Cum să automatizați rapoartele în Excel (cu ilustrații)

Din acest articol veți învăța cum să automatizați crearea de rapoarte de date în Microsoft Excel. Este descris aici ca în tabelul Excel pentru a solicita date de la o sursă externă (MySQL, Postgres, Oracle și așa mai departe) și a crea un raport utilizând un plug-in special care va conecta tabelul Excel cu surse de date externe.

Pentru a crea un raport de date în tabelul Excel, folosim macro, care vă permite, de asemenea, să salvați rapoartele în diferite formate de fișiere cu o singură apăsare a cheii. Rețineți că un Excel are o funcție care vă permite să creați macrocomenzi fără a fi nevoie să scrieți codul programului.

Pași

Metoda 1 din 2:

Pentru datele din Excel

unu. Dacă datele pe care trebuie să fie compilate raportul sunt deja în tabelul Excel, automatizați procesul de creare a unui raport utilizând macrocomenzii. Macrocomenzile sunt acceptate de o funcție Excel care vă permite să automatizați sarcini complexe și repetitive.

Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 2

2. Rulați Excel. Faceți dublu clic (sau faceți clic pe computerul Mac) pe pictograma ca o literă albă "x" pe un fundal verde, apoi faceți clic pe "Cartea goală" din pagina Șabloane.

Pe computerul Mac este posibil să trebuiască să faceți clic pe "Fișier"> "Cartea goală".

Dacă aveți deja un raport Excel pentru a automatiza, faceți dublu clic pe fișierul de raportare pentru ao deschide în Excel.

Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 3

3. Introduceți datele de calcul foame, dacă este necesar. Dacă nu ați adăugat anteturile coloanelor și numerele pe care trebuie să le faceți un raport, faceți-o acum.

Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 4

4. Activați meniul Dezvoltator. În mod implicit, acest meniu nu este afișat în partea de sus a ferestrei Excel. Pentru a activa meniul "Developer":

Windows - Apăsați "FILE"> "Parametri"> "Configurați banda" (pe panoul din stânga), bifați caseta de selectare "Developer" din colțul din dreapta jos (dacă nu vedeți această opțiune, derulați în jos pagina) și apoi Faceți clic pe "OK".

MAC - Apăsați "Excel"> "Parametri"> Panglică și bara de instrumente, verificați caseta de selectare "Developer" din lista "Basic", apoi faceți clic pe "Salvați".

Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 5

cinci. Clic Dezvoltator. Veți găsi această filă în partea de sus a ferestrei Excel. Bara de instrumente Developer se deschide.

Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 6

6. Faceți clic cu Macro-înregistrare. Aceasta este opțiunea din bara de instrumente. Va apărea o fereastră pop-up.

Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 7

7. Introduceți numele macro. Fă-o în câmpul de text "Nume macro". Deci, ulterior veți determina cu ușurință ce fel de macro.

De exemplu, dacă macro-ul va construi un program bazat pe datele disponibile, numele "grafic1" sau cumva similar.

Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 8

opt. Creați o comandă rapidă de la tastatură pentru a începe Macro. Apăsați tasta ⇧ Shift, apoi apăsați o altă tastă (de exemplu, T) pentru a crea o cheie de tastatură.

Pe computerul Mac, combinația cheie va fi ⌥ Opțiune+⌘ comandă Și o altă cheie (de exemplu, ⌥ Opțiune+⌘ comandă+T).

Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 9

nouă. Salvați macro-ul în tabelul deschis Excel. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe "Salvați B" și selectați meniul "Această carte", astfel încât macro-ul să fie disponibil tuturor celor care vor deschide acest tabel.

Fișierul Excel trebuie salvat într-un format special cu macrocomenzi.

Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 10

10. Faceți clic cu BINE. Acest buton din partea de jos a ferestrei. Setările macro vor fi salvate și modul de scriere va porni. De acum înainte, toate acțiunile dvs. vor fi înregistrate (înainte de momentul în care opriți înregistrarea).

Imagine intitulată Automate rapoarte în Excel Pasul 11

unsprezece. Urmați pașii pe care doriți să o automatizați. Excel va urmări fiecare clic, fiecare apăsare de taste și parametrii de formatare introdusă - toate acestea vor fi introduse în lista macro.

