Cum să arhivați documentele: 6 pași (cu ilustrații)

Arhivarea este una dintre modalitățile de stocare a informațiilor în formă electronică. Multe organizații în fiecare zi convertesc textul pe hârtie într-un format digital pentru a crește durata de viață a documentelor. Acest lucru, combinat cu o cantitate imensă de date generate de un computer astăzi, înseamnă că importanța arhivării documentelor va crește. Dacă știți cum să arhivați documentele, puteți elibera spațiul pe care computerul procesează mai productiv documentele curente.

Pași

unu. Arhivarea documentelor către fișierul zip. Foarte convenabil pentru fișiere importante, dar rareori folosite, deoarece fișierele ZIP reduc spațiul ocupat de hard disk.

Doar evidențiați fișierele pe care doriți să le convertiți în format ZIP.
Faceți clic dreapta și selectați "Trimitere".
Trimiteți fișiere la" Folder Zip comprimat".
Verificați dacă toate fișierele sunt într-adevăr acolo, făcând dublu clic pe folderul ZIP. Dacă da, puteți șterge fișierele sursă.

Imagine intitulată Documentele de arhivă Pasul 2

2. Documente înregistrate pentru un mediu separat. Opțiune populară pentru arhivarea digitală - Unități de bandă magnetice exterioare, hard disk-uri externe sau unități flash.

Imagine intitulată Documentele de arhivă Pasul 3

3. Efectuați o copie de rezervă a documentelor pe un CD sau DVD dacă aveți un recorder CD sau DVD. Copii de backup sunt un alt mod de a arhiva, totuși, probabil știți această metodă sub un alt nume - înregistrare. De exemplu, Windows utilizează formatele "de fișiere live" și "mastered" formate (mai bune pentru compatibilitatea cu alte dispozitive) pentru a copia fișiere pe CD sau DVD.

Introduceți un CD sau DVD înregistrator într-o unitate sau un recorder DVD al computerului pentru sistemul de fișiere live.

Când apare caseta de dialog, faceți clic pe "Scrieți fișiere pe disc cu date".

Introduceți numele discului, apoi faceți clic pe "Next".

Așteptați până când apare un folder gol de disc. Aceasta înseamnă că discul este formatat și gata de copiere a fișierelor.

Deschideți dosarul cu documentele pe care doriți să le arhivați și trageți fișiere într-un dosar gol de disc.

Pentru format mastered, introduceți CD-ul sau DVD-ul de înregistrare în unitatea sau DVD înregistrator al computerului.

Când apare caseta de dialog, faceți clic pe "Înregistrați fișierele pe discul de date".

Introduceți numele discului și faceți clic pe "Afișați opțiunile de formatare".

Selectați "Mastered" și faceți clic pe "Next".

Așteptați până când apare un folder gol de disc. Aceasta înseamnă că discul este formatat și gata de copiere a fișierelor.

Deschideți dosarul cu documentele pe care doriți să le arhivați și trageți fișiere într-un dosar gol de disc.

Imagine intitulată Documentele de arhivă Pasul 4

4. Trimiteți documente la stocarea externă.

În plus față de funcționarea ca loc pentru fișierele de arhivă, stocarea în siguranță la distanță protejează informațiile dintr-un accident, cum ar fi incendiul și eșecul hard diskului.

Cu acest număr de companii care oferă acest serviciu, trebuie să contactați direct compania, pentru a clarifica modul în care funcționează și ce garanții sunt incluse în arhivarea la distanță a documentelor.

Imagine intitulată Documentele de arhivă Pasul 5

cinci. Utilizați software-ul digital de arhivare.

Una dintre cele mai renumite metode de salvare a aspectului documentului este de a crea un fișier PDF. Oferit Adobe, cunoscut sub numele de Adobe Acrobat, facilitează convertirea documentelor în format PDF din diverse programe. Există, de asemenea, mai multe programe gratuite care pot crea aceste fișiere.

Versiunile viitoare ale Software-ului Adobe vor fi compatibile cu documentele versiunilor anterioare.

În plus, cititorul de documente PDF poate fi descărcat gratuit de pe site-ul Adobe.

Imagine intitulată Documentele de arhivă Pasul 6

6. Rămâneți conștienți de cele mai noi tehnologii din domeniul arhivării documentelor. Ca ceea ce este relevant astăzi poate fi depășită mâine. Prin urmare, problemele sunt posibile atunci când transferați fișiere de arhivă într-un nou sistem.

sfaturi

Dosarele arhivelor de arhivă, astfel încât dvs. sau de alte persoane să poată găsi rapid documentele necesare. Cea mai ușoară modalitate este de a include în numele fișierului sau dosarul, numele și data. De exemplu, dacă arhivați rapoartele de afaceri, puteți apela dosarul "Business File primul trimestru al anului 1997". În sisteme mai mari pentru clasificarea arhivelor, sunt utilizate metadatele.
Un alt motiv pentru arhivarea fișierelor - cerințe legale care necesită stocarea informațiilor.

Avertizări

Pericol existent - Risc de deteriorare a fișierului. Asigurați-vă că utilizați un sistem bine dovedit pentru a vă sprijini informațiile.
Datele multimedia sunt adesea asociate cu anumite componente hardware sau software, ca rezultat că acestea nu pot fi disponibile în afara sistemelor specifice.
Dacă sistemul nu apare la arhivarea documentelor, acest lucru poate duce la pierderea neintenționată a fișierelor, mai ales dacă au fost eliminate în mod eronat.

De ce ai nevoie

Sistem de stocare separat dacă doriți să arhivați documente la un alt mediu.