Cum de a stoca documente (cu ilustrații)

Depozitare sau arhivare, informația este cea mai importantă parte în gestionarea unei întreprinderi sau a unei organizații de birou. Orice instituție, ca o persoană, poate fi utilă pentru a dezvolta un sistem stabil de stocare a informațiilor stabil pe un computer sau într-un dulap de documente. Folosind metode de stocare structurate, vă veți salva timpul și plasați pe desktop.

Pași

Metoda 1 din 2:

Depozitarea documentelor de hârtie

unu. Cumpărați un birou pentru stocarea documentelor și a fișierelor. Veți avea nevoie de un spațiu de stocare în care toate documentele necesare se vor potrivi. Dacă nu vă puteți permite să vă permiteți cel mai recent birou modern pentru documente, vizitați magazinele de clasă economică sau utilizați mobilierul ex-alimentar.

2. Sistematizarea sistemului dvs. de stocare. Va trebui să creați o procedură standardizată pentru plasarea și stocarea documentelor la care vor urma toți utilizatorii. Introduceți instrucțiunile și atârnați-le într-un loc proeminent, astfel încât toată lumea să poată găsi documentul necesar.

3. Puneți data la toate documentele pe care le stocați. De îndată ce apare un nou document, trebuie să puneți o dată manuală sau o ștampilă în același loc. Petreceți timp pentru a scrie date despre documentele anterioare pentru a aduce totul în ordine.

4. Cumpărați multe foldere. Împărțiți documentele dvs. pentru proiecte sau subcategorii proiectului. De-a lungul timpului, este posibil să aveți nevoie să întrerupeți o mulțime de proiecte cu o cantitate mare de informații.

cinci. Păstrați proiectele curente și completate în diferite compartimente. Dacă există mai multe nivele în biroul dvs. pentru a stoca documente, partea de sus pe care o puteți utiliza pentru proiectele actuale și partea de jos - pentru execuția.

6. Utilizați culoarea pentru a clasifica fișierele. Dosarele sunt vândute în diferite culori. Pentru fiecare proiect, lucrați, cumpărați un alt dosar de culoare. De exemplu, toate documentele financiare pot fi într-un dosar albastru, iar toate documentele de proiectare pot fi într-un dosar roz.

7. Pune etichete pe foldere. Cele mai multe foldere de birou au etichete de plastic și locuri pentru inscripții. Utilizați-le pentru a găsi imediat ceea ce aveți nevoie atunci când deschideți tabelul pentru documente.

opt. Plasați noi documente de sus. Păstrați-le în ordine cronologică, astfel încât bătrânii să fie în spate. Acesta vă va economisi timp când trebuie să găsiți un document.

nouă. Încercați să pliați documentele după o zi a săptămânii. Dacă aveți o mulțime de documente pe hârtie, cumpărați cel puțin șapte dosare pe care le puteți utiliza până în zilele săptămânii. Plasați documentele de care aveți nevoie de o săptămână pentru a evidenția ceea ce aveți nevoie pentru fiecare zi.

Documentele pe care nu le-ați fost procesate astăzi, puneți în dosarul de mâine dacă aveți nevoie.

10. Nu utilizați desktopul ca loc de depozitare a documentelor. Deoarece aveți foldere cu proiecte actuale, ar trebui să puneți documente importante în ele. Pierzi mai puține lucrări dacă sunt în locul potrivit.

unsprezece. Aruncați documentele inutile. Unul dintre componentele unui sistem de stocare bun de stocare este aruncat sau măcinat documentele inutile. Deci, reduceți cantitatea de documentație stocată și va fi mai ușor să găsiți alte documente.

12. Dacă biroul dvs. a fost deja utilizat coduri, a dezvoltat un sistem de depunere a documentelor digitale sau codate. Aceasta poate fi o modalitate excelentă de a utiliza informații speciale pentru stocarea mai precisă a documentelor.

