Cum se compilează un plan de schimbare: 15 pași

Există două tipuri de planuri de gestionare a schimbărilor. Unul dintre aceștia ia în considerare impactul schimbărilor aduse organizației și vizează sprijinirea perioadei de tranziție. Un alt tip de plan vă permite să urmăriți mișcarea unui singur proiect, fixați abaterile sau modificările în timpul proiectului și scară. Scopul și celălalt plan - formulează clar și clar ce trebuie făcut exact.

Pași

Metoda 1 din 2:

Cum să scrieți un plan pentru gestionarea schimbărilor organizaționale

unu. Specificați motivele schimbării. Listează acei factori care au influențat decizia de a introduce schimbări, de exemplu, un nivel scăzut al productivității muncii, o nouă tehnologie sau o schimbare în misiunea organizației.

Una dintre abordările este de a descrie situația actuală din cadrul organizației și care va duce planul la care în viitor.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 2

2. Specificați tipul și amploarea modificărilor. Descrieți pe scurt natura schimbării așteptate în cadrul proiectului. Cuvânt că schimbările vor afecta: îndatoririle, procesele, politicile și / sau structura organizațională. Listează diviziunile, grupurile de lucru, sistemele și alte componente ale organizației pentru a afecta modificările viitoare.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 3

3. Specificați cine susțin acești persoane interesate. Afișează toate părțile interesate pe care punerea în aplicare a acestui plan va afecta, de exemplu, managementul de top, manager de proiect, sponsor de proiect, utilizatorii finali și / sau angajații companiei. Specificați pentru fiecare categorie, aceste părți interesate sprijină proiectul pentru a se schimba.

Încercați o mai mare claritate și vizibilitate pentru a reflecta aceste informații în tabel. De exemplu, ca un șablon convenabil, puteți lua parametri precum conștientizarea, nivelul de sprijin și influența și evaluarea fiecărui grup de părți interesate la nivel înalt / mediu / scăzut.

Dacă puteți avea o conversație personală pentru a înscrie sprijinul părților interesate.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 4

4. Creați o comandă de control al schimbării. Această echipă este responsabilă pentru introducerea informațiilor tuturor părților interesate, ascultați preocupările lor și asigurarea introducerii celei mai dureroase a modificărilor. Selectați persoanele care se bucură de încredere și de autoritate în organizație, precum și bune abilități de comunicare.

De asemenea, se referă la nivelul managementului superior. Accentuează atenția managerilor asupra a ceea ce au nevoie nu numai să fie de acord asupra planului, ci și să promoveze în mod activ schimbările.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 5

cinci. Să dezvolte o abordare conceptuală pentru organizarea unei organizații. Sprijinul deplin de la persoanele de renume din organizare joacă crucial pentru implementarea cu succes a schimbărilor. Fie ca fiecare lider să-și exprime opinia cu privire la schimbări și să-i aducă pe toți să joace un rol activ în desfășurarea unor schimbări reușite.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 6

6. Efectuați un plan pentru fiecare grup de părți interesate. Să evalueze riscurile și preocupările fiecărui grup de părți interesate, inclusiv cei care susțin modificările. Împărțiți echipa pentru a gestiona schimbarea în dezvoltarea acestor probleme între participanți.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 7

7. Face un plan de comunicații. Comunicarea este cea mai importantă componentă a managementului schimbării. Îngrijirea cât mai des posibil cu toți oamenii implicați în acest proces. Subliniază neobositând motivele schimbărilor și beneficiilor pe care le aduc.

Părțile interesate ar trebui să poată comunica personal, ceea ce va oferi o conexiune bilaterală. Întâlnirile personale sunt esențiale.

Sursa de informații ar trebui să sponsorizeze de la conducerea superioară, liderul imediat al fiecărui angajat și orice reprezentant suplimentar al COMANION-ului, care se bucură de încredere în părțile interesate. Toate informațiile trebuie efectuate într-o singură cheie.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 8

opt. Rezistența la urmărire. Modificările sunt întotdeauna percepute în baionete. Acest lucru se bazează pe un nivel individual, astfel încât să comunice cu părțile interesate personal pentru a dezvălui cauza rezistenței. Urmăriți nemulțumirea și plângerile pe care echipa de management al schimbărilor poate rezolva în timp util problemele. Cele mai frecvente probleme de această natură includ:

Lipsa de motivație schimbării sau absenței sentimentului că măsurile sunt urgente.

Lipsa de înțelegere a imaginii globale sau a motivelor pentru care sunt necesare modificări.

Lipsa datelor de intrare pentru acest proces.

Incertitudine în mâine, responsabilități viitoare sau cerințe pentru viitoarele îndatoriri.

Incapacitatea de a ghida pentru a satisface așteptările privind implementarea modificărilor sau informarea.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 9

nouă. Eliminați obstacolele. Reacția la cea mai nemulțumire ar trebui să fie informarea sau modificările suplimentare în strategia de comunicare privind problemele specifice. În alte cazuri, pot fi necesare măsuri suplimentare pentru a include în planul lor sau pentru a lăsa o comandă pentru gestionarea schimbărilor la implementare. Luați în considerare că din următoarele pot fi relevante pentru organizația dvs.:

În cazul unor modificări ale îndatoririlor oficiale sau ale proceselor de lucru, este necesar să se concentreze principalul accent pe formarea personalului.

