Cum să scrieți o scrisoare de afaceri clienților dvs .: 10 pași

Dacă aveți propria afacere, atunci probabil că va trebui să scrieți scrisori de afaceri clienților noștri. Obiectivele pot fi diferite: Alertă de evenimente sau condiții noi, răspunsuri la reclamațiile clienților de la companie. Indiferent de cauza scrisorii, este important să păstrați întotdeauna un stil de ton profesionist și de afaceri.

Pași

Partea 1 din 2:

Formatul unei scrisori de afaceri

unu. Utilizați o pălărie de scrisori profesionale. Scrisoarea de afaceri prezintă compania dvs. În acest sens, scrisoarea trebuie să aibă o viziune corespunzătoare. De asemenea, nu uitați să utilizați logo-ul companiei sau marca.

Puteți crea o capac de literă utilizând șabloane de culori gata făcute Microsoft Word. Utilizați logo-ul sau marca companiei reale.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri către clienți Pasul 2

2. Editor de text deschis. Toate scrisorile de afaceri ale companiei ar trebui să fie întotdeauna tipărite pe un computer.

Creați un document nou și setați câmpurile de 2,54 centimetri.

Utilizați font cu serif cum ar fi Times New Roman, Georgia sau Arial. Deci, dimensiunea fontului nu trebuie să fie mai mare de 12, dar nu mai puțin de 10. Dimensiunea tipului sau a fontului nu ar trebui să fie rele pentru a influența lizibilitatea.

Utilizați un singur interval ferm.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri către clienți Pasul 3

3. Reglați forma blocului. Formularul bloc - cel mai comun format al scrisorilor de afaceri. De asemenea, este de asemenea mai ușor configurarea și urmărirea. Fiecare element este aliniat la marginea din stânga și este separată de un interval. Pentru ca din partea de sus a paginii, următoarele elemente ar trebui să includă:

Data de astăzi sau data trimiterii scrisorilor. Nu uitați să specificați data, deoarece este utilizată pentru a ține seama de expeditor și destinatar, precum și în scopuri legale. Specificați data exactă.

Adresa expeditorului. Aceasta este adresa dvs. în format standard. Dacă adresa dvs. este deja specificată în antetul literei, atunci acest pas poate fi omis.

Adresa de ieșire. Specificați numele și adresa destinatarului scrisorii. Puteți utiliza apelul "Dl" sau "Doamnă". Deci, dacă Nina Serov este destinatarul, atunci puteți scrie ca "doamna Nina Serov" și "Nina Serov".

Salutari. Puteți scrie "Dragă doamna Serov" sau "Dragă Nina Serov". Dacă nu sunteți sigur că citiți scrisoarea, scrieți "Dragă Domn". Există o altă opțiune "în atenția tuturor părților interesate", dar ar trebui să fie lăsată pentru un caz extrem în cazul în care destinatarul nu este cunoscut.

Parte de bază a scrisorii. Această parte va fi revizuită mai detaliat în secțiunea următoare.

Partea finală și semnătura. Scrieți: "Salutari", - sau: "Cele mai bune urări".

Partea 2 din 2:

Cum de a scrie o scrisoare de afaceri

unu. Determină publicul țintă. Tonul de litere trebuie să rămână întotdeauna profesional, indiferent de public, dar alegerea cuvintelor și mijloacelor de limbă depinde de destinatarul scrisorii. În cazul în care scrisoarea este destinată departamentului de personal al unei alte companii, atunci ar trebui să se utilizeze mai multă limbă oficială. Când contactați un client specific, puteți recurge la limbaj informal și simplu.

De asemenea, vă va permite să evitați neînțelegerile. Nu utilizați termenii care sunt incomprehensibilă pentru cititor. De exemplu, clienții nu pot cunoaște abrevierile care sunt utilizate pentru programul spațial din compania dvs., deci nu le folosiți în scrisoare.
Cea mai importantă regulă a scrisorii de afaceri - textul ar trebui să fie clar, concis și politicos.

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri către clienți Pasul 5

2. Specificați scopul scrisorii din prima linie. Gândiți-vă la scopul scrisorii. Vrei să spui o nouă adresă de birou? Reamintiți clientului despre datorii? Da un răspuns la plângere?Amintiți-vă acest lucru când trebuie să faceți o primă ofertă de scrisoare. Nu utilizați formularea neclară și mergeți imediat la partea de jos.

Scrieți o primă persoană dacă vă exprimați opinia ca proprietar al companiei. Scrieți de la a doua persoană dacă vă activați numele companiei sau al organizației.

Utilizați o declarație neechivocală, cum ar fi: "informând aici", - sau: "Vrem să cunoaștem următorul". Scrie de la prima persoană dacă contactați ca proprietar al companiei cum ar fi: "Vreau să vă contactez," - sau: "M-am devenit recent cunoscut ..., Prin urmare, aș vrea ... ".

De exemplu, tu (proprietarul companiei) doriți să informați Nina Serovoy despre datorii într-o lună. Începeți scrisoarea ca aceasta: "Vreau să vă informez că începând din martie 2015 există îndatorări în contul dvs.".

