Cum se face o agendă: 6 pași (cu ilustrații)

Agenda este o listă detaliată a subiectelor care vor fi luate în considerare la o întâlnire sau o întâlnire. Este o parte integrantă a reuniunilor de planificare și deținere, deoarece descrie scopul reuniunii și problemele luate în considerare, vor fi enumerate vorbitorii și timpul este determinat pentru examinarea fiecărei probleme. Dacă aveți nevoie să planificați o întâlnire, să colectați toate informațiile necesare și să îl distribuiți pe agendă. Următoarele sfaturi vă vor ajuta să faceți acest lucru.

Pași

Metoda 1 din 1:

Efectuarea agendei

unu. Notificați toți participanții în prealabil despre întâlnirea.

Puteți să le trimiteți e-mailuri sau să distribuiți notificări oficiale în formularul de imprimare.
Specificați data, ora, locul și scopul întâlnirii.
Cereți destinatarilor să vă dea răspunsul. Lăsați-i să știe că toate invitațiile de acceptare trebuie să apară în mod necesar la întâlnire.

Imaginea intitulată Creați o agendă Pasul 2

2. Fie ca fiecare participant să vă informeze în prealabil ce întrebare pe care intenționează să o lumineze la întâlnire.

Cereți fiecărui coleg să descrie esența și detaliile întrebării pe care dorește să le ia în considerare la întâlnire, astfel încât să puteți face corect și cu precizie pe ordinea de zi.

Specificați cât timp va trebui să ia în considerare participantul.

Imagine intitulată Creați o agendă Pasul 3

3. Faceți o listă a tuturor elementelor de agendă.

Faceți un tabel de trei coloane cu titluri: "Problema agendei", "Raportor" și "Timp de discuție".

Listează aspectele luate în considerare de procedura de primire, relevanță sau importanță.

Faceți o scurtă descriere a fiecărui subiect care a oferit fiecărui raportor.

În titlu, specificați detaliile întâlnirii - data, ora și locul, scopul și durata acestuia.

Imagine intitulată Creați o agendă Pasul 4

4. Aflați de la fiecare raportor dacă este de acord cu coada de așteptare și timp alocat să ia în considerare problema lui.

Imaginea intitulată Creați o agendă Pasul 5

cinci. Dacă este necesar, introduceți corecțiile relevante de pe ordinea de zi.

Imaginea intitulată Creați o agendă Pasul 6

6. Copii separate ale agendei aprobate pentru toți participanții la întâlniri. Faceți-o în prealabil, astfel încât să se familiarizeze cu conținutul său și să se pregătească pentru întâlnire. Două zile ar trebui să fie suficiente.

sfaturi

Dacă ați primit o cerere de aplicare pe ordinea de zi a problemei care nu este legată de subiectul reuniunii, oferă președintelui să ia în considerare problema la următoarea reuniune.

Avertizări

Evidențiați fiecare raportor suficient timp pentru prezentarea subiectului său. Să evalueze sobru perspectivele și să nu încerce să includă prea multe informații într-o singură întâlnire. Nu uitați că participanții pot avea întrebări sau doresc să discute subiecte suplimentare.