Cum să pregătiți și să țineți o întâlnire

Aceste sfaturi vor fi utile pentru toți cei care oferă servicii intermediare în organizarea de întâlniri sau le organizează independent. Responsabilitățile organizatorului includ invitarea participanților și asigurarea tuturor necesare pentru cea mai eficientă muncă. Organizatorul este, de asemenea, responsabil pentru cursul întâlnirii. Acesta trebuie să asigure o concentrare maximă pe tema întâlnirii, deținând participanții din tranziții la persoanele și discuțiile privind regulile de întâlnire. Acest material va facilita organizația și va avea o întâlnire pentru a avea succes.

Pași

Metoda 1 din 9:

Dezvoltați agenda

unu. Specificați timpul de începere și sfârșit al întâlnirii, precum și limitele de timp pentru discutarea fiecărei probleme. Întâlnirea va percepe acest lucru ca o manifestare a curtoazelor din partea dvs.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 2

2. Cereți angajaților organizației dvs. sau unei persoane care convoacă o întâlnire, ce subiecte trebuie să fie incluse pe ordinea de zi, precum și să solicite să ofere o scurtă descriere a fiecărei probleme.

Metoda 2 din 9:

Invitații separate

unu. Cea mai bună modalitate de a distribui invitații este e-mail, mai ales dacă angajații dvs. au un program care combină funcțiile de corespondență cu calendarul și memento-urile.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 4

2. Specificați termenul limită pentru rezervarea locurilor. Acest lucru va face posibilă pregătirea unei cantități de resurse pentru a nu întrerupe o întâlnire pentru a pregăti materialele lipsă.

Metoda 3 din 9:

Pregătiți un loc de întâlnire

unu. Astfel încât întâlnirea să meargă fără probleme, trebuie să pregătiți în mod corespunzător camera. Închirierea unei camere care este adesea folosită pentru întâlniri (de exemplu, în sala hotelului sau serviciul special), puteți conta că personalul local este conștient și cunoașteți nuanțele premiselor.

Aranjamentul de prelegere - fotolii sunt expuse în rândurile în așa fel încât lectorul să fie în centrul atenției. Asemenea cazare este deosebit de eficientă dacă obiectivul principal este mesajul unor informații.
Alinierea teatrală - un presidiu este instalat în partea din față a camerei (tabelul pentru care se află difuzoarele și experții). Alinierea scaunelor altor participanți seamănă cu o prelegere.
Alinierea școlii - Înainte de rândurile de scaune, sunt instalate tabele, gâfind participanții la întâlnire pentru a înregistra înregistrări în timpul discursurilor. Centrul de atenție este concentrat asupra vorbirii.
Masa rotunda. Alegeți o astfel de plasare dacă participanții trebuie să acționeze ca comenzi separate, precum și să stimuleze schimbul de opinii între grupuri sau participanți individuali.
Setați tabelul în formularul U. Acesta este stilul consiliului de întâlnire al consiliului de administrație, permițând participanților să se vadă reciproc și să interacționeze dacă este necesar.
Dacă este planificată o întâlnire deschisă, asigurând comunicarea cu ascultătorii, puneți scaunele într-un cerc, în centrul căreia va fi vorbit.

Metoda 4 din 9:

Asigurați-vă uneltele de instrumente necesare pentru întâlnire

unu. Pregătirea completă a întâlnirii include un set de mânere, notebook-uri, lucrători SIDA, materiale și orice altceva care ar putea fi necesare în timpul întâlnirii.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 7

2. Ia un loc pentru întrebări. Poate fi o foaie de poster sau o bord pe care participanții vor putea să-și înregistreze întrebările sau să le atașeze folosind autocolante de hârtie adezivă. Participanții la întâlniri vor ști că, în anumite momente, vor primi un răspuns la întrebările lor, iar întâlnirea va fi mai netedă.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 8

3. Pregătiți băuturi și gustări pentru participanți într-o întâlnire lungă. Pentru întâlniri scurte, este suficient să puneți o sticlă de apă pe fiecare masă cu dulciuri pe fiecare masă.

Metoda 5 din 9:

Pregătiți un chestionar sau chestionar

unu. Membrii întâlnirii își pot evalua calitatea imediat după întâlnire sau pot completa chestionarul și îl trimit prin e-mail 1-2 zile.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 10

2. Fișele și chestionarele estimate vă permit să determinați modul în care reuniunea a fost percepută de participanții săi.

Metoda 6 din 9:

Trimiteți o reamintire a întâlnirii programate

unu. Trimiterea de mementouri se efectuează în ultima zi de înregistrare a participanților sau cu 1-2 zile înainte.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 12

2. Cereți să informați dacă cineva a schimbat planurile și sunt forțate să refuze să participe.

Metoda 7 din 9:

Porniți întâlnirea exact după program

unu. Cine au fost invitați la întâlnire sunt capabili să "recupereze", dar forțându-i pe alții să aștepte este considerată a fi neplăcută.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 14

2. La începutul întâlnirii, efectuați anunțuri organizaționale, inclusiv informații despre timpul de pauză și prânzul, locația toaletelor și, de asemenea, să raporteze unde și cum participanții la întâlnire își pot pune întrebările.

Metoda 8 din 9:

Păstrați subiectul întâlnirii

unu. Organizatorul reuniunii ar trebui să trimită participanților la subiectul întâlnirii. Permițându-vă să introduceți subiecte adiacente, riscați programul de lucru filetat.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 16

2. Lipiți de timpul desemnat pentru o pauză și prânz.

Metoda 9 din 9:

Răspundeți la numărul maxim de întrebări

unu. Colectați întrebările rămase de participanții la întâlniri. Asigurați suficient timp pe răspunsurile pentru a satisface cât mai mult posibil oamenii.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 18

2. După întâlnire, stați în cadrul accesibilității, pentru a vă aborda participanții la întâlnire, care s-au rușine să vorbească în prezența altor persoane sau cei care au întrebări specifice care necesită discuții asupra ochilor.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 19

3. Reamintiți participanților la întâlnirea cu privire la necesitatea de a pluti un chestionar sau un chestionar și le mulțumim pentru participarea la întâlnire.