Cum să scrieți o scrisoare de afaceri

Trebuie să scrie o scrisoare de afaceri profesional și eficient? Majoritatea literelor de afaceri corespund formulatei și ușor de învățat formatul care poate fi ușor adaptat la orice tip de conținut. Scrisoarea de afaceri ar trebui să conțină întotdeauna o dată, informații despre expeditor și destinatar și mai multe paragrafe text. Profitați de următorul manual de scriere a unei scrisori de afaceri (ajustează-l dacă este necesar, pentru ca scrisoarea să corespundă standardelor adoptate în compania dvs.).

Pași

Metoda 1 din 4:

Începerea scrisului

unu. Conduceți cunoștințe încrezătoare despre formatul literei corecte. Indiferent de conținutul scrisorii dvs., trebuie să respectați mai multe standarde de afaceri care definesc aspectul scrisorii. Scrisori de afaceri trebuie să fie marcate cu ajutorul fonturilor comune, cum ar fi Arial sau Times New Roman. Profitați de defalcarea blocului de text (pe paragrafe) - adică începeți un nou paragraf de la apăsarea dublă de tastatură "intrare" (Introduceți), adică fără a aplica paragraful.

Dacă imprimați o scrisoare pe imprimantă, luați în considerare oportunitățile de tipărire pe formularul de marcă. Logo-ul și informațiile de contact ale companiei dvs. vă vor oferi scrisoarea dvs. o vizualizare mai solidă.
Scrisorile e-business trebuie, de asemenea, să fie tipărite folosind fonturi comune. Când scrieți o scrisoare de afaceri, nu trebuie să utilizați astfel de fonturi care imită scrierile de mână scrise, precum și alte culori, în plus față de alb-negru.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 2

2. Includeți informații despre compania dvs. Specificați numele companiei dvs. și adresa acestuia, iar fiecare parte a adresei ar trebui să înceapă cu o nouă linie. Dacă lucrați singur sau sunteți un contractor independent, atunci în loc de numele companiei (sau deasupra acestuia), specificați propriul nume.

Dacă compania dvs. a recoltat Brand Branks, le puteți folosi în loc de numele și adresa companiei.

Dacă vă apelați adresa, apoi plasați-o în partea de sus a paginii și aliniați marginea dreaptă sau din stânga (în funcție de preferințele din compania dvs.).

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 3

3. Specificați data. Profesioniștii indică data complet. De exemplu, scrieți fie "1 aprilie 2012", sau "1 aprilie 2012". Data ar trebui să fie modificată pe marginea din stânga și să se afle mai multe linii sub adresa expeditorului.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 4

4. Specificați informațiile de contact ale destinatarului. Scrieți numele complet al destinatarului, titlul (dacă este acceptabil), numele companiei și adresa este că aceste informații ar trebui să fie localizate în această comandă și fiecare parte ar trebui să înceapă cu o linie nouă. Dacă este necesar, specificați numărul de identificare. Informațiile de contact ale destinatarului ar trebui să fie amplasate mai multe linii sub dată (alinierea la marginea din stânga).

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 5

cinci. Decideți cu alegerea salutărilor. Salutări este un indicator important al respectului și ce fel de salut pe care îl utilizați, indiferent dacă cunoașteți o persoană care scrie (și cât de bine îl cunoașteți), precum și nivelul formal al relației dvs. Acordați atenție următoarelor opțiuni:

Scrieți "părțile interesate", numai În cazul în care nu știți cine scrieți exact.

Dacă nu cunoașteți destinatarul suficient de bine, atunci opțiunile "Dragă / respectată" - sunt o alegere sigură.

De asemenea, puteți indica titlul / poziția beneficiarului și a prenumei, de exemplu "Dragă Dr. Ivanov".

Dacă cunoașteți destinatarul suficient de bine, și amândoi vă bucurați de comunicarea informală, atunci puteți specifica numai numele (mai întâi) al destinatarului, de exemplu "draga Anna".

Dacă nu cunoașteți jumătate din destinatar, atunci introduceți numele și inițialele, de exemplu "Guk K.CU."

Nu uitați să puneți o virgulă după felicitări sau colon după cuvinte "cei care se pot referi".