13. Gândiți-vă cum să vă deplasați la un sistem electronic de stocare, dacă aveți câteva documente în formularul de hârtie, dar multe în electronic. Unele documente, cum ar fi verificările, se estompează cu timpul, astfel încât acestea să fie păstrate în formă electronică.

Mergeți la următoarea metodă pentru a afla cum să treceți la sistemul de stocare electronică.

paisprezece. Păstrați toate tipurile de documente împreună. În loc să eliminați secțiunile separate pe discuri, unități flash, foldere și fluturași, să stocați toate tipurile de documente împreună dacă se referă la un proiect sau subiect.

Metoda 2 din 2:

Depozitarea documentelor electronice

unu. Înainte de a crea baza de date principală a documentelor dvs., creați o copie de rezervă. Cel mai important în depozitarea documentelor electronice este de a salva toate fișierele dacă o pauză de hard disk, un computer va fi lansat sau va fi pierdut parola. Cumpărați o unitate portabilă de disc sau un sistem de stocare a norilor.

Cel mai bine este să creați două baze de date de stocare a documentelor de rezervă. Dacă nu utilizați documente pe documente, mai bine aveți atât o bază de rezervă locală, cât și la distanță dacă se întâmplă ceva cu biroul sau computerul.

2. În fiecare zi, actualizați sistemul de stocare de rezervă pentru întregul computer și / sau site-ul web. Cei care au o zi încarcă o mulțime de informații, trebuie să faceți date în sistemul de rezervă în fiecare oră.

3. Cumpărați un scaner care poate fi conectat la computer. Scanați fiecare noul document important, creați o versiune electronică și plasați-o în baza de date electronică. Dacă aveți nevoie să salvați un număr mare de documente în formular electronic, cumpărați un scaner cu un alimentator automat de documente și programul pentru a salva documente pentru a vă salva timpul.

4. Păstrați parola din baza de date electronică într-un loc sigur. Amintiți-vă că o scrie mai sigură pe frunza de hârtie și o pune în portofel sau pe masă, cum să o stocați într-un document de calculator. Mai multe șanse ca Hacker să intre în computer decât în birou.

cinci. Decideți dacă doriți să utilizați software-ul sau nu. Dacă doriți să gestionați direct toate fișierele, trebuie să creați și să simplificați pur și simplu folderele și subfolderele pe hard diskul computerului. Dacă doriți să utilizați un sistem de gestionare a documentelor predeterminate, cumpărați un program de scanare și organizare a documentelor cu recunoașterea simbolului optic.

Caracteristica de recunoaștere optică a caracterelor este capacitatea de a găsi documentele create. Computerul poate citi documentele când introduceți termenii de căutare în program.

Sistemele cu recunoaștere optică a caracterelor vă vor permite să căutați documente folosind cuvinte care pot fi în ele, cum ar fi numele magazinului sau al subtitratului.

6. Creați un sistem standard de nume de document. Fiecare document este numit același mod, inclusiv subiectul, data și alte informații importante. De exemplu, verificarea trebuie indicată pe cec, data și produsul achiziționat.

7. Aranjați-vă dosarele și subfolderele. Dacă utilizați foldere pentru stocarea datelor în loc de sistemul de gestionare a documentelor, va trebui să le împărțiți de date, subiecte sau proiecte. Creați o nouă subclasă de dosare pentru a eficientiza cele în care prea multe documente.

opt. Nu căutați ispită pentru a salva fișiere pe desktop. De îndată ce descărcați documente, numiți-le în conformitate cu regulile numelui și imediat le plasați în locul potrivit pentru a le face mai ușor de găsit.

nouă. Aflați și utilizați programe care sunt potrivite pentru sistemul dvs. de operare. Pe computerele Apple, fișierele utilizate frecvent sunt marcate cu diferite culori. Atât în Apple, cât și în ferestre sunt adesea salvate copii de rezervă și istoricul căutării.

De ce ai nevoie

Mese de depozitare a documentelor
Dosare de culori diferite
Etichete
Instrucțiuni pentru clasificarea documentelor (pe hârtie sau pe formularul electronic)
Unitate de disc portabilă
Scaner