Cum să scrieți o scrisoare informativă: 12 pași

O scrisoare de informare (sau o prezentare a scrisorilor) este cea mai largă utilizată în comunicarea de afaceri și servește la stabilirea comunicării, a cererii de informații sau a noului produs sau descriere a serviciului. De regulă, scrisorile informative scriu persoanelor care nu sunt familiare personal, deci este greu de ghicit cu un stil de ton și de scriere. Dar puteți învăța câteva metode eficiente simplificate care vă vor ajuta să faceți scrisoarea dvs. corectă, citită și eficientă pentru a vă îndeplini obiectivul.

Pași

Partea 1 din 3:

Noi scriem partea introductivă

unu. Dacă este posibil, adăugați-vă scrisoarea către o anumită persoană. Scrisorile de informare ar trebui adresate persoanei care le va citi. Dacă trimiteți o scrisoare adresei generale sau în compania în care doriți să obțineți un loc de muncă și nu sunteți sigur că este vorba de cine cade, va fi acceptabil să scrieți "Toate persoanele interesate" sau să adăugați o scrisoare la o configurație statutară sau la un alt responsabil pentru acest angajat.

Începeți scrisoarea dvs. din instrucțiunile postului dvs., titlul sau rolul și explicația motivelor pentru care scrieți. De obicei, în scrisoare nu indică numele dvs., deoarece acesta va fi indicat mai jos, ca semnătură.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare introductivă Pasul 2

2. Indicați clar obiectivul dvs. Cât mai curând posibil în scrisoare, prezentarea ar trebui exprimată din motivul pentru care scrieți. Ce vrei? De ce scrieți? Dacă astfel de întrebări, cel puțin vin la șeful angajatorului sau al companiei, crește probabilitatea ca scrisoarea dvs. să-și termine calea în coșul de gunoi și nu vă va aduce interviul așteptat.

Du-te la foarte esență: "Astăzi vă scriu pentru a face față locurilor de muncă ale controlorului financiar" sau "Vă scriu pentru a dezvălui caracteristicile noului produs prezentat recent de compania noastră" - Iată exemple ideale de stabilire a unei întrebări care ar trebui utilizate în primele fraze ale scrisorii.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare introductivă Pasul 3

3. Setați stilul de ton și scrierea corectă. La scrierea unei scrisori de informare, va fi bine să utilizați un stil consistent și competent, care nu este prea degradat pentru familiaritate și nu se fierbe la laș sau la sunetul tehnic. Tonul scrisorii informaționale trebuie să fie profesionist, dar nu prea rece sau robotic. Este important să păstrăm elementul de căldură umană în scrisoare, în timp ce aderăm la restul conținutului profesional.

Una dintre greșelile comune care neexperimentate în acest sens este autorii - este, în orice preț, pentru a evita abrevierile - într-o asemenea măsură încât scrisoarea seamănă mai degrabă de traducere, și nu scrisoarea originală. Utilizați abrevierile astfel încât litera să aibă o formă de conversație, dar profesională. Lăsați-vă scrisoarea să vă reprezinte.

Nu încercați să vă demonstrați mintea, înlocuind cuvintele obișnuite cărți și enciclopedice. Aceasta nu este o lucrare de masterat, ci o scrisoare de informare. Utilizați cuvintele relevante și exprimați clar gândul dvs.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare introductivă Pasul 4

4. Instalați comunicațiile personale. Explicați modul în care ați aflat despre acest post vacant, posibilitățile sau companiile la care scrieți și vă prezentați conexiunea cu acesta. La citirea scrisorii de informații de la angajator sau angajatul departamentului de personal ar trebui să pară un sentiment clar de cine sunteți de ce doriți acest loc de muncă și sunteți bine pentru această poziție. Dacă conexiunea stabilită este suficient de puternică, vi se va oferi să mergeți la un interviu și să oferiți o șansă de a obține un loc de muncă.

Dacă aveți vreo legătură cu oricare dintre angajații acestei companii sau ați recomandat să aplicați pentru muncă sau dacă sunteți familiarizați cu o persoană care a primit anterior o subvenție de la instituția dvs. pentru munca dvs., este mai bine să menționăm acest lucru la foarte mult Începutul scrisorii dvs. Poate ridica memoria destinatarului ("Oh, aici vorbeam despre Ivan!") sau va fi o șansă de a vă aminti, ieșiți printre altele.

Partea 2 din 3:

Noi scriem cea mai mare parte a scrisorii

unu. Legați-vă calificările cu postul ales. Dacă încercați să vă clarificați calificările, competențele și mărturisiți să lucrați cu lucrări sau proiecte, este important să desemnați în mod clar această legătură cu mai multe propoziții și să explicați cum experiența dvs. în a face alte lucruri este asociată cu abilitatea de a îndeplini acest lucru - să fie un post nou, traducere în serviciu sau un loc de muncă complet nou pentru tine.

Observați o anumită experiență pe care o aveți în domeniu sau în industria în care încercați să treceți prin scrisoarea dvs. Dacă ați planificat scrisoarea dvs. informațională ca cele de mai sus, ar trebui să se concentreze asupra unui anumit tip de domeniu sau industrie profesională. Util va fi inclus în lista de competențe și abilități specifice, astfel încât scrisoarea să obțină rezultatul.
Dorința de a obține un loc de muncă nu este aceeași cu posesia calităților necesare pentru implementarea sa. Dacă în partea de deschidere veți accentua că sunt interesați să intervieveze această poziție, pentru că sunteți bine pentru ea, nu aveți nevoie să repetați același lucru. Cuvintele pe care tu "Adevărat, adevărul trebuie să fie în această lucrare" nu te face mai atractiv candidat.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare introductivă Pasul 6

2. Să fie cât mai specific posibil. Setați ora când vă puteți întâlni personal sau explicați ce anume, pe așteptările dvs., ar trebui să se întâmple ca un răspuns la scrisoarea dvs. Dacă doriți să discutați calificările dvs. despre interviu, atunci scrieți. Dacă doriți să lucrați chiar acum, nu ezitați să spuneți. Aflați tot ce puteți, despre procesul de angajare Du-te la procesul de aplicare și apoi întrebați despre următorul pas în acest proces.