Metoda 2 din 4:

Scrisori de conținut

unu. Ridica tonul potrivit. După cum se spune, timpul este bani, astfel încât majoritatea oamenilor de afaceri nu doresc să piardă timpul. În consecință, tonul scrisorii dvs. ar trebui să fie scurt și profesional. Scrisoarea dvs. trebuie citită rapid, deci continuați imediat esența cazului, lăsând comentarii scurte în primul paragraf. De exemplu, puteți începe întotdeauna cu cuvintele "Vă scriu despre ...", și apoi continuați să dezvoltați subiectul.

Nu încărcați litera la tranziții colorate, cuvinte puternice sau oferte lungi, de înfășurare - sarcina dvs. este de a transfera mesajul atât de rapid și clar, deoarece este posibil.
Pentru a reduce textul, trebuie să evitați angajamentele pasive, de asemenea, încercați să nu menționați esența prea tendențioasă.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 7

2. Scrie clar și concis. Destinatarul trebuie să înțeleagă exact ceea ce încercați să îl transmiteți. Destinatarul va răspunde rapid la conținutul scrisorii numai dacă sensul literei este clar pentru el cristal. În special, dacă, ca urmare a citirii scrisorii, vă așteptați un fel de rezultat sau acțiuni de către destinatar, apoi indicați cu siguranță în litera a ceea ce doriți. Explicați poziția dvs. cât mai scurtă posibil.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 8

3. Dacă este necesar, fiți mai vorbitor. Scrisorile sunt scrise de oameni și pentru oameni. Dacă este posibil, evitați formalitățile - nu veți putea să construiți relații bune cu ajutorul impersonale, repetitive și scrisori. Cu toate acestea, ar trebui să fie refractată de la un limbaj sau un slang vorbitor: astfel de cuvinte cum ar fi "tu stii", "Vreau să spun" sau "Wanted". Stick la tonul de afaceri, dar fii prietenos și de ajutor.

Dacă știți bine beneficiarul, ar fi minunat dacă adăugați câteva rânduri prietenoase cu dorințe bune.

Gândiți-vă bine înainte de a trece la o relație mai personală. Uneori, relația de afaceri merită într-adevăr diluată cu o cantitate mică de umor, uneori este mai bine să faci o alegere în favoarea prudenței în loc de glumă.

Cel mai probabil, scopul scrisorii dvs. este de a convinge destinatarul să facă ceva: să schimbe opinia, să corecteze problema, să trimită bani sau să ia măsuri. Prezentați esența cazului dvs.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 9

4. Fi politicos. Chiar dacă apelați cu o plângere sau scrieți cu anxietate cu privire la un fel de problemă - puteți fi în continuare politicos. Puneți-vă în poziția destinatarului și oferiți-vă să faceți tot posibilul pentru partea sa (în rezonabilă) pentru a privi în ochii lui ca fel și de ajutor.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 10

cinci. Însumi în sus. În ultimul paragraf, este necesar să vă rezumați viziunea și să identificați în mod clar cursul acțiunii programate, fie să specificați ceea ce vă așteptați de la destinatar. Amintiți-vă că destinatarul vă poate contacta cu întrebări sau pentru a ajuta la rezolvarea problemelor, precum și mulțumesc pentru atenție la scrisoarea sau problema sa.

Metoda 3 din 4:

Scrisoarea de încheiere

unu. Completați corect litera. Sfârșitul, precum și salutul, este un indicator important al respectului și gradului de formalități în relații. "Cu sinceritate" - De regulă, poate fi, de asemenea, o opțiune sigură"Cu sinceritate", "cele mai bune gânduri" și "Cu stimă". Un mic terminat mai puțin formal, dar încă profesional: "toate cele bune", "cele mai bune gânduri", "toate cele bune", și "Mulțumiri". Puneți o virgulă după aceste cuvinte.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 12

2. Abonați-vă la o scrisoare. Lăsați aproximativ patru linii goale pentru semnătura dvs. Înregistrați-vă o scrisoare după imprimați-o sau dacă o trimiteți prin e-mail, apoi scanați imaginea semnăturii dvs. și atașați-o în această parte a scrisorii. Este de preferat să utilizați cerneală albastră sau neagră pentru acest lucru.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 13

