Cum să organizați o conferință: 6 pași

V-ați dat o sarcină monumentală - să organizați o conferință care implică o listă imensă de cazuri. Există un loc de conferință, o listă a oaspeților, materialelor, tehnologiei și chiar băuturilor răcoritoare pe care merită să le gândiți și să le planificați. Dacă începeți să regretați această nouă încredere în dvs. a șefului dvs., faceți acest lucru, mai lent, traduceți spiritul și știți că aveți toate abilitățile de a afla cum să organizați o conferință.

Pași

unu. Notați obiectivele și agenda. Va trebui să stați în mod clar ceea ce sperați să realizați cu această conferință, deoarece va determina restul soluțiilor dvs. Știți ce doriți să transmiteți și la cine, înainte de a începe alte activități în organizarea conferinței, pentru a facilita stresul ulterior.

Imaginea intitulată Organizarea unei conferințe Pasul 2

2. Dezvoltați-vă bugetul. Nu este nimic de făcut până când nu determinați cât de mulți bani trebuie să cheltuiți în general și apoi să împărțiți această sumă prin întâlniri, cum ar fi locul de conferință, materialele și taxele de lore. Împingeți-vă bugetul și dacă ați trecut responsabilitățile, asigurați-vă că asistenții dvs. respectă și limitele lor monetare.

Imagine intitulată Organizarea unei conferințe Pasul 3

3. Alegeți o locație de conferință. Când căutați un loc, luați în considerare numărul de participanți, confortul locației, parcarea și apropierea de transportul public, aeroportul și hotelul. Scopul dvs. de a găsi un loc de întâlnire pentru organizarea unei conferințe este de a face această conferință cât mai ușoară posibil pentru participanții săi.

Imaginea intitulată Organizarea unei conferințe Pasul 4

4. Determinați meniul. Când organizați o conferință, trebuie să vă amintiți că participanții nu vor dori să stea toată ziua fără mâncare bună, iar mulți nu știu ce este disponibil în zona din apropiere. Gândiți-vă dacă veți închiria serviciul pentru a face micul dejun, prânzul și gustările sau administrarea locului de conferință pe care ați ales-o va oferi mese.

Imaginea intitulată Organizarea unei conferințe Pasul 5

cinci. Bucurați-vă de sprijinul personalului de desfășurare a conferinței. Dacă alegeți un loc în care sunt cunoscute conferințe, utilizați această resursă neprețuită. Acesta este ceea ce personalul face în fiecare zi și ar trebui să poată răspunde la orice întrebări sau probleme și să ofere consultanță dacă este necesar.

Imaginea intitulată Organizarea unei conferințe Pasul 6

6. Insistă asupra repetițiilor. După ce ați terminat toate pregătirile pentru conferința dvs., nu lăsați nimic la voința cazului, rămânând cu restul participanților dacă conferința ar trebui să înceapă în curând. Apar în desfășurarea conferinței și întâlnirea cu personalul în ajunul fiind încrezător că totul este în vigoare și să aibă grijă de ultimele detalii.

sfaturi

Adresați-vă difuzoarelor în avans dacă există un echipament suplimentar necesar pentru spectacolele lor, cum ar fi podium, TV, ecrane mari sau computere.
Aflați dacă oricare dintre participanții la conferință au cerințe nutriționale speciale la pregătirea meniului.
Cum comparați prețurile pe site-uri, întrebați și despre prețul de alimente, apă, băuturi și t.D. Ele pot fi foarte scumpe.
Luați în considerare scopul conferinței atunci când echipamentul de cameră: Furnizați o cameră pentru o audiență așezată sau cu locuri și tbsteri pentru note.