Cum să scrie o agendă pentru întâlnire

Nimeni nu iubește întâlniri prelungite fără scopuri. Dacă trebuie să scrieți agenda, încercați să împiedicați o astfel de dezvoltare a evenimentelor. Faceți o agendă clară, determinați toate temele care trebuie luate în considerare, precum și timpul alocat pentru fiecare întrebare. Să creeze și să urmeze planul de a organiza efectiv o întâlnire și să nu cheltuiți timpul valoros al colegilor.

Pași

Partea 1 din 3:

Face un plan de bază

unu. Solicitați informații de la colegi. Oamenii vor participa activ la întâlnire, dacă le permiteți să influențeze agenda. Ascultați sugestii pe care ar trebui să le luați în considerare și să adăugați întrebări potrivite la document.

Puteți scrie e-mailuri în avans sau puteți întâlni fiecare individ.
Efectuați pregătirea timp de 6-7 zile înainte de întâlnire, astfel încât colegii săi au reușit să contribuie. Agenda trebuie finalizată cu 3-4 zile înainte de eveniment.

Imaginea intitulată Faceți-vă soțul să se îndrăgostească de tine din nou pasul 13

2. Determinați obiectivul sau obiectivul principal. Întâlnirea trebuie să aibă un scop specific: să ia o decizie, să împărtășească informații, să facă planuri pentru viitor sau să furnizeze un raport. În acest caz, nu are sens să dețină o întâlnire.

Nu se limitează neapărat la un scop. De exemplu, puteți asculta raportul de progres pentru a lua decizii importante pentru viitor.

Imagine intitulată Alegeți o agenție de recrutare Pasul 16

3. Concentrați-vă pe întrebările care afectează mai multe cupluri. Dacă situația poate fi rezolvată la o întâlnire a celor doi colegi, nu este necesar să fie inclusă în agenda. Încercați să utilizați un timp valoros la întâlnire pentru a rezolva întrebări care se referă la toate.

De exemplu, dacă aveți un coleg trebuie să discutați un nou proiect, organizați o întâlnire separată.

Dacă discutați problemele care privesc doar câteva persoane, restul consideră că pierzi timpul. În plus, pentru a colecta împreună un număr mare de oameni este întotdeauna dificil, deci profitați de cazul cu mintea.

Imagine intitulată acceptă un membru al familiei LGBT Pasul 3

4. Reduceți lista de întrebări. Trebuie să aranjeze în mod corespunzător prioritățile. Nu este întotdeauna posibil să luați în considerare toate întrebările, astfel încât să lăsați doar cel mai important lucru.

De exemplu, trebuie să "aprobați momentul proiectelor", să discutați "Raportul de progres", "proiecte noi", și dețineți, de asemenea, o "discuție de grup de idei". Poate fi decid că discuția de grup a ideilor este permisă să se transfere de cealaltă dată dacă nu aveți timp.

De asemenea, puteți programa întâlniri mici pentru a rezolva întrebările care nu intră în agenda adunării generale.

cinci. În primul rând, luați în considerare cele mai importante întrebări. În curs de pregătire, este de obicei recomandat în primul rând să ridicați cele mai importante subiecte. Deci, toată lumea va putea discuta problemele cheie chiar înainte ca participanții să iasă din forțe și să devină mai puțin atenți.

De exemplu, problema luării unor decizii importante poate preceda raportul de progres (dacă soluțiile nu depind de rezultatele raportului).

Dacă întâlnirea trebuie încheiată timpuriu sau unii participanți trebuie să plece înainte ca evenimentul să fie finalizat, atunci toate problemele importante vor fi deja rezolvate.

Imaginea intitulată Faceți propriile impozite Pasul 24

6. Descrieți timpul de discuție al fiecărei întrebări. Nu știu niciodată cât de mult va dura discuția situației, dar este important să aveți cel puțin o idee generală. Luați în considerare durata totală a întâlnirii și numărul de întrebări. Cele mai importante subiecte ar trebui să plătească mai mult timp decât alte probleme.