3. Specificați numele dvs. și informațiile de contact. Sub semnătura sa, trebuie să formați numele, numărul de telefon, adresa de e-mail și orice alte informații relevante de contact relevante. Plasați fiecare parte separată a datelor dvs. de contact pe o linie separată.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 14

4. Vă rugăm să adăugați dacă este necesar "Investiții". Dacă ați investit documente suplimentare pentru examinare de către destinatar, verificați acest lucru cu mai multe șiruri de caractere de mai jos, specificând numărul și tipul de documente ulterioare, de exemplu "Investiții (2): Rezumat, broșură".

Metoda 4 din 4:

Finalizarea scrisorii

unu. Editați o scrisoare. Aspectul scrisorii este un element-cheie al profesionalismului. Editați scrisoarea (acordarea atenției la prezența erorilor), astfel încât destinatarul să poată vedea cu ușurință în dvs. o persoană capabilă și responsabilă. Rulați verificarea automată a ortografiei într-un editor de text, totuși, veți citi în plus scrisoarea înainte de expediere.

Întrebați-vă o întrebare: Este scrisoarea clară și scurtă? Există un paragrafe mai mare de 3-4 propoziții? Dacă există, gândiți-vă la eliminarea declarațiilor inutile.
Dacă scrisoarea este extrem de importantă, atunci vă recomandăm să o dați unui prieten sau unui coleg să o citească. Uneori, a doua pereche de ochi poate ajuta la identificarea erorilor sau a formulărilor jenante pe care nu le puteți observa.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri Pasul 16

2. Trimis o scrisoare. Trimiteți un e-mail sau dacă trimiteți o scrisoare prin poștă normală, utilizați plicul pentru corespondența de afaceri. (Dacă este posibil, utilizați plicul cu logo-ul companiei imprimat pe acesta.) Imprimați cu atenție adresa dvs. inversă și adresa destinatarului. Pliați litera în trei părți, astfel încât destinatarul să transforme mai întâi partea superioară, iar apoi partea de jos. Asigurați-vă că ați atașat o cantitate suficientă de timbre și trimiteți o scrisoare.

Dacă simțiți că nu sunteți scris de mână destul de bun și frumos și care nu corespunde persoanei profesionale, introduceți adresa în editorul de text și imprimați-l pe plic utilizând imprimanta.

sfaturi

Pentru a semna o scrisoare, trebuie doar să utilizați un mâner de înaltă calitate.
Răspundeți la corespondență rapidă. Dacă nu puteți scrie un răspuns complet în mai puțin de o săptămână, permiteți-mi să știu corespondentul, arătând când el sau ea se poate aștepta de la dvs. un răspuns complet.
Aspecte pozitive stres. Vorbiți despre ceea ce puteți face nu este vorba despre ceea ce nu puteți. De exemplu, dacă produsul nu este disponibil, atunci nu spuneți clientului că nu puteți îndeplini comanda, spuneți-i că produsul este foarte popular și ați vândut deja acest lucru. Apoi specificați când puteți executa comanda.
Dacă scrieți o scrisoare surround și complexă, atunci gândiți-vă la elaborarea unui plan preliminar.

Faceți o listă a subiectelor pe care doriți să le menționați. Nu vă faceți griji cu privire la ordinea următoarelor.
Alegeți o listă de cuvinte cheie, exemple, argumente și fapte pentru fiecare subiect.
Evaluați fiecare subiect al planului său de respectare a scopului și a publicului dvs.
Ștergeți tot ce nu se aplică cazului.
Sortați informații în cel mai convenabil destinatar.

Avertizări

Nu fi prea persistentă și foarte puternică în expresii - amintiți-vă că, cu ajutorul scrisorilor de afaceri pe care încercați să le îmbunătățiți sau să începeți o relație profesională.
Nu flatter prea mult. Complimentul sincer este destul de acceptabil, totuși, o mare cantitate de zbor va indica faptul că vă bazați pe relațiile de afaceri pe lingușire și nu pentru competența dvs.