Cum să sortați documentele în ordine alfabetică

Tăiat în documente tipărite - atât la locul de muncă, cât și pe personale - pot fi fără prea multe necazuri, dacă le simplificați în ordine alfabetică. O astfel de organizare a documentelor vă va permite și orice altă persoană să găsească rapid informațiile necesare și va proteja și documentele. Cu toate acestea, nu totul este atât de simplu, iar în documentele de sortare pe alfabet există mai multe subtilități, pe care le vom spune acum și.

Pași

Metoda 1 din 2:

Sortați după alfabetică

unu. Răspândiți documentele de pe alfabet, pe baza numelui acestora. Utilizați pentru acest așa-numit indicator alfabetic.

Imagine intitulată Fișierul în ordine alfabetică Pasul 2

2. Puneți documentele în dosarul unuia sau altul pe baza modului în care încep cu. Organizați documentele care încep cu aceeași literă, aveți nevoie la a doua literă a numelui. Dacă a doua literă coincide - apoi pe a treia. Sau al patrulea. Sau în a cincea. Nu există abateri de la acest algoritm aici și nu poate fi, dar acest lucru va fi reprezentat de o sută de ori - acest tip va șterge toate punctele albe din documentație.

Imagine intitulată Fișierul în ordine alfabetică Pasul 3

3. Descrie modul în care ați sortat documentele. Aveți nevoie de toată lumea pentru a avea acces la documentele comandate de dvs., știa ce principiu sunt descompuse.

Imagine intitulată Fișierul în ordine alfabetică Pasul 4

4. Puneți documentele în cutie sau unde trebuie depozitate fără a se rupe. Adăugând ceva nou la documente, nu uitați de alfabet!

Metoda 2 din 2:

Documente de indexare

unu. Utilizați etichetele cu literele alfabetului. Indexarea documentelor (pur și simplu de semnare) reprezintă baza fundațiilor în comenzile documentelor. În această etapă, documentele vor fi amânate la secțiunile și secțiunile relevante din catalogul dvs. De fapt, numele partițiilor servesc pentru a descrie conținutul lor, iar numele secțiunii devine numele documentului. Aranjați secțiunile alfabetului folosind consiliile de mai jos.

Imagine intitulată Fișierul în ordine alfabetică Pasul 6

2. Numele proprii pot fi indexate în următoarea ordine: Numele de familie, apoi numele patronimic sau al doilea nume. Punctuația poate fi ignorată.

Dacă sunt utilizate prefixe, conectați prefixul cu partea din numele pe care o încheie și puneți-o în primul rând. Semnele de punctuație nu sunt necesare.

Defisa poate fi ignorată și părți ale numelui înainte și după plasarea în primul rând a hiphenei.

Abrevieri și cuvinte cu un singur scor sunt indexate așa cum este. Inițialele sunt zdrobite în părți separate.

Pozițiile și sufixele înregistrate sunt lizate în ultima vreme, în același timp poziția este indicată mai întâi, apoi sufix.

Imagine intitulată Fișierul în ordine alfabetică Pasul 7

3. Documentele legate de organizații pot fi raționalizate de numele acestor întreprinderi. În acest caz, fiecare cuvânt al numelui organizației este considerat un element separat. Contabilitatea este în aceeași ordine în care cuvintele sunt prezentate în titlu.

Abrevieri și cuvinte cu un singur scor sunt indexate așa cum este. Literele în același timp ar trebui să fie separate de spații și să citească elemente individuale separate unul de celălalt.

Semnele de punctuație în acest lucru se întâmplă, cuvintele înainte și după semnele de punctuație sunt indicate în primul element.

Numerele și numerele sunt înregistrate într-un format alfabet și indexate, deoarece ar fi indexate, indiferent dacă inițial cu cuvintele. Semnele de punctuație din nou căderea. Documentele al căror nume începe cu numerele romane sunt situate mai devreme decât cele similare, al căror nume începe cu numerele arabe, în timp ce numerele sunt indicate de la mai puțin la cea mai mare. Numai după aceea puteți poziționa documentele începând cu.

Toate caracterele sunt scrise prin cuvinte, toate numerele direct legate de simbol trebuie specificate în primul element.

Imagine denumită fișierul în ordine alfabetică Pasul 8

4. Numele organizațiilor guvernamentale sunt indexate, indicând în primul loc al țării și regiunea jurisdicției unei anumite organizații. Numele organizației este indicat în următorul element, iar cuvintele "management", "Biroul", "Reprezentant" și similare indicate la sfârșitul anului.

Imagine intitulată Fișier Alfabetic Pasul 9

cinci. În cazul în care numele sunt aceleași, utilizați adresa de catalogare a documentelor. Utilizați următoarea comandă: Nume> Regiune> Oraș> Street Nume> Cameră de casă.

sfaturi

Puneți întotdeauna documente acolo, dar unde le-ați luat.
Atunci când indexarea, este important să urmați în primul rând regulile standard, numai atunci - corporativă.
Dezvoltați un sistem care să indice când și de către care a fost primit documentul.

Avertizări

Cu cât mai mulți oameni au acces la catalogul de documente, cu atât mai mare va fi o mizerie.