Cum să scrieți un e-mail la asistența clienților

Există multe situații diferite în care clientul trebuie să contacteze companiile sau producătorii, pe diverse probleme de afaceri. Dar când vine timpul, trimiteți un e-mail la serviciul de asistență pentru clienți, unii oameni se pot simți într-un capăt mort. Adesea întrebări despre cum să scrieți astfel de scrisori în formă electronică, deoarece acestea sunt de obicei scrise în versiunea pe hârtie și care, în general, standardele acceptate cel mai adesea la literele de acest tip. Deși astfel de standarde depind de industrie, regiune și cultură, există încă câteva recomandări generale care să asigure eficacitatea e-mailului trimis la serviciul de asistență. Iată cele mai bune recomandări ale celor care au apărut astfel de scrisori.

Pași

Metoda 1 din 1:

Scrieți un e-mail la asistența pentru clienți

unu. Verificați site-ul web. Asigurați-vă că compania nu a decis încă problema dvs. înainte de a trimite o scrisoare. Va economisi timp și efort pentru toată lumea, inclusiv pe tine și va fi percepută cu recunoștință.

În timp ce verificați site-ul Căutați cele mai bune canale de comunicare. E-mailul nu este întotdeauna cel mai bun canal și aveți nevoie de respect față de o astfel de politică a companiei și să o contactați printr-un alt mod. Multe companii oferă suport telefonic și servicii suplimentare de asistență, cum ar fi căsuța poștală a abonatului.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail la serviciul clienți Pasul 2

2. Căutați resurse online speciale pe Internet. Multe companii oferă adrese de e-mail individuale pentru probleme speciale, de exemplu, pentru a urmări livrarea de bunuri, bunuri de returnare sau asistență tehnică. Este posibil ca utilizarea canalelor de comunicare furnizate să fie mult mai eficientă decât scrisoarea standard de pe e-mailul total al companiei. În plus, dacă ignorați facilitățile de comunicare furnizate, procesul de legare la companie poate dura mult mai mult timp.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail la serviciul clienți Pasul 3

3. Activați informațiile care vă identifică în serviciul dvs. de asistență. Companiile trebuie să știe ce produse sau servicii pe care le-ați achiziționat, precum și data achiziționării și datele așteptate de livrare a bunurilor sau furnizarea de servicii. Este posibil ca companiile să aibă nevoie și să cunoască adresa dvs. de domiciliu și numărul bunurilor achiziționate. Asigurați-vă că toate acestea sunt prezentate în e-mailul dvs.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail la serviciul clienți Pasul 4

4. Utilizați tonul corespunzător. Unii experți acordă atenție faptului că scrisorile din serviciul de asistență pentru clienți scrise etichetei pot fi ignorate sau eficacitatea lor va fi mult mai mică. Încercați să rămâneți la un anumit stil în scrisoare, care vă va arăta nivelul de educație și cunoștințe, fără a utiliza declarații excesive provocatoare.

Imagine intitulată Scrieți un e-mail la serviciul clienți Pasul 5

cinci. Întrebați direct dorit. Multe e-mailuri experimentate scrie în asistența pentru clienți servesc că este mai bine să fii sincer despre așteptările tale. Compania poate fi de acord sau nu cu cerințele dvs., dar prin furnizarea de informații clare, veți ajuta reprezentantul companiei nu numai că vă înțelegeți punctul dvs. de vedere, ci și arătați opinia dvs. cu privire la toate problemele legate de produse sau alte probleme în serviciul clienți.

Aflați mai multe despre politica companiei. La elaborarea unei cereri, puteți efectua mai întâi cercetări pentru a înțelege ce cerințe vor fi cel mai probabil satisfăcute. Cum de a rezolva problema a apărut - depinde de tine, dar înțelegerea poziției companiei vă va ajuta să faceți mesajele dvs. mai eficiente.