Agenda conține informații importante - timpul și locul întâlnirii, precum și numele participanților. Iar principalul lucru este remarcat, de asemenea, de presupuse teme de discuție, astfel încât toată lumea să poată pregăti. Agendele separate înainte de începerea întâlnirii, cu atât mai importantă, cu atât mai devreme ar trebui făcut.

Pe agenda dvs., trebuie specificat un regulament aproximativ pentru a discuta fiecare problemă. Programul strict, compilat în avans, vă va ajuta să țineți o întâlnire conform planului. În ciuda faptului că discuția despre unele puncte ale agendei dvs. poate fi întârziată (și unii - să accelereze), programul va fi mult mai ușor pentru sarcina dvs. - veți putea urma discuția despre fiecare problemă și veți efectua ajustări relevante.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 3

3. Explorați problemele discutate și protocoale ale întâlnirilor anterioare. Oamenii care sunt prezenți la întâlnire nu pot fi conștienți de ceea ce veți discuta: Unii nu au fost prezenți la întâlnirile anterioare, iar alții au uitat doar. Fiind o întâlnire cu întâlnirea, ar fi bine să te familiarizezi cu istoria întâlnirii de astăzi. Încercați să discutați cu oamenii care au fost în întâlniri anterioare pentru a vă familiariza cu problemele nerezolvate care pot fi atinse la întâlnire. De asemenea, puteți solicita înregistrările ansamblurilor anterioare de la un operator oficial pentru a elabora un plan.

Protocoalele întâlnirilor anterioare pot servi ca o resursă importantă dacă sunteți președintele Adunării. Au rezumat discuțiile și deciziile luate în timpul întâlnirilor anterioare, care vă vor ajuta să introduceți relativ rapid și ușor cazul. Puteți chiar să distribuiți protocoale importante de întâlniri împreună cu agenda.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 4

4. Pregătiți un loc pentru a ține un loc de întâlnire în avans. În ziua întâlnirii, ar trebui să vă asigurați că camera sau sala în care doriți să vă întâlniți, curați, prezenți și pregătiți pentru sosirea participanților. De asemenea, trebuie să vă asigurați că toate componentele tehnice ale întâlnirii (prezentări, proiectoare, ecrane și așa mai departe) funcționează corect și sunt pe deplin pregătite pentru utilizare - confuzia cu tehnologia poate duce la faptul că petreceți timpul valoros și se abate de la planul specificat.

Dacă utilizați o prezentare electronică (de exemplu, PowerPoint și așa mai departe), faceți un minut pentru a face față unui dispozitiv de telecomandă sau cu o telecomandă pe care o veți utiliza pentru a comuta diapozitive. Nu merită să petreceți timpul, care să se ocupe de controale, dacă îl puteți cheltui pe o discuție despre probleme importante.

Partea 2 din 3:

se comportă ca președinte la întâlnire

unu. Descoperiți întâlnirea. Când vine timpul numit, și toți participanții la întâlnire vor fi adunați (sau cel puțin toate cifrele importante), acordați atenție fiecărei ședințe din hol. Imaginați-vă ca președinte al adunării și spuneți ce scop este o întâlnire dată. Setați intervalele de timp programate ale întâlnirii, informând totul despre timpul estimat al întâlnirii - poate întârzia sau merge mai repede, dar este mai bine să instalați intervalul de timp programat în avans. Acesta va ajuta la organizarea unei întâlniri conform planului. Dacă unii participanți nu se familiarizează între ei, obțineți un minut pentru a efectua un apel rapid și trimiteți participanți importanți.

Rețineți că unele întreprinderi și organizații au o procedură strictă, reglementată pentru deschiderea și desfășurarea reuniunilor. De exemplu, Federația Americană de Stat, Bridgedsted și Municipal (AFSMME) utilizează un sistem numit "regulamente Robert", care prevede convocarea unei reuniuni a cu ciocan și a unor norme extrem de specifice de depunere și adoptare a propunerilor.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 6

2. Mutați rezultatul unor elemente importante ale întâlnirilor anterioare. Începând cu întâlnirile care fac parte dintr-un proiect lung neterminat, trebuie să introduceți pe scurt toți participanții la acest caz, le-a spus despre proiect, însumând rapid toate evenimentele sau deciziile importante luate la întâlnirile anterioare. Nu toate prezentele pot fi la fel de bine conștiente de problemele discutate ca tine, deci pentru ca întâlnirea să fie perfectă și eficientă, este necesar să introducem rapid toată lumea la caz.

