Cum să aduceți comanda în dulapul pentru stocarea documentelor (fișier de card)

Observând câteva reguli simple, puteți crea și eficientiza un dulap întreg pentru stocarea documentelor sau a unei încăperi de astfel de dulapuri.

Pași

unu. Pregătiți documentele. Asigurați-vă că toate acestea sunt marcate în funcție de forma uniformă, de exemplu, pe baza numelor companiei sau pe baza oamenilor.

Imaginea intitulată Organizarea unui dulap de depozitare Pasul 2

2. Organizați documentele (folderele cu documente) în ordine alfabetică, începând cu vecinul și terminând cu documentele pe distanțe lungi din cutie, pornind de sus și deplasându-se în partea de jos a dulapului, precum și de la stânga la dreapta în spațiu sistemul în ansamblu (dacă este alcătuit din mai multe dulapuri).

Imaginea intitulată Organizarea unui dulap de depozitare Pasul 3

3. Lăsați un loc pentru documentele viitoare (sau folderele de documente). Dacă aveți un număr suficient de documente pentru a umple 50% din cabinet, care constă din 4 cutii retractabile, atunci nu completați primele 2 casete, este mai bine să completați toate cu 4 casete jumătate. Documentele sau dosarele noi nu sunt întotdeauna adăugate până la sfârșit, acestea vor fi adăugate în ordine alfabetică.

Imagine intitulată Organizarea unui dulap de depozitare Pasul 4

4. Returnați documentele în timp util. Din când în când, trebuie să obțineți documente, dar asigurați-vă că atunci când terminați să lucrați cu ei, atunci le veți întoarce la locul într-un timp scurt. Dacă le permiteți să se acumuleze dintr-un sistem ordonat, atunci mai târziu nu veți putea să le găsiți rapid.

sfaturi

Când etichetați documentele sau folderele cu documente, plasați comenzi rapide sau etichete în diferite părți ale diferitelor documente, astfel încât acestea să nu se suprapună și nu se închid reciproc.
De asemenea, este util să păstrați ordinea în interiorul oricărui dosar specific cu documente (o comandă cronologică este folosită în mod tradițional pentru acest lucru), așa că atunci când găsiți un dosar, puteți găsi și rapid ceva în ea.
Pentru a menține ordinea corectă în dosar, puneți numele constând din litere mari înainte de numele care constau în cuvinte întregi, astfel încât "Cerneală ACC." Precedat "Abagawa Ko."
Când primiți un dosar individual pentru o persoană, urmați formularul următor "Primul nume, apoi numele" Pentru a asigura o ordine alfabetică adecvată.

Avertizări

Deschideți doar o cutie de cabinetă în același timp, astfel încât să rămână într-o poziție constantă. Deschiderea a mai mult de o cutie la un moment dat, puteți înclina dulapul (și întoarceți-l).
Deoarece dulapurile sunt pline de hârtie (care este ușor de inflamabil), atunci vă puteți gândi la necesitatea instalării facilităților de siguranță în apropiere.
Încercați să nu tăiați hârtia.