Cum se scrie un raport săptămânal (cu ilustrații)

Rapoartele săptămânale pot fi necesare în diferite cazuri: la întreprinderile cu amănuntul, în procesul de cercetare, atunci când trece practicile sau stagii. Aflați cum să faceți rapoarte săptămânale competent, astfel încât managerul dvs. a văzut clar cum se mișcă locul de muncă.

Pași

Partea 1 din 3:

Reguli privind fluxul de informații

unu. Determinați scopul raportării. Rapoartele săptămânale pot face parte din funcțiile de muncă sau de studiu, dar nu se poate spune că raportul este doar de dragul acestor sarcini. Determinați funcțiile care sunt solicitate pentru a efectua un raport săptămânal pentru a ști ce informații se reflectă în el și ce să acorde o atenție deosebită.

De regulă, raportul este destinat să informeze managerii cu privire la stadiul actual al afacerilor sau să-i ajute să ia decizii.
De exemplu, dacă sunteți un manager de retail, atunci puteți solicita rapoarte cu rate finale de vânzare pe săptămână. Potrivit unor astfel de rapoarte, capul este capabil să evalueze eficiența angajaților, să ajusteze prețurile și să analizeze ordinele.
Rapoartele privind proiectul de cercetare, stagiul sau practica de formare vă permit să demonstrați supraveghetorului dvs. științific cum a avansat munca dvs., împărtășirea unor realizări sau descoperiri importante.

Imagine intitulată scrie un raport săptămânal Pasul 2

2. Determinați cine este adresat raportului dvs. Este imposibil să se compileze un raport competent dacă nu știți cine va fi destinat în ce scop. Numai acest lucru poate fi înțeles care este cea mai mare valoare.

Cunoașterea publicului țintă vă permite să organizați competent structura rapoartelor și să utilizați limba corespunzătoare. De exemplu, un raport pentru elevii de școală elementară nu va fi absolut similar cu textul conceput pentru liderii unei mari corporații.

De asemenea, este important să se înțeleagă momentele deja cunoscute potențialului cititor și la ce întrebări este necesar să se clarifice sau să furnizeze surse suplimentare. De exemplu, crearea unui raport privind problemele juridice, care este destinat consiliului de avocați, nu aveți absolut nevoie să furnizați o explicație detaliată a legilor existente. Pe de altă parte, sunt necesare astfel de explicații dacă raportul este destinat administratorilor fără educație juridică.

Dacă raportul este compilat în legătură cu stagiul, cercetarea sau altă parte a procesului educațional, este important să înțelegem că publicul dvs. nu este un profesor sau un supraveghetor, chiar dacă treceți raportul acestora. Concentrați-vă asupra esenței proiectului și a zonei specifice de cunoaștere pentru a înțelege ce este cititorul dvs.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 3

3. Plute informații în ordinea importanței. Deși raportul ar trebui să fie scris concis și, în esență, chiar și în acest caz, acesta nu poate citi. Din acest motiv, cele mai importante date cu rezultatul și concluziile ar trebui plasate la începutul textului.

De exemplu, dacă aveți nevoie să comparați și să comparați trei branduri diferite de echipamente și să vă recomandăm cea mai bună opțiune, începeți cu rezultatele, apoi explicați-vă alegerea.

De regulă, prima pagină de raport este o scurtă prezentare a rezultatelor, concluziilor și recomandărilor. Explicațiile detaliate ar trebui să fie în principal textul documentului, astfel încât, dacă este necesar, cititorii pot înțelege cauzele unor astfel de concluzii.

Imagine intitulată scrie un raport săptămânal Pasul 4

4. Realizați un raport tipic "Fate" tipic. În cele mai multe cazuri, rapoartele săptămânale sunt necesare pentru contabilitatea și munca de birou, astfel încât acestea sunt pur și simplu hrănite și intră în arhivă. Este mai bine să realizați imediat că rapoartele sunt extrem de rare citiți de la început până la sfârșit.

Acest fapt nu este un motiv să fii leneș sau să scrie un raport așa cum a căzut. Rapoartele dvs. reflectă atitudinea dvs. față de muncă și calitățile dvs. ca angajat sau student. Într-un raport compilat ocazional, veți ridica cu siguranță atenția și cuvintele "Știam că nu o veți citi" va fi cu siguranță demnă de justificare.

Întregul raport ar trebui să fie calitativ și competent, dar ar trebui să se acorde o atenție deosebită acestor părți care vor fi citite cel mai probabil. Acestea includ, de obicei, rezumat și concluzii sau recomandări. Să le acorde o atenție deosebită.

