Cum să sistematizați fără probleme informații despre computer

Din acest articol veți învăța cum să organizați fișiere pe computer utilizând sistemul de dosare.

Pași

Partea 1 din 3:

Instruire

unu. Amintiți-vă terminologia. Înainte de a începe să creați un sistem de foldere, amintiți-vă următorii termeni:

Fişier - element separat, cum ar fi imaginea sau documentul.
Pliant - container în care sunt stocate fișiere sau alte foldere.
Podpaque - folderul din interiorul dosarului.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 2

2. Determinați ce fișiere trebuie organizate. Computerele au administratori de fișiere încorporați (conducători de ferestre și căutare în Mac OS X), care distribuie fișiere din diferite foldere, astfel încât sistemul dvs. de dosare trebuie să fie destinat fișierelor utilizate frecvent pentru articolele pentru a stoca separat de alte fișiere și pentru resurse temporare de Orice proiect.

Dacă transferați toate fișierele din directorul de sistem la sistemul de dosare, computerul sau anumite programe vor opri funcționarea corectă.

Imaginea intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 3

3. Selectați locația sistemului dvs. de dosare. Vă recomandăm să creați sistemul de dosare pe desktop (și nu într-un alt folder) pentru a simplifica și a accelera accesul la fișiere.

Dacă vă decideți să creați sistemul de foldere într-un alt dosar (de exemplu, în folderul "Documente"), rețineți că va trebui să deschideți acest dosar ori de câte ori aveți nevoie de fișiere.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 4

4. Nu utilizați sistemul de dosare pentru a instala programe. În Windows Când instalați programe, puteți selecta dosarul de destinație. Dacă nu instalați un program portabil (de exemplu, un program pe care îl puteți rula din orice folder de computer sau de la o unitate flash), nu modificați folderul de destinație care este afișat în fereastra de instalare a programului.

Dacă setați programul într-un dosar incorect, programul poate funcționa cu defecțiuni (sau nu funcționează deloc).

Pe computerele Mac La instalarea programelor, selectați folderul de destinație.

Partea 2 din 3:

Crearea unui sistem de foldere

unu. Amintiți-vă cum să creați foldere pe computer. Pentru a crea un nou dosar gol și a aloca orice nume:

Windows - Faceți clic dreapta pe spațiul gol, selectați "Creați"> "Folder" din meniu, introduceți numele folderului și faceți clic pe ↵ Introduceți.
MAC - Accesați dosarul în care doriți să creați un nou dosar, faceți clic pe "Fișier"> Folder nou, introduceți numele dosarului și faceți clic pe ↵ Introduceți.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 6

2. Numele dosarelor Numele corespunzătoare. Nu utilizați cuvintele abreviere sau argou, este mai bine să atribuiți nume care caracterizează conținutul dosarelor.

De exemplu, dosarul cu documente este mai bine să numim "documente", și nu "docuri".

Vă recomandăm dosarele de apel ca și cum ați crea un sistem de dosare pentru o altă persoană, adică numele lor care trebuie înțelese fără decodare.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 7

3. Accesați dosarul în care doriți să creați sistemul dvs. de dosare. Dacă creați sistemul de dosare pe desktop, mergeți la el.

În Windows este imposibil să creați un sistem de foldere în fereastra "Computer" sau "Computer".

Imagine intitulată Creați un sistem de depozitare impecabil pe computer Pasul 8

4. Creați un dosar de bază. Acesta este un dosar în care folderele sistemului dvs. de foldere vor fi stocate, astfel încât să îl numiți "sistem de folder" sau "sistemul meu de dosare".

Imagine intitulată Creați un sistem de depozitare fără cusur pe computerul dvs. Pasul 9

cinci. Deschideți dosarul de bază. Pentru a face acest lucru, faceți dublu clic pe el.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 10

6. Creați un dosar "temporar". În acest dosar vor exista fișiere, perioada de stocare nu depășește câteva zile (de exemplu, fișierele pentru proiectul pe care lucrați).

Dosarul temporar trebuie să fie direct în dosarul de bază pentru a oferi acces ușor.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 11

7. Creați un dosar pentru fiecare categorie de fișiere pe care doriți să o organizați. Gândiți-vă la dosarele Categorii ca cutii de cabinet. Acest pas depinde de nevoile dvs., dar vă recomandăm să creați unele sau toate folderele următoare:

"Documentele"

"Muzică"

"Fotografie"

"Video"

"Muncă"

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 12

opt. Creați subfoldere în dosarele Categorie. Deschideți dosarul categoriei și apoi în interiorul acestuia, creați un dosar pentru a servi ca folder subcategory. Deci, puteți organiza fișiere mai mult îngrijite.

De exemplu, dacă dosarul categoriei se numește "Documente", puteți crea trei subfoldere: "Documente Word", "Documente PDF" și "Tabele".

Acest proces poate fi aplicat subfolderelor: deschideți subfolderul, apoi creați un dosar în interiorul acestuia.

Gândiți-vă la subfoldere ca plicuri în casetele de cabinet (unde folderul de categorie este un sertar).