Dacă sunteți angajat al companiei și răspundeți la plângerea clientului despre programul spațial al companiei dvs., începeți astfel: "Am primit comentariile dvs. cu privire la programul nostru de colonizare a Marte".

Uneori trebuie să informați cititorul pe care a câștigat-o în competiție sau a primit un loc într-o instituție de învățământ. Începeți așa: "Mă bucur să informez ...", - sau: "Voi raporta cu bucurie ...".

Dacă aveți nevoie să informați știrile neplăcute, să începeți cu o astfel de frază: "Vă informăm ..." - sau: "După o considerație atentă, a fost decisă ...".

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri către clienți Pasul 6

3. Utilizați un angajament valid. În discursul oficial, este adesea folosit un depozit persistent, dar poate face textul scrisorii de către monotonă sau de neînțeles. Depozitul real vă permite să trimiteți informații la un ton decisiv.

Un exemplu de angajament suferind: "Ce măsuri pot fi luate?"În acest caz, pașii nu sunt performanți de acțiune, ci se confruntă cu.

Exemplu de angajament valid: "Ce pași putem face?"În acest exemplu de realizare, se utilizează un depozit valabil, ceea ce vă permite să transmiteți în mod clar și clar gândul.

Uneori, depozitul de suferință vă permite să vă transmiteți gândul dvs. și să nu atrageți prea multă atenție la o eroare sau un fapt inestetic. Utilizați-l numai în acest caz. De obicei, depozitul real este mai preferabil.

Imaginea intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri către clienți Pasul 7

4. Verificați pentru evenimente sau comunicații precedente cu cititorul. Poate mai devreme ați raportat deja Nina Serovy despre datorii. Cititorul ar putea să-și exprime nemulțumirea față de programul dvs. spațial de la ultima conferință. Dacă ați vorbit deja, reamintiți acest fapt. Cititorul va fi capabil să restabilească detaliile importante în memorie, iar scrisoarea dvs. va fi mult mai importantă și urgentă.

Utilizați fraze precum: "În conformitate cu scrisoarea anterioară de la ...", "Vă mulțumim pentru o plată în timp util luna trecută", - sau: "Am fost bucuroși să auzim comentariile dvs. constructive la conferință în luna mai".

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri către clienți Pasul 8

cinci. Contactați sau propuneți ajutor. Specificați tonul pozitiv al scrisorii utilizând o solicitare politicoasă sau oferă asistență sub formă de cooperare.

Să spunem că sunteți proprietarul companiei și doriți să convingeți clientul să plătească datoria. Utilizați fraza: "Voi fi recunoscător pentru asistența dvs. și plata imediată"

Dacă scrieți în numele companiei, utilizați fraza: "Am dori să organizăm o întâlnire personală cu capul personal al personalului pentru dvs.".

De asemenea, oferiți-vă să răspundeți la toate întrebările posibile și să risipiți îndoielile cititorului. Exemplu: "Vom fi bucuroși să răspundem la oricare dintre întrebările dvs. sau să le punem îndoielile cu privire la plata" - sau: "Doriți să aflați detalii suplimentare despre programul nostru?"

Imagine intitulată Scrie o scrisoare de afaceri către clienți Pasul 9

6. Finalizați scrisoarea. Utilizați un apel la acțiune din partea dvs. sau de partea clientului. Poate fi o cerință de a plăti datoria pentru o anumită perioadă sau pentru a oferi organizarea unei întâlniri cu clientul.

Scrieți o propunere cu speranță pentru comunicare în viitor: "Vom fi bucuroși să vă întâlnim la o întâlnire bugetară săptămâna viitoare", - sau: "Cu bucurie, discutați despre toate aceste aspecte cu dvs. în detaliu când întâlniți în biroul nostru".

Specificați dacă documentele sunt atașate literei. Adăugați fraza ca: "Vă trimitem o factură pentru ultima lună" - sau: "O copie a programului spațial este atașată la litera".

La final, utilizați fraza finală. Clienții sunt cel mai bine să scrie: "Salutari", - sau: "Cele mai bune urări".

Utilizați formularea "cu respect" în scrisori oficiale către persoanele nefamiliare.

Scrieți: "Toate bunurile", dacă sunteți familiar sau colaborați cu o persoană.

Imagine intitulată Scrieți o scrisoare de afaceri către clienți Pasul 10

7. Corectați greșelile. Designul și formularea corespunzătoare nu vor juca niciun rol în cazul în care erorile gramaticale se întâlnesc în scrisoare!

Încercați să găsiți toate cazurile de angajament de suferință și să faceți modificări corespunzătoare.

Acordați atenție ofertelor lungi și incomprehensibile. Într-o scrisoare de afaceri, există o normă "mai puțin, da mai bine", prin urmare, din propoziții lungi ar trebui refuzate.

sfaturi

Imprimați o literă privind formatul de hârtie A4 fără notată. Când trimiteți prin poștă, pliați litera de trei ori și puneți-o într-un plic standard.