De exemplu, programul 30 de minute pentru rapoartele de progres, 10 minute pentru discuție și 10 minute pentru a vota pe noi termeni.

Dacă nu întârziați timpul, nu veți avea timp să luați în considerare agenda. Gândiți-vă la un plan temporar în avans, deoarece poate că nu aveți suficient timp pentru toate întrebările selectate.

Definiți intervalul de timp, luând în considerare numărul de participanți. Dacă sunt prezenți 15 persoane și pentru a discuta problema pentru alocarea a 15 minute, atunci toată lumea va avea mai puține minute pentru a vorbi. Este un program strâns, chiar dacă nu toată lumea vrea să ia cuvântul.

Partea 2 din 3:

Gândiți-vă la agendă

unu. Începeți cu antetul pentru agendă și întâlnirea. Titlul ar trebui să arate cititorului că citește agenda. De asemenea, el trebuie să reflecte subiectul principal al întâlnirii. Alegeți cea mai bună opțiune și specificați în partea de sus a noului document. Titlul trebuie să fie simplu și în esență.

De exemplu, utilizați titlul: "Agenda Adunării din iulie: o discuție despre idei privind un nou proiect", - sau: "Agenda Adunării, august 2019: Schimbarea timpului de proiect".
Utilizați un font simplu de afaceri cum ar fi Times New Roman sau Calibri.

Imaginea intitulată spune la revedere la colegii 5

2. Timp de rezervă pentru salutări. În această parte, cei prezenți pot saluta unii altora. De asemenea, este necesar să începeți o întâlnire și să exprimați întrebările principale.

Dacă există mulți oameni necunoscuți la întâlnire, puteți veni cu un subiect comun.

În cazul în care agenda este destinată unei întâlniri mari (de exemplu, la conferință), atunci această parte va dura mult timp. La întâlnirea de birou, un salut durează de obicei câteva minute.

De asemenea, puteți prevedea începerea schimbărilor posibile ale întâlnirii în agendă.

Imaginea intitulată are un bun interviu de locuri de muncă Pasul 3

3. Cuvânt Temele sub formă de întrebări pentru a interesa pe cei prezenți. Testele scurte pot confunda participanții la întâlnire. Întrebarea conține un context specific și vă permite să vă gândiți la situație.

De exemplu, în loc de cuvintele "proiecte de proiecte", este mai bine să scrieți: "Este posibil să se schimbe perioada proiectului, luând în considerare creșterea cererii?"

Dacă este necesar, fiecare întrebare poate fi furnizată cu o scurtă descriere.

Imagine intitulată Focus pe studii Pasul 6

4. Specificați timpul aproximativ opus fiecărei probleme. Nu este necesar să se indice timpul, dar această abordare va ajuta oamenii să se pregătească. De exemplu, dacă este necesar, ei vor putea solicita timp suplimentar.

De asemenea, participanții vor putea reduce comentariile lor dacă există puțin timp.

Imagine intitulată Focus pe studii Pasul 12

cinci. Gândiți-vă la procedura de discutare a fiecărei probleme din listă. Comanda va determina abordarea dvs. la teme. De exemplu, dacă trebuie să discutați transferul timpului proiectului, atunci toți participanții vor trebui să ia în considerare subiectul din diferite părți. Notificați procedura astfel încât toată lumea să înțeleagă cum va avea loc reuniunea.

De exemplu, pentru întrebarea: "Este posibil să se schimbe timpul proiectului, luând în considerare creșterea cererii?»- Puteți stabili o astfel de comandă:" 10 minute pentru a discuta despre starea actuală a afacerilor, 15 minute pentru a dedica problema accelerării ritmului de producție, 10 pentru a plăti luarea în considerare a argumentelor pentru și împotriva încă 5 minute Votați cu privire la deplasarea termenelor ".

Imaginea intitulată Începeți o scrisoare Pasul 1

6. Determinați persoanele responsabile pentru fiecare întrebare. Specificați cine ar trebui să ia cuvântul atunci când discută un subiect specific. Pentru o persoană nu ar trebui să fie o surpriză. Discutați întrebările în prealabil și reflectați decizia de pe ordinea de zi.

