Cum de a scrie o scrisoare Confirmare: 12 pași

Scrisoarea de confirmare este corespondența trimisă pentru a confirma, de exemplu, acordul oral, întâlnirea sau interviul. Scrisoarea poate servi, de asemenea, ca o confirmare a rezervării, răspunsul la invitație, primind diverse bunuri sau servicii, organizație de călătorie. Profitați de următoarele sfaturi pentru a scrie o scrisoare de confirmare simplă și scurtă.

Pași

Partea 1 din 2:

Confirmarea de scriere

unu. Utilizați Blank imprimat. Dacă scrisoarea de confirmare este de afaceri, scrieți-o pe formularul companiei. Aceasta transformă scrisoarea către documentul oficial. Peste salutări scrieți numele și adresa completă a destinatarului scrisorii. Aceasta ar trebui să includă numele persoanei care se adresează scrisorii, poziției sale, Departamentul Companiei în care funcționează (dacă este necesar) și adresa companiei.

Dacă scrisoarea este purtată în persoană sau răspundeți companiei ca individ, scrieți o scrisoare într-un alt format. Scrieți adresa și data inversă din câmpul din stânga sau puteți scrie aceste informații și în câmpul potrivit. Apoi, săriți șirul, scrieți numele destinatarului din stânga.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 2

2. Scrieți salutul corespunzător. Când scrieți o scrisoare de confirmare, utilizați numele de salut și destinatarul corespunzător. De exemplu,Dragă domnul / Dragă doamnă, Mai mult numele destinatarului.

Scrisoarea de confirmare este un semn de atenție profundă și respectul pentru destinatar.

Dacă scrieți o scrisoare informală, vă puteți referi la destinatar după nume, înainte de care ar trebui să fie pusă Dragă / respectată.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 3

3. Confirmați detaliile acordului în primul paragraf. Du-te imediat la esența cazului. Nu este nevoie să scrieți cuvinte comune sau curtoazie. În schimb, utilizați primul paragraf pentru a stabili în special detaliile a ceea ce confirmați. Poate fi o dată, timp și locație. Fii specific.

Iată câteva fraze standard pentru primul paragraf: Cu recunoștință confirmă ..., Vă informăm ce avem ... sau Confirmați consimțământul...

Dacă trimiteți o scrisoare la primirea comenzii, specificați-o în primul paragraf. Specificați numărul comenzii, listați elementele primite. Începeți paragraful din cuvinte Cu recunoștință confirmă primirea .. sau Vă informăm ce avem...

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 4

4. Vizionați alte detalii. Fie în același paragraf, fie în cel scurt al doilea paragraf, menționează detaliile suplimentare necesare. Poate fi rafinamentul plății, pronunțarea condițiilor și reglementărilor și tot ce trebuie confirmat. Aceste detalii pot fi garantate pentru a îndeplini anumite sarcini sau pentru a confirma sarcinile care iau.

Utilizați întotdeauna fraze și expresii care nu vor provoca neînțelegeri sau dificultăți în interpretare. Repetarea termenilor acordului vă asigură că ați înțeles corect.

Dacă cereți oricui să-și asume responsabilitatea pentru sarcină, invitați-o să confirme că înțelege sarcina. Specificați, în ce idee doriți să primiți confirmare, prin e-mail, prin telefon sau în scris.

Scrisoarea de confirmare nu este doar o confirmare a intențiilor, întâlnirilor sau primirea unei comenzi, ci și un document pe care ambele părți se pot referi în caz de probleme sau dezacorduri.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 5

cinci. Specificați dacă sunt necesare pașii următori. În ultimul paragraf ar trebui să conțină fraze care solicită destinatarului să vă contacteze dacă este necesar. Cereți destinatarului să vă scrie dacă are întrebări, el se va confrunta cu probleme, neînțelegeri și așa mai departe.

Acestea pot fi următoarele sugestii: Dacă aveți nevoie de informații suplimentare, vom fi bucuroși să vă oferim cererea ei.... sau Dacă putem, în viitor, să vă fie util, nu vă încetinesc să ne scrieți.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 6

6. Finalizați scrisoarea datorită. Finalizați litera trebuie să fie adecvată. Utilizați astfel de fraze cum ar fi Cu sinceritate, Cu stimă, Cele mai bune gânduri sau Vă mulțumesc anticipat. Scrieți numele dvs. și lăsați locurile de semnătură. Ați terminat să scrieți o scrisoare de afaceri.

Partea 2 din 2:

Editarea unei scrisori de confirmare

unu. Editați o scrisoare. Înainte de a trimite orice document oficial, chiar și un caracter personal, asigurați-vă că îl editați. Acest lucru este deosebit de important dacă scrisoarea dvs. se referă la aranjamentele de afaceri. Verificați ortografia, corectitudinea gramaticii și punctuația.

Trimiterea de scrisori fără erori vă face un profesionist real care se referă cu atenție la detalii.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 8

2. Utilizați hârtie adecvată pentru imprimantă de înaltă calitate. Când tipăriți scrisori de afaceri, utilizați martorul companiei. Dacă nu aveți formulare, imprimați pe hârtie de înaltă calitate, folosind o imprimantă bună, în care nu se întâmplă cerneala și tonerul nu este turnat.

Imprimați întotdeauna literele de confirmare dacă nu le trimiteți prin e-mail. Nu scrieți niciodată scrisori de afaceri din mână.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 9

3. Utilizați fontul standard și marcarea câmpurilor. Când scrieți o scrisoare de afaceri utilizează Times New Roman sau Arial Font. Dimensiunea fontului trebuie să fie de 12 pt, nu grăsime, fără italic, nu subliniat. Câmpurile trebuie să fie de 2,5 cm pe fiecare parte.

Utilizați formatarea corespunzătoare atunci când scrieți scrisori de afaceri. Intervalul ferm trebuie să fie singur, nu separați paragrafele unul de celălalt.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 10

4. Fi scurt și exacte. Scrisoarea de confirmare trebuie să fie scurtă, să elimine părțile inutile, detalii, informații și fraze.Scrisoarea de conținut trebuie să fie extrem de betonă la subiectul pe care îl confirmați.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 11

cinci. Păstrați oficialul de ton de scrisori. Cele mai multe scrisori de confirmare sunt scurte, dar trebuie să fie un ton oficial și strict. Ajută la concentrarea asupra detaliilor principale, subliniind detaliile suplimentare și curtoazia inutilă.

Dacă scrieți un scriitor de confirmare personală unui prieten sau unei persoane cu care vă aflați în relații informale, o scrisoare poate purta un caracter mai freer. Cu toate acestea, dacă nu sunteți sigur, scrieți mai multă scrisoare oficială.

Chiar dacă doriți să faceți o scrisoare mai funcționar, puteți exprima recunoștința și entuziasmul. De exemplu, dacă vi se atribuie un interviu, răspunsul dvs. poate conține astfel de fraze: Vă mulțumim pentru o invitație pentru un interviu... sau I AICI, îmi confirmă disponibilitatea de a ajunge la interviu cu privire la timpul specificat în invitație...

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de confirmare Pasul 12

6. Știu în ce cazuri aveți nevoie pentru a trimite o scrisoare de confirmare. Există mai multe motive pentru care va trebui să trimiteți un e-mail de confirmare. Puteți confirma numirea, întâlnirile, interviurile, conferințele și alte evenimente. Aici sunt încă cazuri care necesită scrierea unei scrisori de confirmare:

Ofertă de muncă

Acceptarea angajatorului

Obținerea comenzii

Poziția de serviciu

Organizația de călătorie

Puterea avocatului unei alte persoane

Prezenţă