Este important să înțelegem că angajatorul nu poate citi raportul, deoarece nu are nici un caz sau nu are nevoie de un raport. Liderii supreme sunt întotdeauna extrem de ocupați, deci sunt capabili să identifice informații substanțiale care vă permit să luați în mod eficient decizii. Astfel de fețe nu vor citi întregul raport, dacă acest lucru nu este necesar, dar ei pot întotdeauna să se întoarcă mai târziu.

Partea 2 din 3:

Structura raportului

unu. Întrebați eșantionul. Multe companii au adoptat un format standard de raport săptămânal, iar managerii se pot obișnui să obțină informații într-o anumită formă. Alt format de raport poate provoca confuzie.

Să fie deosebit de atent cu rapoartele de vânzări. Managerii se obișnuiesc cu o anumită structură de raport și pot găsi informațiile necesare de la o privire la pagină. Dacă vă îndepărtați de formatul primit, raportul va fi aproape inutil, deoarece managerul va trebui să re-citi întregul text pentru a găsi informațiile necesare.
Contactați secretarul și cereți-vă să vă oferiți un eșantion să nu reinventați din nou bicicleta. Adesea în companii există un șablon de documente cu toți parametrii, inclusiv câmpurile, fonturile, stilurile de masă și paragrafele.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 6

2. Luați în considerare metoda de referință. Documentul de imprimare sau aplicația electronică este complet diferită de un raport care este servit în textul de e-mail.

De exemplu, dacă raportul este trimis ca atașament într-un e-mail, atunci un rezumat ar trebui inclus în textul scrisorii. Apoi cititorul nu trebuie să deschidă atașamentul pentru a înțelege ideea de bază.

Pentru un raport tipărit, este de obicei necesar să se pregătească o scrisoare de însoțire sau o pagină de titlu, astfel încât raportul să poată fi identificat corect și introdus.

Indiferent de raportul raportului, este important să specificați numele dvs. de familie pe fiecare pagină și să le amorțiți în formatul "x de la y". Paginile pot fi împărțite cu ușurință, deci este important să știți cum este scris raportul pe câte pagini și care este autorul documentului.

Toate informațiile necesare pot fi specificate în subsolul de sus. De exemplu, introduceți-l: "Raportul de vânzări, Ivanov Peter Arkadyevich, Săptămâna 32, Pagina 3 din 7".

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 7

3. Atașați rezumatul. Rezumatul raportului se potrivește, de obicei, unei perechi de paragrafe, iar fiecare secțiune este transmisă de una până la două propoziții. Ideea este că managerul a fost suficient pentru a citi doar un rezumat și, dacă concluziile dvs. coincid cu ipotezele sale pe această temă, luați măsuri fără a trebui să citiți întregul raport.

Este important ca rezumatul să fie scris clar, la prețuri accesibile și concise. Nu utilizați jargon profesional și termeni speciali care necesită explicații, chiar dacă cititorul este bine versat în terminologia sectorială.

Scurt conținut este compilat după finalizarea elementelor de raport rămase. Este imposibil să rezumăm pe scurt paragraful care nu sunt încă scrise, chiar și cu un plan detaliat. În timpul lucrului, se pot schimba mult.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 8

4. Gândiți-vă la structura paragrafelor și a secțiunilor. Decideți cu formatul și lăsați un plan de partiție de raportare care va îndeplini sarcinile.

Planul ar trebui să fie logic, secțiunile trebuie să curgă una la alta. De asemenea, luați în considerare cine va fi un cititor potențial de raportare.

De regulă, raportul constă într-un rezumat, introducere, concluzii și recomandări, date și explicații, precum și o listă de surse. Rapoartele extinse pot fi completate cu anexe cu date și tabele importante, dar rapoartele săptămânale nu sunt de obicei atât de lungi.

Fiecare secțiune ar trebui să atingă o singură întrebare. Fiecare paragraf din secțiune descrie o idee. Deci, dacă secțiunea raportului săptămânal de vânzări se numește "branduri de îmbrăcăminte populare pentru copii", fiecare marcă ar trebui să primească un paragraf. Dacă aveți nevoie să specificați separat hainele pentru băieți și fete, utilizați subtifciuni (cu subtitrări adecvate) pentru fiecare brand, în interiorul căruia se pentruie un paragraf de îmbrăcăminte pentru băieți și unul - haine pentru fete.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 9

cinci. Creați o pagină de titlu sau o scrisoare de intenție. Pentru rapoartele sumare, nu este necesară lista de titluri, dar raportul detaliat ar trebui să fie prevăzut cu o fișă separată, cu o indicație a autorului raportului și o scurtă descriere a sarcinii.

Pagina de titlu diferă de la scurt conținut, deoarece conține, de fapt, numai informațiile necesare pentru înregistrarea corectă și acoperirea raportului.