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 13

nouă. Deplasați fișierele în sistemul dvs. de dosare. Acum că ați creat un sistem de dosare, mutați documente, imagini, muzică, video și așa mai departe la folderele corespunzătoare. Pentru a face acest lucru, trageți pur și simplu fișierele în folderele dorite.

Pe computerul Windows, selectați fișierele dorite, faceți clic pe Ctrl+X, Pentru a le copia și a le șterge din dosarul curent și apoi treceți la folderul corespunzător și faceți clic pe Ctrl+V, Pentru a introduce fișiere.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 14

Creați un dosar ascuns (dacă este necesar). Dacă aveți fișiere confidențiale, transferați-le în folderul ascuns și apoi deconectați vizualizarea folderelor ascunse de pe computer. În acest caz, outsiderii nu vor avea acces la informațiile dvs. confidențiale.

Rețineți că unele programe de indexare afișează dosare ascunse.

Partea 3 din 3:

Menținerea sistemului de dosare

unu. Creați copii de rezervă ale sistemului dvs. de dosare. În acest caz, fișierele pierdute sau șterse pot fi restaurate. Pentru a crea o copie de rezervă a sistemului dvs. de foldere, selectați-o, faceți clic pe Ctrl+C (Windows) sau ⌘ comandă+C (Mac) pentru a copia, deschide un hard disk extern sau unitate flash, apoi faceți clic pe Ctrl+V (Windows) sau ⌘ comandă+V (Mac) pentru a introduce sistemul de dosare. Acum, în numele dosarului sistem de bază, adăugați o dată de rezervă.

De asemenea, sistemul de dosare poate fi descărcat în cloud Storage, cum ar fi Google Disc, Icloud Drive, Onedrive sau Dropbox.
Păstrați backup-urile sistemului de dosare timp de cel puțin un an. În acest caz, puteți restabili fișierele necesare dacă le ștergeți accidental sau hack-ul computerului.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 16

2. Să adere la anumite reguli. Sistemul dvs. de dosare va ajuta la organizarea fișierelor, dar pentru a obține cele mai multe din sistemul dvs., urmați regulile când vă bucurați de ea. Iată câteva reguli bune:

Nu stocați niciodată fișiere individuale într-un dosar care conține subfoldere.

Curățați dosarul "temporar" cel puțin o dată pe săptămână.

Nu ștergeți documentele, chitanțele sau alte fișiere necesare, chiar dacă credeți că nu vor mai fi nevoie.

Nu depozitați fișiere inutile.

Creați o copie de rezervă a sistemului dvs. de dosare o dată pe săptămână.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 17

3. Ștergeți fișierele inutile din sistemul dvs. de dosare. În timp, unele fișiere sunt supuse sau transformate în inutile. Astfel de fișiere mai bine șterge decât pentru a stoca "doar în cazul".

Vă recomandăm să eliminați fișierele inutile după crearea unei copii de rezervă a sistemului dvs. de foldere.

Dacă ștergeți fișierele din sistemul de dosare pentru a șterge fișierele care se află în rezerva sistemului de foldere, fișierele șterse pot fi restaurate dacă este necesar (cu condiția ca sistemul de dosare să rămână același).

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 18

4. Copiați, descărcați sau creați fișiere noi direct în sistemul de dosare. Când creați un document sau descărcați fișierul, aveți posibilitatea de a selecta dosarul dorit. Dacă nu faceți acest lucru, un dosar va fi utilizat pe computer. Prin urmare, vă recomandăm să faceți clic pe "Salvați" sau "Review", apoi mergeți la dosarul dorit din sistemul de dosare.

Pentru a păstra un document deschis într-un anumit folder într-un program (de exemplu în cuvânt), faceți clic pe "Salvați ca" și pentru a descărca fișierul într-un anumit folder, în fereastra browserului, faceți clic pe "Prezentare generală".

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 19

cinci. Redenumiți fișiere pentru a reduce mizeria vizuală. În mod prestabilit, cele mai descărcate fișiere au nimic nume semnificativ. Prin urmare, este mai bine să redenumiți astfel de fișiere folosind propriul sistem de atribuire a numelui - astfel încât să reduceți mizeria vizuală în sistemul dvs. de dosare:

Windows - Faceți clic dreapta pe fișier, în meniu, selectați "Rename", introduceți un nume nou și faceți clic pe ↵ Introduceți.

MAC - Faceți clic pe fișier, apăsați tasta ⏎ Return, introduceți un nume nou și faceți clic pe ⏎ Întoarceți-vă.

Imagine intitulată Creați un sistem de depozit fără cusur pe computerul dvs. Pasul 20

6. Aflați cum să utilizați și să mențineți activitatea sistemului dvs. de dosare. Acest lucru necesită practici și o secvență de acțiuni. Dacă utilizați sistemul de dosare în fiecare zi, învățați cum să căutați și să lucrați cu fișiere stocate în sistem și, de asemenea, o curățați în mod regulat, organizați rapid fișierele de pe computer.