Cum de a sorta lista în Microsoft Excel: 15 pași

Excel este un editor de tabel, dar cum puteți gestiona și organiza date în funcție de nevoile dvs? Instrumentul "Sortare" vă permite să sortați rapid datele (în coloane) de diferite formate. Utilizați acest instrument pentru a organiza date și pentru a simplifica înțelegerea și utilizarea acestora.

Pași

Partea 1 din 3:

Sortați după alfabet sau ascendent / descendent

unu. Evidențiați datele. Sau selectați datele din coloană sau faceți clic pe o singură celulă din coloană, astfel încât excelența să selecteze automat datele.

Toate datele selectate din coloană trebuie să fie un format (numai text sau numai numere sau doar date și așa mai departe).

Imagine intitulată Sortare o listă în Microsoft Excel Pasul 2

2. În fila "Date" din grupul Sortare și Filter, faceți clic pe butonul "I ↓ A" sau "A ↓".

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 3

3. Sortați datele selectate făcând clic pe butonul corespunzător. Pentru a sorta datele ascendente (sau alfabetic, începând cu litera a), faceți clic pe "A ↓ I" - pentru a sorta datele descrescătoare (sau alfabetic, începând cu litera I), apăsați "I ↓ A".

Dacă există o altă coloană cu date lângă coloana selectată, vi se va solicita să includeți aceste date în sortare.

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 4

4. Dacă atunci când încercați să sortați datele, ați primit un mesaj de eroare, atunci este cel mai probabil datorită formatului de date.

Dacă sortați numere, asigurați-vă că datele din toate celulele au un format numeric. Uneori numerele sunt importate ca text (din unele programe contabile).

Dacă sortați datele de text, pot apărea erori din cauza spațiilor sau a formatului slab.

Dacă sortați datele sau timpul, problemele apar de obicei datorită formatării datelor dvs. Pentru ca Excel a sortat cu succes datele, asigurați-vă că toate datele sunt prezentate în formatul datei.

Partea 2 din 3:

Sortați cu multe criterii

unu. Evidențiați datele. De exemplu, aveți o masă cu o listă de nume de clienți, precum și orașele în care sunt. Doriți să sortați mai întâi orașul în ordine alfabetică și apoi să sortați clienții în ordine alfabetică în fiecare oraș.

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 6

2. În fila Date, în grupul de sortare și filtru, faceți clic pe Sortarea. O fereastră se va deschide în care puteți seta parametrii de sortare.

Dacă coloanele dvs. au titluri, de exemplu, "City" și "Nume", verificați casetele de selectare "Datele mele conține".

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 7

3. Creați prima regulă. Faceți clic pe "Sortare după" pentru a selecta o coloană cu date. În exemplul nostru, selectați o coloană cu numele orașelor.

În meniul "Sortare", selectați "Valori".

În meniul "Comandă", selectați fie "de la A la Z", fie "de la I până la A" (în funcție de modul în care doriți să sortați datele).

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 8

4. Creați o a doua regulă. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe "Adăugați nivel". Selectați cea de-a doua coloană cu date (în exemplul nostru, o coloană cu nume de clienți), apoi selectați ordinea de sortare (pentru confort, selectați aceeași comandă ca și pentru prima regulă).

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 9

cinci. Faceți clic pe OK. Datele dvs. vor fi sortate în conformitate cu regulile dvs. Orașe și nume de clienți în fiecare oraș sortate în ordine alfabetică.

Acest exemplu considerat date în două coloane. Dar puteți lucra cu o mulțime de coloane.

Partea 3 din 3:

Sortați după celula de culoare sau font

unu. Evidențiați datele. Sau selectați datele din coloană sau faceți clic pe o singură celulă din coloană, astfel încât excelența să selecteze automat datele.

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 11

2. În fila Date, în grupul de sortare și filtru, faceți clic pe Sortarea. O fereastră se va deschide în care puteți seta parametrii de sortare. Dacă există o altă coloană cu date lângă coloana selectată, vi se va solicita să includeți aceste date în sortare.

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 12

3. În meniul "Sortare", selectați "Culoarea celulelor" sau "Font Color".

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 13

4. În meniul "Comandă", selectați culoarea și poziția ("top" sau "partea de jos"). Puteți alege numai acele culori care sunt prezente în coloană.

Când sortați în culoare, nu există nici o comandă de sortare implicită. Va trebui să determinați comanda.

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 14

cinci. Sortarea pe o altă culoare. Pentru a face acest lucru, va trebui să adăugați o nouă regulă pentru fiecare culoare din coloană. Faceți clic pe butonul Adăugare nivel pentru a adăuga o altă regulă pentru sortare și selectați ordinea dorită de culori și sortare.

Asigurați-vă că ordinea de sortare în diferite reguli este aceeași. De exemplu, dacă sortați datele de sus în jos, asigurați-vă că opțiunea "TOP" este selectată în fiecare regulă din meniul "Comandă".

Imagine intitulată Sortează o listă în Microsoft Excel Pasul 15

6. Faceți clic pe OK. Datele din coloană vor fi sortate după culoare așa cum ați cerut.

sfaturi

Încercați diferite opțiuni de sortare, datorită acestui fapt, puteți accentua diferite aspecte ale informațiilor.
Dacă tabelul dvs. are valori finale, valorile medii și alte valori similare, aveți grijă ca acestea să nu cadă în datele sortate.

Avertizări

Să fie extrem de atenți pentru a alege toate coloanele care trebuie să sorteze.