Dacă nu doriți să rezumăm în mod independent, acesta poate face un secretar oficial sau un funcționar, citit protocoalele reuniunilor anterioare pentru a urma toate formalitățile în care se rezumă.

De asemenea, puteți citi documente importante și materiale informative care au apărut la dispoziția dvs. după întâlnirea anterioară.

Este demn de remarcat faptul că dacă distribuiți copii ale protocoalelor / documentelor participanților, citiți-le iubitoare cu voce tare.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 7

3. Permiteți participanților importanți să raporteze despre starea de lucruri. Apoi dați podeaua persoanelor cu informații relevante, astfel încât aceștia să le spună participanților la întâlnirea cu evenimente noi sau recente care au avut loc de la ultima întâlnire. Aproape acest lucru poate fi orice. De exemplu, noi probleme cu care se confruntă întreprinderea sau organizarea dvs., schimbările de personal, evoluțiile designului, precum și schimbările în strategie - toate acestea pot fi luate în considerare la întâlnire. Participanții la întâlniri vor dori, de asemenea, să audă despre rezultatele oricăror acțiuni specifice luate din cauza deciziilor adoptate la ultima întâlnire.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 8

4. Acordați atenție ascultătorilor pentru probleme nerezolvate. Dacă există probleme care au rămas nerezolvate sau soluții care nu au putut fi acceptate la întâlnirea anterioară, încearcă să se ocupe de ei înainte de a trece la noi sarcini. Cu cât puneți mai mult soluția de probleme vechi, cei mai puțini participanți la întâlnire vor dori să-și asume responsabilitatea pentru decizia lor, așa că încercați să le luați până la perete și să vă ocupați de problemele nerezolvate prelungite în timpul întâlnirii. De obicei, întrebările nerezolvate sunt marcate ca "nerezolvate" sau "în așteptare până la următoarea discuție" în protocoalele reuniunilor anterioare.

În funcție de atmosfera din echipă și reguli, în întreprinderea dvs. sau în organizație poate exista o procedură specială pentru luarea deciziilor. De exemplu, este posibil ca participanții la întâlnire să ajungă la o singură soluție printr-un vot majoritar sau să aleagă un grup de persoane de rang înalt ale căror sarcini includ adoptarea tuturor soluțiilor.

Este demn de remarcat faptul că unele întrebări sunt prea extinse pentru a rezolva la întâlniri. Nu este necesar să se argumenteze cu privire la dezvoltarea proiectelor pe termen lung care nu sunt încă finalizate. Dar totuși tu trebuie sa Ridicați soluția de probleme sau proiecte care trebuie să facă acum.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 9

cinci. Vorbește despre noile întreprinderi. Apoi ridicați-vă Nou Probleme, cazuri și întrebări care trebuie discutate. Motivele acestor probleme ar trebui să aibă loc în evenimentele care au avut loc după întâlnirea anterioară, precum și disponibilă în prezent. Încercați să realizați participanții la soluții clare specifice - cu atât mai multe întrebări veți lăsa nerezolvate, cele mai nerezolvate afacerile pe care trebuie să le dezasamblați la următoarea întâlnire.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 10

6. Încărcați rezultatele întâlnirii. Când ați atins lucrurile care au rămas în trecut și ce se întâmplă acum, plătiți timp pentru a rezuma pentru toți participanții la întâlnire. Demontați rezultatele tuturor soluțiilor acceptate, dacă este necesar, oferă sarcini specifice participanților la întâlnire, executarea căreia vă veți aștepta la următoarea întâlnire.

Acest punct cheie este ultima ta șansă de a vă asigura că toată lumea a părăsit sala deliberativă, după ce a primit o idee exactă a proiectelor dvs. și despre ceea ce se așteaptă.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 11

7. Și în cele din urmă puneți fundația pentru următoarea întâlnire. În cele din urmă, spuneți tuturor ceea ce ar trebui să fie așteptat de la următoarea întâlnire și dacă ați început deja să o planificați, vocați locul estimat pentru el. Apoi, participanții la întâlnire vor înțelege că există o legătură continuă între proiecte și decizii și au timp să avanseze sau să execute sarcinile stabilite în fața lor.