Concentrați o scrisoare informativă la nivel specific la locul de muncă. Nu trebuie să menționați în mod direct tipul de sarcină sau poziție, dar nu uitați de ce rezultat sunteți aspirați, astfel încât scrisoarea să corespundă obiectivului.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare introductivă Pasul 7

3. Nu includeți în scrisoarea informațiilor pe care le-ați indicat deja în CV-ul dvs. Enumerarea oamenilor de știință de grade, premii și conexiuni de laudă - nu cea mai bună idee pentru o scrisoare de informare. Repetați informațiile care pot fi vizualizate rapid în CV-ul dvs. - aceasta este o cheltuială suplimentară a spațiului și a literelor. Nu încercați să scrieți despre ceea ce puteți afla mai repede și mai ușor în altă parte. Scrieți mai mult "vinde" și să ia primul pas în dezvoltarea relațiilor de afaceri.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare introductivă Pasul 8

4. Scrieți să fiți invitați la un interviu. Este puțin probabil să obțineți vreodată un loc de muncă sau o recompensă pe care doriți doar datorită puterii scrisorii. Scrierea unei scrisori vă va ajuta să luați primul pas în relațiile de afaceri, oferă șansa de a vă dovedi capacitatea de a fi persoana care caută un angajator sau pe cineva care vă citește scrisoarea. Din acest motiv, este mai bine să trecem însăși în esență, să vă accentuați calificările și să contactați postul meu și să încercați să treceți la următoarea etapă a procesului, fie că este un interviu sau un alt pas prin primirea.

Repetați din nou cele mai importante informații în concluzie. Înainte de a finaliza scrisoarea la rămas bun, o idee bună - repetați pe scurt ceea ce doriți, textul direct.

Partea 3 din 3:

Verificați și treceți scrisoarea

unu. Verificați și deduceți scrisoarea. După ce a scris un proiect, este absolut necesar să treceți din nou textul scrisorii și să îl puneți în ordine la nivelul propunerilor și pe lângă acestea. Toți autorii știu că lucrarea nu este considerată a fi terminată până când este verificată. De îndată ce ați scris o scrisoare, cea mai grea parte din spate, dar tot trebuie să lăsați suficient timp pentru ao aduce în ordine.

Verificarea este mai mult decât eliminarea greșelilor și erorilor de ortografie. Uită-te la scrisoarea dvs. proaspătă și verificați că toate substantivele și verbele sunt consecvente pentru a aduce ideea potrivită și că scrisoarea dvs. a atins scopul pe care l-ați pus.
Odată ce sunteți mulțumit de calitatea și succesul scrisorii dvs., puteți începe o goală și căutarea "Alarme întârziate" - Cine ați putea să vă stricați în ultimul moment, printre care corectarea greșelilor, greșelile în ortografie și formatarea scrisorii dvs.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare introductivă Pasul 10

2. Lăsați scrisoarea să fie simplă și comprimată. Scrisori de informare, în general, nu ar trebui să fie mai lungi de o parte a foii de hârtie sau depășesc 300-400 de cuvinte. Indiferent de motivele, este probabil ca să scrieți la cineva care trebuie să lucreze cu un munte de hârtie în această zi și abia dorește să verifice cu atenție prezentarea dvs. de litere umflată și accentuată. Este o rușine dacă toată munca ta este în gunoi, deci este important să nu depășiți volumul. În scrisoarea sa, se concentrează numai pe cele mai importante informații.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare introductivă Pasul 11

3. Dați litera în formatul corect. Literele trebuie plasate corect pe pagină, astfel încât să existe o parte introductivă separată, paragrafe ale părții principale și o concluzie concisă. Dacă scrisoarea dvs. arată ca un paragraf neuniform fără informații și felicitări de contact, nu veți obține nici o muncă, invitații pentru un interviu.

Atașați rezumatul, dacă este cazul, urmând scrisoarea de informații. O scrisoare de informare trebuie să fie prima dintr-un asociat cu o declarație.

Includeți informații curente de contact. Ultima editare a literei, nu uitați să introduceți toate informațiile importante de contact, de obicei este indicat în colțul din dreapta sus "Se întâmplă". Specificați adresa de e-mail, numărul de telefon și alte informații de bază de contact.

Imaginea intitulată Scrie o scrisoare introductivă Pasul 12

4. Gândiți-vă pentru a adăuga PostScriptum. Unii profesori și experți privind comunicațiile de afaceri sunt recomandate pentru a adăuga cele mai importante și urgente informații din PostScript (P.S.) La scrisoare. Motivul pentru care funcționează adesea, poate fi considerat faptul că mulți oameni se ocupă de informații sub formă de scriere. Ce să plasați informații importante în concluzie, postați explicația p.S. poate fi mai eficientă. Deși unii se pot retrage din formular, dar PostScript devine de obicei o modalitate eficientă de alocare a informațiilor importante și de a face scrisoarea dvs. diferită de ceilalți.