Dacă vă așteptați să reduceți spiritul moral într-o echipă sau prea stresând tranziția la noi condiții, descărcați mediul unui eveniment corporativ sau recompensa pentru angajați.

Dacă părțile interesate nu sunt motivate să se schimbe, să dezvolte un sistem de stimulare.

Dacă părțile interesate cred că au rămas peste bord, petreceți întâlnirea pentru a obține comentarii de la ei și pentru a vă ajusta planul, respectiv.

Metoda 2 din 2:

Cum să urmăriți modificările în orice proiect

unu. Definiți rolurile în schimbările în schimbare. Afișați toate rolurile necesare ca parte a acestui proiect. Descrieți îndatoririle și abilitățile necesare pentru fiecare rol. Cel puțin, includeți un manager de proiect, care ar trebui să implementeze modificări zilnice și un sponsor al proiectului, care ar trebui să urmărească progresul comun și să ia decizii privind gestionarea modificărilor nivelului de guvernământ.

Pentru proiecte mai mari într-o mare organizație, va trebui să împărțiți rolul managementului de proiect între mai mulți oameni care au o specializare diferită.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 11

2. Utilizați panoul de control al minelor. Proiectele din software, de regulă, sunt echipate cu un panou de control al schimbării, accesul la care sunt reprezentanți ai fiecărui grup de părți interesate. Acest software vă permite să coordonați automat cererile de modificări, eliminând responsabilitatea managerului de proiect, precum și informarea deciziilor părților interesate. O astfel de abordare funcționează bine în proiecte cu un număr mare de părți interesate, precum și în aceste proiecte care necesită revizuirea periodică a amplorii și obiectivelor proiectului.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 12

3. Dezvoltați procesul de introducere a modificărilor modificărilor. Este necesar să se gândească la modul în care ideea este implementată în realitate atunci când cineva de la participanții la echipă relevă pasul următor necesar. Descrieți acest proces și negociați-l înainte de întreaga echipă. Iată un exemplu:

Un participant la echipă completează forma unei cereri de schimbare și trimiterea acestei solicitări managerului de proiect.

Managerul de proiect înregistrează această solicitare în lista generală a cererilor și ia act de starea de interogare atunci când se ia decizia de a introduce o idee sau de a refuza acest lucru.

Managerul emite sarcina membrului echipei pentru a compila un plan mai specific, luând în considerare resursele necesare.

Managerul de proiect trimite un plan de coordonare a sponsorului proiectului.

Schimbarea este implementată. Părțile interesate primesc în mod regulat informații despre situația actuală.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 13

4. Creați un formular de solicitare de modificare. Fiecare solicitare de modificare trebuie să fie înregistrată în lista generală de solicitări și să includă următoarele:

cererea de modificare a datei;

Schimbarea numărului de solicitare atribuită managerului de proiect;

Numele și descrierea;

Numele autorului cererii, adresa de e-mail și numărul de telefon;

Prioritate (înaltă, medie, scăzută). Planurile de gestionare a modificărilor urgente necesită definirea termenilor clare;

Numărul și versiunea produsului (pentru proiectele de dezvoltare software).

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 14

cinci. Faceți informații suplimentare pentru jurnalul de înregistrare a interogării. Jurnalul de înregistrare a interogării ar trebui să reflecte, de asemenea, soluțiile reale și măsurile de implementare. În plus față de informațiile specificate în formularul de interogare, ar trebui, de asemenea, să figureze următoarele date:

marcaj asupra rezultatelor coordonării (aprobate sau anulate);

Semnătura unei persoane care acceptă această solicitare;

termen limită pentru schimbare;

Data finalizării proiectului de schimbare.

Imagine intitulată Scrieți un plan de management al schimbării Pasul 15

6. Urmăriți principalele modificări. În plus față de urmărirea zilnică a statutului proiectului, va fi utilă înregistrarea tuturor deciziilor principale cu privire la acest proiect. Astfel de înregistrări facilitează sarcina de urmărire a proiectelor sau proiectelor pe termen lung, în cursul căruia se produc schimbări ca parte a manualului. Aceste informații sunt, de asemenea, utilizate în informarea clienților și a conducerii superioare. Cu orice modificare a calendarii, a scalelor sau a cerințelor proiectului, priorităților sau strategiilor, marcați următoarele informații:

Care a acceptat decizia.

Când a fost luată decizia.

O scurtă descriere a motivelor pentru care această decizie a fost făcută și procesul de implementare a acesteia. Aplicați toate documentele legate de acest proces.

Recomandări

Consolidați încrederea și angajamentul față de angajații noștri, cât și în rândul clienților. Modificările cauzează oameni, de regulă, un sentiment de disconfort. Demonstrarea oamenilor că vă străduiți să acționați în interesele lor, puteți să vă înscrieți sprijinul.