Rețineți că Disponibilitate Planul următoarei întâlniri nu este neapărat dacă la întâlnirea sa ați ridicat toate problemele trecute și prezente. Dar dacă există încă suficiente lucruri nerezolvate și doriți să fiți încrezători că vor fi discutate în viitor sau doresc să urmeze dezvoltarea anumitor proiecte, atunci ar putea fi mai bine să pregătiți solul în avans.

Partea 3 din 3:

Performanță pentru a ține o întâlnire

unu. A condus discuția, dar nu ocupă o poziție dominantă. Una dintre îndatoririle președintelui Adunării, pe care sunteți - să sprijiniți discuții și să urmați că merge conform planului. Tu nu trebuie să vă impună opinia cu privire la fiecare întrebare sau să discutați discuția privind grafica corectă. Fii flexibil. Permiteți-mi să participați la întâlnire în mod liber și să ridicăm întrebări noi pentru discuții, chiar dacă nu au fost comercializate pe agendă. Puteți schimba ușor cursul de discuție sau puteți schimba subiectul pentru a discuta despre discuția despre plan, dar nu ar trebui să interfereze cu titlurile. La urma urmei, urmăriți obiective comune.

În timpul întâlnirii, urmați cu atenție faptul că nu se abate de la ordinea de zi. Dacă sunteți în urmă, este posibil să fiți nevoit să pierdeți câteva întrebări sau să le amânați mai târziu pentru a economisi timp. Nu vă fie frică să o faceți dacă Discutat Întrebările sunt cu adevărat importante.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 13

2. Atrage toți participanții pentru a discuta. Fiind președintele Adunării, trebuie să oferiți o discuție deschisă și fructuoasă. Dacă ați observat că unii participanți cu informații, care sunt importante pentru a discuta problemele, apă înscrisă în gură - vorbiți-le. Nu este nevoie să le contactați direct, spuneți ceva de genul "Cred că evaluarea experților a domnului Smith este necesară aici - aceasta este o modalitate excelentă de a implica participanți la întâlniri pasive în discuție.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 14

3. Asigurați-vă că toată lumea înțelege despre ce este vorba. Este posibil să vă amintiți că nu toți oamenii prezenți la întâlnire au aceeași experiență și cunoștințe privind problemele discutate. Pentru a vă asigura că toți participanții la întâlnire și-au petrecut productiv timpul, trebuie să stați pe scurt întrebări complexe sau subiecte într-un mod simplu când vorbim. Participanții la întâlniri mai puțin informați vor aprecia, fără îndoială, un astfel de pas.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 15

4. Nu ignorați întrebări complexe sau delicate. În cazul în care președintele competent nu își ia controlul, întâlnirile vor fi extrem de neproductive. Încercați să vă asigurați că fiecare întrebare importantă a fost ridicată. Nu permiteți participanților să-și schimbe responsabilitatea față de ceilalți sau să inventeze scuze ridicole cu privire la problemele care nu au fost acoperite. Încercați să le luați până la perete și să atingeți răspunsurile la aceste întrebări pe care nimeni nu vrea să le ridice. În ciuda faptului că acesta poate veni să nu gustați la toți participanții, întrebări delicate similare necesită un răspuns precis, astfel încât întâlnirea să treacă cât mai eficient posibil.

Asigurați-vă că sunt configurate soluții importante (dacă aveți muncitori sau protocolați oficiali, implică îndeplinirea acestei sarcini). Dacă doriți să faceți un loc de muncă pentru a răspunde la întrebări complexe, este necesar să vă asigurați că răspunsurile pe care le-ați primit vor fi configurate corect.

Imagine intitulată scaun O întâlnire Pasul 16

cinci. Urmăriți timpul. Întâlnirile nu sunt în zadar au o reputație proastă - mulți oameni consideră că pierderea timpului lor. Că colecția dvs. nu este întârziată, fiind scaunul, trebuie să vă asigurați că discuția nu este în poziție. Nu vă fie frică să amânați câteva întrebări sau discuții minore mai târziu, dacă vedeți că întâlnirea continuă mai mult decât v-ați așteptat. Fiți pregătiți în zbor pentru a vă schimba programul pentru a vă asigura că nu ați petrecut timp prețios nu unul dintre participanții săi.