Cum să arhivați lotus Notes: 7 pași

Dacă terminați locul pe e-mail Lotus Notes, și nu sunteți gata să eliminați excesul de corespondență, atunci gândiți-vă la arhivarea scrisorilor dvs. Arhivarea literelor înseamnă că copiați mesaje către un alt loc de pe computer. În acest articol veți învăța cum să arhivați literele lotus note pentru a face loc în contul dvs., păstrând datele poștale. Și, de asemenea, ajută calculatorul și software-ul dvs. să funcționeze cu performanțe mai mari.

Pași

unu. Setați limita de dimensiunea fișierului poștal. Setați dimensiunea fișierului dvs. de poștă electronică pentru cel mult 500 MB. (Unele organizații utilizează o limită mai mică, de exemplu, 200 MB.)

Verificați dimensiunea datelor în fișier, bază de date, proprietăți. În Lotus 8, mergeți la fișier, aplicații, proprietăți.
Faceți clic pe fila "I". Cameră lângă S "Spatiu pe disc" - Aceasta este dimensiunea datelor din Lotus Notes.

Imagine intitulată Arhivă Lotus Notes Pasul 2

2. Aflați setările dorite pentru organizația dvs. Dacă utilizați note Lotus pentru școală sau muncă, atunci ar fi deja configurat. Ajută organizațiile să controleze numărul de e-mailuri pe utilizator, precum și performanța generală a computerelor din cadrul organizației. Dacă arhivarea este deja configurată, discutați cu personalul tehnic despre dacă este posibil să modificați aceste setări.

Imagine intitulată Arhivă Lotus Notes Pasul 3

3. Determinați parametrii de arhivare dorit. Puteți arhiva fie toate e-mailurile Lotus Notes, fie alese. În plus, va trebui să vă gândiți la cât de des se va face arhivarea Lotus Notes.

Deschideți aplicația corespunzătoare (e-mail).

Mergeți la acțiuni, arhivă, setări.

Deschideți fila Criterii și asigurați-vă că opțiunea este selectată "Implicit pentru ultima modificare".

Clic "BINE", Pentru a salva modificările.

Asigurați-vă că criteriile sunt activate.

Imagine intitulată Arhivă Lotus Notes Pasul 4

4. Creați un program pentru actualizări automate. Schema de arhivare automată garantează că efectuați în mod regulat și în mod constant această operațiune. Și vă va salva timpul.

Deschideți aplicația corespunzătoare (e-mail).

Mergeți la acțiuni, arhivă, setări.

Deschideți fila Program. Asigurați-vă că opțiunea este selectată "Programarea arhivării".

Selectați ora și ziua dorită când fișierele sunt arhivate.

Imagine intitulată Arhivă Lotus Notes Pasul 5

cinci. Faceți o arhivare manuală a lotusului. Chiar dacă ați creat un program automat pentru arhivare, puteți arhiva manual în orice moment.

Deschideți aplicația corespunzătoare (e-mail).

Deschideți e-mailul sau dosarul a cărui arhivare doriți să efectuați.

Du-te la acțiuni, arhivă, arhivă acum.

Faceți clic pe Da pentru a arhiva cu setările selectate.

Imagine intitulată Arhivă Lotus Notes Pasul 6

6. Efectuați arhivarea utilizând metoda Beri și-Throw. În esență, acesta este un alt mod manual de a arhiva Lotus Notes.

Deschideți aplicația corespunzătoare (e-mail).

Deschideți e-mailul sau dosarul a cărui arhivare doriți să efectuați.

Selectați mesajul (mesajele) dorite.

Glisați mesajul (mesajele) din folderul de arhivă, pe panoul de navigare.

Imagine intitulată Arhivă Lotus Notes Pasul 7

7. Vizualizați mesajele arhivate. Deși ați făcut arhivarea scrisorilor dvs., le puteți vedea când doriți. Fișierul arhivei dvs. imită pe deplin structura folderelor selectate pentru a arhiva la Lotus Notes. Toată lumea va rămâne în stilul familiar pentru tine.

Deschideți aplicația corespunzătoare (e-mail).

Faceți clic pe Arhiva pe panoul de navigare.

Selectați arhiva corespunzătoare (de exemplu, implicit cu cea mai recentă modificare).

sfaturi

Susțineți literele importante. Dacă stocați o corespondență importantă în Lotus Notes, asigurați-vă că le-ați copiat într-un alt loc, de exemplu, CD sau disc DVD. Astfel, veți fi stocat o copie suplimentară, în cazul unor probleme cu serverul sau depanarea computerului.
Îndepărtați mesajele vechi și inutile, mai ales dacă conțin atașamente. Acest lucru va contribui la reducerea dimensiunii datelor dvs. și va crește performanța computerului.