De exemplu, pentru a selecta datele și pentru a crea o diagramă, selectați datele necesare, faceți clic pe "Insert" din partea de sus a ferestrei Excel, selectați tipul de diagramă și editați diagrama de care aveți nevoie.

Un alt exemplu: pentru a crea un macro pentru a construi un grafic din datele care sunt în celule cu A1 prin A12, faceți clic pe o celulă goală, introduceți = Sums (A1: A12) și apăsați pe ↵ Introduceți.

Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 12

12. Faceți clic cu Opriți înregistrarea. Această opțiune se află pe bara de instrumente "Developer". Înregistrarea va fi oprită și toate acțiunile pe care le-ați făcut în timpul înregistrării vor fi salvate ca o macro separată.

Imagine intitulată Automate rapoarte în Excel Pasul 13

13. Salvați tabelul Excel ca fișier cu suport Macros. Faceți clic pe "Fișier"> Salvați ca »și modificați formatul fișierului la" XLSM "(în loc de" XLS "). Apoi introduceți numele fișierului, selectați folderul pentru al salva și faceți clic pe "Salvați".

Dacă nu faceți acest lucru, macro-ul nu va fi salvat ca parte a foii de calcul, adică nu vor putea folosi alte persoane pe alte computere.

Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 14

paisprezece. Rulați macro. Pentru a face acest lucru, apăsați combinația de taste selectată atunci când creați un macro. Procesele înregistrate în Macro vor fi efectuate.

De asemenea, pentru a porni macro, puteți apăsa "Macros" în fila Developer, selectați numele macro și faceți clic pe "Rulați".

Metoda 2 din 2:

Pentru datele externe (MySQL, Postgres, Oracle și așa mai departe)

unu. Descarca Plugin kloudio. Cu aceasta, tabelul dvs. Excel poate fi conectat la o bază de date externă sau o sursă de date. Acest plugin funcționează, de asemenea, cu mese Google.

Imagine intitulată Automate rapoarte în Excel Pasul 16

2. Comparați tabelul cu o sursă de date externă. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul "+" de pe portalul Kloudio. Introduceți informații despre baza dvs. de date (Tipul de date, acreditările) și selectați Opțiuni de securitate / criptare Dacă lucrați cu date confidențiale sau date ale companiei.

Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 17

3. Când tabelul dvs. este conectat la baza de date, solicitați date externe și creați rapoarte pot fi direct în Excel. Creați un raport pe portalul Kloudio, apoi selectați-l în meniul Excel. Apoi aplicați filtre suplimentare și setați frecvența actualizării raportului (astfel încât tabelul să fie actualizat automat în fiecare săptămână, zi sau chiar o oră).

Imagine intitulată Automate rapoarte în Excel Pasul 18

4. Mai mult, puteți introduce datele din tabelul conectat și puteți actualiza datele din sursa de date externe. Creați șablonul de descărcare pe portalul Kloudio și obțineți ocazia de a descărca manual sau automat modificările făcute în foaia de calcul la sursa de date externe.

sfaturi

Încărcați pluginurile Excel numai de la Microsoft AppSource, dacă nu aveți încredere în dezvoltatorii terțe.
Macrocomenele pot fi utilizate pentru a automatiza ambele sarcini simple (de exemplu, pentru a adăuga valori sau a crea diagrame) și complexe (de exemplu, pentru a calcula valorile din celule, creând o diagramă bazată pe rezultatele calculelor, diagrame de marcare și imprimare Rezultatele obținute).
Dacă deschideți foaia de calcul cu un macro, este posibil să trebuiască să faceți clic pe "Activați conținutul" pe banda galbenă din partea de sus a ferestrei pentru a face capacitatea de a utiliza macro-ul.

Avertizări

Macro va adăuga absolut toate acțiunile pe care le efectuați în modul de înregistrare. Prin urmare, nu introduceți valori eronate, nu începeți programele inutile și nu ștergeți fișierele.
Macrocomenzile pot fi rău intenționate (de exemplu, create pentru a șterge fișierele pe un computer). Nu rulați macrocomenzi obținute din surse nesigure.