Cum se organizează fișiere de birou: 7 pași

Organizarea fișierelor de birou poate fi o sarcină dificilă, mai ales dacă aveți un număr mare de fișiere și documente. Dar nu ar trebui să fie un proces dureros. Planificarea perspectivei și luarea deciziilor pe sistemul de fișiere vă pot ajuta să vă organizați fișierele pentru a satisface cerințele afacerii și asigurați-vă că căutați mai eficient documente importante. Iată câteva pași care vă vor ajuta să începeți să vă organizați fișierele de birou.

Pași

Partea 1 din 3:

Evidențiați timpul pentru sortare

unu. Evidențiați suficient timp pentru a vă organiza fișierele astfel încât să nu trebuie să începeți și să vă opriți de mai multe ori. Asigurați-vă că aveți suficiente foldere și comenzi rapide pentru a crea fișiere noi înainte de a începe.

Partea 2 din 3:

Sortați documentele și fișierele

unu. Împărțiți masa de documente și fișiere pe care doriți să le organizați, pachete mai mici și mai ușor de gestionat.

Vino pe fiecare pachet individual și aruncați sau răsfoiți orice documente și fișiere de la care pot scăpa de scurtarea spațiului de fișier și minimalizarea mizeriei.
Împărțiți documentele și fișierele pe care doriți să le salvați, 2 stive diferite: 1 - pentru fișiere, cum să se ocupe de următoarele luni și 1 - pentru fișierele care pot fi arhivate și nu au nevoie de acces în viitorul apropiat.

Imagine intitulată Organizarea fișierelor de birou Pasul 3

2. Stocați foldere în ordine alfabetică dacă aveți fișiere client. De exemplu, dacă fiecare folder este o persoană sau un nume de companie, atunci puteți lua în considerare posibilitatea sistematizării în ordine alfabetică de numele persoanelor. Dacă da, asigurați-vă că fiecare filă de fișier este marcată cu un nume clar al persoanei, apoi numele. Depozitați foldere în ordine alfabetic și apoi marcați cutiile fișierului de card, astfel încât să știți ce casetă conține nume de familie pe care litera.

Imagine intitulată Organizarea fișierelor de birou Pasul 4

3. Păstrați informațiile după categorie Dacă aveți fișiere pentru diferite părți ale afacerii dvs. Puteți avea unele fișiere pentru conturi, întreținere sau contracte, în acest caz trebuie să le organizați în diferite categorii pentru sistematizare. Ștergeți fiecare fișier cu categoria corectă și plasați toate documentele relevante din interior. Este posibil să fie necesar să creați o subcategorie, astfel să utilizați folderul de stocare fals pentru a desemna categoria și folderele de fișiere pentru subcategorii.

Creați un fișier pentru documentele cu care trebuie să vă ocupați de urgență, astfel încât să știți unde să găsiți rapid documente importante.

Plasați fișierele în cabinet, astfel încât fișierele temporare să fie în fața fișierelor arhivate - spate. Astfel, fișierele cu care aveți delegal vor fi adesea în mod direct.

Partea 3 din 3:

Crearea fișierelor lunare

unu. În plus față de utilizarea metodelor de mai sus, adăugați un set de foldere marcate cu luni (și ani ----). Când nu aveți timp să faceți imediat acest lucru, cel puțin puneți documentele într-un fișier lunar, astfel încât să puteți lucra cu informații depuse în ordine cronologică. De asemenea, garantează că veți avea sfaturi de unde să începeți să căutați atunci când aveți nevoie de ceva.

Fișierele lunare sunt, de asemenea, un loc bun pentru a stoca documente care nu respectă de fapt alte categorii.

2. La sfârșitul anului, consultați ce rămâne în dosarele lunare și puteți găsi regularitate - și un nou grup de fișiere (nume de categorie), care este potrivit în sistemul dvs. Creați un fișier pentru acesta în noul an.

3. Creează restul informațiilor pe lună. Depozitați într-un singur fișier numit Diverse (An ---).

sfaturi

După ce și-au organizat dosarele de birou, rămâneți organizat. Să fie consecvente atunci când lucrați cu sistemul de gestionare a fișierelor și plasați totul acolo unde trebuie să fie.
Aruncați, reluați sau răsfoiți Krochdocuments că nu este nevoie să evitați confuzia în noul sistem de gestionare a fișierelor.

De ce ai nevoie

Cabinet pentru fișiere
Fișiere suspendate
Dosare
Etichete (etichete)
Marcatori