Organizația poate exista o pagină de titlu de șablon standard pentru rapoartele săptămânale. În acest caz, respectați regulile stabilite.

În pagina de titlu, ar trebui să specificați un nume sau o descriere a raportului (de exemplu, un raport săptămânal de vânzări), numele compilatorului și al tuturor coautorilor, numele companiei, data întocmirii sau depunerii raport.

Partea 3 din 3:

Cuvintele și formularea combină

unu. Inventați titlurile și subtitrările competente. Aceste elemente de raport permit cititorului să găsească rapid secțiunile necesare și informațiile suplimentare care vor contribui la înțelegerea concluziilor și recomandărilor.

Titlurile și subtitrările secțiunilor trebuie să fie cu precizie și să înțeleagă conținutul.
De exemplu, într-un raport săptămânal de vânzări, puteți utiliza secțiunea "Tendințe în îmbrăcăminte pentru femei", "Tendințe în îmbrăcăminte pentru bărbați" și "Branduri populare de îmbrăcăminte pentru copii". Apoi, în cadrul fiecărei secțiuni, puteți selecta subsecțiunile, ale căror nume vor reflecta tendințele clare sau numele mărcilor populare.
Utilizați aceleași modele gramaticale pentru toate anteturile pentru a arăta logice și consecvente. De exemplu, dacă primul antet este formulat ca fiind "cele mai bune produse din colecția masculină", următorul titlu ar trebui să fie "poziția de lider în îmbrăcămintea femeilor", și nu "primește vânzări de bunuri pentru femei".

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 11

2. Utilizați oferte simple și ușor de înțeles. Raportul dvs. ar trebui să fie alcătuit din propuneri cu o structură simplă "subiect, LED, supliment" pentru a vă exprima în mod clar gândurile și pentru a vă demonstra încrederea în concluziile și recomandările.

Re-citiți versiunea proiectului și traversați toate cuvintele suplimentare. În fiecare propoziție, găsiți artistul la acțiune și plasați-l înainte de verb. Propunerile schematice trebuie să fie de "cine face".

Scapa de cuvinte și fraze excesive precum "astăzi", "cu scopul de a" sau "pentru disponibilitate".

Acest stil poate părea plictisitor, dar nu meritați sarcina de a distra cititorul. Pentru raport, este mult mai important să transmită în mod eficient aspecte și concluzii cheie.

Imagine intitulată scrie un raport săptămânal Pasul 12

3. Să facă concluzii obiective și imparțiale. În raport, este adesea necesar să se ofere recomandări, dar ar trebui să se bazeze pe fapte și nu opiniile și senzațiile personale. Este important să convingeți cititorul cu dovezi incontestabile și claritate de gândire.

Nu utilizați adjective, precum și alte cuvinte și fraze cu o culoare emoțională pronunțată pozitivă sau negativă. Concentrați-vă asupra faptelor și a bunului simț.

De exemplu, în raport, vă recomandăm să creșteți unul dintre managerii de vânzări. Să vă consolideze recomandarea față de faptele care demonstrează că o persoană merită cu adevărat creșterea, dar nu dau un aviz subiectiv și nu face apel la emoții. "Alina arată în mod regulat cele mai bune rezultate, deși funcționează doar 15 ore pe săptămână" convingător decât "Alina este o persoană foarte frumoasă și întotdeauna încearcă, deși este forțată să lucreze o săptămână incompletă, pentru că îi pasă de mama în vârstă".

Imagine intitulată scrie un raport săptămânal Pasul 13

4. Utilizați verbe convingătoare. Dacă textul este scris într-un angajament valid, acțiunea din propunere este exprimată într-un singur cuvânt - verb. Utilizați verbe capabili și convingătoare care descriu în mod clar acțiunea.

Este recomandabil să se acorde prioritate verbelor simple. De exemplu, "vinde" este întotdeauna mai bună decât "implementarea".

Uneori sunt necesare verbe, exprimând procesele mentale - gândiți-vă, știți, înțelegeți, credeau - dar, în general, sunt inferiori verbelor de acțiune. Încercați să vă implementați declarația și să o transformați în acțiune. De exemplu, ați scris: "Cred că în următoarele luni, vânzările vor crește". Implementați aprobarea și schițați cauzele unei astfel de presupuneri. Reformulați oferta: "Așa cum arată practica, în sezonul sărbătorilor, vânzările cresc. Prezent că în noiembrie și decembrie ratele de vânzare vor crește. ".

Textul trebuie să se concentreze asupra acțiunii. Re-citiți raportul, încercați să scăpați de propozițiile inutile și să înlocuiți cuvintele în exces prin verbe convingătoare. De exemplu, "asistarea" poate fi înlocuită cu "ajutor" și "asigurarea" - pentru a "proteja".

