Cum se organizează un sistem de stocare a documentelor: 5 pași

Există mai multe modalități de a crea un fișier de card. Alegerea depinde de nevoile dvs. și de metoda de căutare preferată.

Pași

unu. Luați în considerare avantajele sistemului de stocare alfabetic. Sistemul alfabetic funcționează bine dacă sortați numele oamenilor, autori, titlurilor și cărților și cărților și T.D. Dacă utilizați simplu pentru a căuta documente, sistemul alfabetic va fi pentru dvs. probabil cel mai convenabil și ușor de utilizat.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 2

2. Utilizați separarea după subiect. Dacă învățați sau lucrați cu un set specific de articole, divizia de subiect poate fi destul de convenabilă pentru a căuta informații. De exemplu, dacă aflați dreptul, documentele dvs. pot fi împărțite pe nume de nume: legea constituțională, dreptul administrativ, dreptul internațional și T.D.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 3

3. Detașați obiectele prin frecvența utilizării. Funcționează bine cu lucrările pe care le folosiți în mod constant. Acest sistem funcționează bine în combinație cu altul, de exemplu, alfabetic. Plasați cele mai frecvent utilizate informații compacte în loc, de unde vor primi pur și simplu, de exemplu, în partea din față a cutiei de hârtie.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 4

4. Încercați un sistem numeric. Un astfel de sistem este potrivit pentru a lucra cu numere sau date. De exemplu, dacă lucrați cu conturi, verificări, evenimente, sistemul numeric va ajuta la extragerea informațiilor foarte repede. Ca parte a acesteia, puteți face o diviziune separată cu luni și ani. Pentru persoanele care utilizează numerele ca metodă de identificare a unui document, de exemplu, lucrul cu lucrări medicale, documente juridice, protocoale judiciare și t.D. Sistemul numeric va fi o metodă foarte practică de căutare a informațiilor din fișierul card.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 5

cinci. Utilizați culori. O astfel de abordare creativă va fi utilă pentru persoanele cu o memorie vizuală bună. Utilizarea codului de culoare poate ajuta la crearea referințelor încrucișate la diferite proiecte.

sfaturi

Aceste principii sunt utile, inclusiv pentru sistemele de stocare a computerului.
Utilizați indicatori pentru datele care nu sunt alfabetic. Pointerii trebuie să fie organizați în ordine alfabetică, astfel încât datele să poată fi găsite rapid. Pointerul trebuie plasat în partea din față a depozitelor documentului.
Începeți cu tulburarea și sortarea hârtiei, în procesul de hârtie trebuie remarcat pentru clasificarea ulterioară.
De asemenea, trebuie să aveți un loc separat pentru documentele care nu introduc nici una din categoriile disponibile.

De ce ai nevoie

Fișiere de carduri
Dosare pentru documente
Dulapuri de depozitare a folderului