Dacă petreceți întreaga întâlnire, specificați acest fapt în partea de sus a agendei.

Imagine intitulată Build încredere într-o relație Pasul 6

7. Timp de rezervă pentru oaspeții onorați. Dacă se așteaptă întâlnirea la întâlnire, care va participa la discuția despre subiecte importante, atunci trebuie să aloce un timp separat. Fiecare oaspete trebuie să dedice un punct pe ordinea de zi, chiar dacă participă imediat în mai multe subiecte. Astfel încât va fi mai ușor să grupați întrebări și să planificați timpul.

Contactați mai bine oaspeții în prealabil și clarificați timpul necesar. Acest lucru vă va permite să evitați situațiile de agitație și conflicte.

Imaginea intitulată comunica eficient Pasul 9

opt. Lăsați timp pentru alte întrebări. Acest element de agendă trebuie să fie la sfârșit. Astfel încât să puteți întreba dacă există alte întrebări urgente care trebuie rezolvate. În plus, participanții vor putea să se întoarcă la unele probleme nerezolvate sau să clarifice detaliile.

Acest articol va arăta participanților că vor avea ocazia de a afecta problemele care nu sunt pe ordinea de zi.

De asemenea, puteți oferi un bloc de întrebări și răspunsuri.

Partea 3 din 3:

Ia în considerare toate aspectele

unu. Specificați detaliile întâlnirii. Nu uitați să specificați ora, data și locul întâlnirii. De asemenea, faceți numele tuturor participanților, astfel încât oamenii să știe în prealabil cu care vor putea să se întâlnească și vor vorbi.

De asemenea, este util să informați lista celor care sunt de obicei prezenți la astfel de întâlniri, dar de data aceasta nu va putea vizita evenimentul. Lasă-mă să înțeleg că nu vor fi prezenți la întâlnire.
Atașați harta și instrucțiunile pentru acei participanți care nu au vizitat anterior locația.

Imagine intitulată Scrieți un mesaj pe blog Pasul 12

2. Listează lucrarea preliminară care urmează să fie executată înainte de întâlnire. Poate că colegii trebuie să citească anumite materiale sau să exploreze soluțiile propuse. De asemenea, vă puteți gândi la o serie de întrebări.

Plasați această unitate în partea de jos a agendei. Evidențiați textul cu caractere aldine sau subliniază textul care trebuie lăsat fără atenție.

Imaginea intitulată Obțineți un pas rapid pasul 1

3. Înainte de a trimite, asigurați-vă că nu există erori. Unii participanți pot conta pe informațiile de pe ordinea de zi, asigurându-vă că nu există erori și inexactități. Un astfel de pas nu este doar curtoaziv, ci un semn de atenție la detalii și respect față de cei prezenți.

Imagine intitulată Impozitele de fișiere Pasul 47

4. Distribuiți sau împărțiți agenda timp de 3-4 zile înainte de întâlnire. Astfel încât colegii vor putea să se pregătească pentru întâlnire. Nu trimiteți documentul prea devreme, astfel încât să nu se piardă în fluxul de scrisori primite.

În fața întâlnirilor și conferințelor majore, agenda trebuie publicată în câteva luni.

sfaturi

Utilizați șabloane în editorul de text. Mulți editori de text, cum ar fi Microsoft Office, Pagini pentru Mac și alții conțin șabloane de o varietate de documente personale și de lucru care pot include o agendă pentru întâlniri. Acestea vă vor ajuta să creați rapid un document competent.
Companiile sunt adesea utilizate în propria sa formă de agendă emitentă.
Să adere la ordinea de zi, dar arată flexibilitate. Încercați să urmați întâlnirea de urmat, dar uitați-vă la ceas. Dacă este posibil, mergeți politicos la următoarele întrebări: "Este timpul să trecem la următoarea întrebare, dacă vrem să terminăm întâlnirea la timp".