Imagine intitulată scrie un raport săptămânal Pasul 14

cinci. Nu folosiți suferința. Formul pasiv lovește din propunerea subiectului de acțiune și obiectul vine în prim plan. În unele situații, depozitul pasiv este necesar din considerente politice sau diplomatice, dar cel mai adesea face textul confuz și de ceață.

Depozitul real face posibilă accentul pe artiștii de acțiune și arată cititorul persoanelor responsabile. Pentru a evalua importanța acestui aspect, imaginați-vă că această ofertă a fost prinsă în articolul ziarului: "Din fericire, toți copiii au reușit să salveze". Este necesar să înțelegem cine a salvat acești copii. Dacă propunerea a fost un fel de "profesor de educație fizică Ivan Sergeev sa întors de mai multe ori la consiliul de ardere al școlii internat și a salvat toți copiii", atunci eroul real merge în prim plan.

De asemenea, depozitul real vă permite să găsiți responsabilul pentru consecințele negative. Fraza "unele erori au fost permise" va forța angajatorul să perplex care a făcut greșeli și cine ar trebui pedepsit. Dacă faceți greșeli, recunoașteți responsabilitatea și luați consecințe.

Fiți atenți la formele verbului "pentru a" găsi sugestii cu angajament pasiv. Dacă ați reușit să le găsiți, determinați acțiunea acționând și persoana care o face, după tipul de ordin cuvânt.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 15

6. Utilizați metode de exprimare a datelor vizuale. Schemele și graficele sunt percepute mult mai ușor și aranja imediat după paragraful cu astfel de informații (mai ales dacă aceste date conțin un număr mare de numere).

Alegeți instrumente vizuale adecvate care simplifică cititorul de sarcini și lucrează în scopul raportului.

De exemplu, utilizați o diagramă liniară pentru a afișa o vânzări de lână. O astfel de prezentare a datelor este mult mai eficientă pentru tabel cu numărul de unități de bunuri vândute pentru fiecare lună, deoarece cititorul de tabel este forțat să păstreze toate numerele în minte și să le compare între ele pentru a descoperi tendințele. O privire la program va fi suficientă pentru a înțelege esența.

În primul rând, o persoană întotdeauna atrage atenția asupra elementelor vizuale. Toate diagramele și schemele trebuie să fie clare și îngrijite, localizate corect pe pagină. Utilizați numai acele elemente care vă confirmă cu adevărat concluziile și recomandările.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 16

7. Nu utilizați jargonul. Fiecare ramură a cunoștințelor sau a activității are terminologia inevitabilă, precum și cuvinte la modă care sunt adesea folosite în cărți și articole. Uneori sunt utile, dar în majoritatea cazurilor, jargonul interferează în mod clar și exprimă competența ideea principală.

Încercați să faceți o listă de jargon profesional, pentru a nu abuza de astfel de cuvinte în raport. Finalizați lucrările din text și căutați după cuvinte cheie pentru a înlocui unitățile lexicale nedorite.

Trebuie să se înțeleagă că un număr mare de cuvinte la modă nu vor arăta cititorului, ca și cum ați fi "în subiect", dar veți inversa efect. Directorul și managerii sunt adesea mai în vârstă decât angajații obișnuiți și au văzut o mulțime de astfel de cuvinte în secolul lor. Dacă abuziți jargonismele, ei consideră că sunteți prea leneș, nu înțelegeți subiectul sau doriți doar să impresionați.

De asemenea, este mai bine să nu folosiți termenii prea complicați. De exemplu, un raport privind litigiul juridic nu ar trebui să conțină o cantitate excesivă de formulări juridice incoerente.

Imagine intitulată Scrieți un raport săptămânal Pasul 17

opt. Corectați toate erorile. Un număr mare de erori de scriere și erori gramaticale distrage doar cititorul și creează o idee negativă a autorului. Scrieți un proiect de raport în avans, astfel încât să aveți timp să lucrați la erori.

Verificați ortografia și gramatica în programul de text de pe computer, dar nu trebuie să se bazeze numai pe corecțiile automate. Astfel de programe pot pierde o mulțime de erori, în special în cuvinte similare ("dimensiuni" în loc de "mănuși").

Citiți partea din spate a spatelui în avans pentru a găsi toate erorile. Dacă subiectul raportului este închis, atunci să nu observați eroarea este foarte simplă, deoarece creierul poate "gândi automat" cuvinte lipsă sau litere în text. Citiți fundul pentru a percepe cuvintele individuale.

Citiți raportul cu voce tare pentru a observa erori și defecte stilistice. Dacă nu puteți citi oferta sau paragraful fără un knockout, este probabil ca textul dvs. să fie supraîncărcat, iar cititorul va fi, de asemenea, rănit. Rescrie sentințele nereușite.