Cum se creează un sistem de contabilitate și stocare de birou

Pentru a organiza în mod corespunzător lucrările din birou, este foarte important să aveți un sistem eficient de contabilitate și de stocare. Indiferent de numărul de persoane cu acces la documente, sistemul trebuie organizat astfel încât toată lumea să poată găsi documentul necesar. Dacă sistemul de contabilitate și stocare va fi dificil de utilizat, atunci veți începe să lăsați toate documentele la îndemână în frică de a le pierde în fișierul card, astfel încât tabelul dvs. va fi plin de hârtii.

Pași

unu. Selectați sistemul de stocare. Orice ar fi fost, în primul rând, ar trebui să fie logică să cunoască locația exactă a fiecărui document. Solutii posibile:

Alfabetic. Un astfel de sistem este cel mai potrivit dacă majoritatea documentelor dvs. conțin nume de clienți, pacienți sau clienți.
Subiecte sau categorii: Majoritatea sistemelor sunt organizate pe teme sau categorii, lucrează perfect cu organizația potrivită, dar puternic confuză în timp ce sunt incorecte.
Număr / cronologic. Un astfel de sistem este cel mai potrivit pentru documente numerotate sau datate, cum ar fi comenzile de cumpărare sau rețete.

Imaginea intitulată Stabilirea unui sistem de depunere a biroului Pasul 2

2. Utilizați foldere suspendate în fișierele de carduri. Dosarele suspendate sunt nedemlabile, acționează ca suporturi pentru plicuri pe care le veți obține din cutii.

Imaginea intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 3

3. Documente dureroase în stive după categorie. Dacă înălțimea stack-ului depășește 5 cm, împărțiți-o pe subcategorie. Dacă stiva este prea mică, combinați-o cu altă stivă și redenumiți. Numele de stivă ar trebui să vă permită să determinați cu ușurință care trebuie să trimiteți un anumit document.

Imaginea intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 4

4. Plasați fiecare stivă într-un plic de hârtie și dați o desemnare clară. Cel mai bine este să utilizați folderele cu file în centru și nu într-o comandă de verificare, astfel încât documentele dvs. să aibă o viziune mai atentă.

Imaginea intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 5

cinci. Îndoiți plicurile în foldere suspendate. Pentru majoritatea documentelor, folderele de suspensie regulate vor fi potrivite, dar pentru gros sau împărțite în subcategorii, utilizați foldere cu un fund plat. Puteți localiza folderele în orice ordine, dar de obicei utilizați sistemul alfabetic pentru acest lucru.

Imaginea intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 6

6. Recunoașteți folderele de ieșire cu aceleași nume ca și plicurile. Poziționați toate filele de plastic din partea stângă a dosarului dacă nu utilizați fișier vertical. În ultimul caz, atunci când folderele sunt situate de la stânga la dreapta în sertarul deschis și nu de pe partea din față la peretele din spate, puneți filele din dreapta.

Imaginea intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 7

7. Dosarele și plicurile de rezervă trebuie să fie pliate în apropierea fișierelor, astfel încât să puteți adăuga întotdeauna rapid un dosar atunci când aveți un document care nu se referă la folderele existente. Nu utilizați foldere prea groase sau subțiri. Când rearanjarea documentelor, nu uitați să schimbați numele dosarelor.

Imaginea intitulată Stabilirea unui sistem de depozitare a biroului Pasul 8

opt. La sfârșitul anului, eliminați toate folderele, marcați folderele de hârtie noi cu aceleași categorii nume și plasați-le în dulapuri. Treceți prin vechile foldere pentru a transfera o parte din documentele necesare în dosarele actuale și trimiteți restul la arhivă.

sfaturi

Poate doriți să desemnați folderele de codare a culorilor prin tipărirea etichetelor colorate pe computer, astfel încât fișierul de card să pară mai eficient. Dar când trebuie să faceți schimbări, de exemplu, adăugați un dosar, vă puteți supăra atunci când găsiți că ați terminat dosarele culorii potrivite și trebuie să semnați manual dosarul. Ușor este mai fiabil.

Avertizări

Nu creați niciodată un stivă numit "Diverse", altfel nu distribuiți niciodată aceste documente după categorie.
Organizarea sistemului de stocare a documentelor, urmați comanda din fișier. În fiecare zi, exprimează timpul pentru a sorta și a elimina documentele din tabelul dvs. Nu dați în ispită să puneți un coș profund pentru documente de sus, altfel o veți umple și veți avea un depozit de documente dezordonate.