Cum se analizează procesele de afaceri: 6 pași

Procesul de afaceri este un sistem care este utilizat de companie pentru a atinge obiectivul. De asemenea, acest termen poate fi definit ca o secvență de acțiuni care vă permite să creați un produs sau un serviciu pentru clienți. Ofițerii analizează procesele de afaceri pentru a determina beneficiul și eficiența procesului. În primul rând, capul efectuează o analiză a procesului actual. Apoi manualul poate decide să facă modificări pentru a îmbunătăți procesul existent. Deci, procesul îmbunătățit va ajuta compania să economisească timp, să reducă costurile sau să creeze un produs mai atractiv.

Pași

Partea 1 din 2:

Determinați procedura de creare a unui proces de afaceri

unu. Procesul de afaceri contur. Procesul de afaceri este activitățile zilnice ale angajaților care vizează atingerea scopului organizației dvs. Procesul întruchipează pașii care vă vor duce într-un anumit scop. Procesul de afaceri ar trebui să acopere toate modificările sau excepțiile de la un astfel de proces. Pentru a veni în mod corespunzător la analiză, trebuie mai întâi să luați în considerare procedura de creare a unui proces de afaceri.

Ia în considerare volumul sarcinii. Să presupunem că doriți să actualizați procesul de trimitere a conturilor clienților dvs. Volumul sarcinii este cantitatea de muncă care trebuie efectuată. În acest exemplu, presupuneți că volumul este un cont pe client. Să spunem, în medie, compania trimite 200 de facturi pe lună.
Determinați rezultatul dorit. Ce doriți să realizați cu acest proces? În acest exemplu, vă străduiți să trimiteți un cont fiecărui client după furnizarea produsului. Trimiteți o copie tipărită a contului atunci când comanda de expediere și, de asemenea, trimiteți un cont prin e-mail către fiecare client.
Există subprocese în fiecare proces. Cu cât procesul este mai precis, cu atât este mai ușor să o analizeze și să se îmbunătățească.
Procesul de afaceri de documente. Procesul poate fi documentat ca o secvență de pași, precum și crearea unei diagrame bloc. În cadrul organizațiilor mari, procesul acoperă adesea diverse departamente. Deci, procesul de trimitere a conturilor poate utiliza declarația de cont și departamentul de contabilitate.
Determinați departamentele sau funcțiile unităților structurale ale organizației în acest proces, precum și toate investițiile și rezultatele. De exemplu, pentru a compila o declarație salarială, este necesar să se cunoască investiția departamentului de producție și timpul petrecut, ratele postparter și sumele de deduceri pe care le oferă departamentul de personal.
Notați toate excepțiile la proces. Fiecare tip de activitate de afaceri are excepțiile sau variațiile sale. De exemplu, unii dintre clienții dvs. primesc reduceri semnificative. Au comandat un volum mare de produse. Departamentul de declarații de cont trebuie să reflecte aceste reduceri în calculele conturilor dvs. Reduceri mari trebuie introduse manual pentru a forma un cont precis.

Imagine intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 2

2. Procesul de afaceri de documente și determinați tipul de proces creat. Separarea proceselor de tip va ajuta la analizarea și îmbunătățirea îmbunătățirilor. Pentru două procese de același tip, aceleași metode de îmbunătățire sunt adesea utilizate. Procesul poate fi o producție, auxiliară sau managerială.

Producția este realizată zilnic sarcini care vă permit să furnizați clientului un produs sau serviciu. Contabilitatea poate fi numită un proces de producție. Este foarte important să trimiteți clienților conturile exacte pentru a primi imediat plăți.

Procesul auxiliar, așa cum se vede din nume, este conceput pentru a ajuta la producție. Departamentul de personal - un exemplu vizual al departamentului auxiliar. PersonaloViki ajută șeful departamentului de declarații de cont prin faptul că există interviuri și angajați noi angajați. Departamentul de personal nu lucrează direct cu clienții, dar ajută departamentele de producție.

Fiecare organizație necesită un ghid care poate exercita gestionarea generală a întreprinderii. Procesul de planificare și execuție a bugetului - proces de gestionare. Fiecare companie necesită un proces formal de compilare a bugetului. Pentru aceasta, conducerea ar trebui să discute despre bugetul departamentelor cu directorul financiar al companiei.

Imagine intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 3

3. Analizați procesele de afaceri pentru ineficiență. Orice proces de afaceri este format din investiții și rezultate. Munca, energia, materialele, mijloacele de producție sunt investiții. Atașamentele sunt un avantaj care face profit și venit, în timp ce rezultatele sunt un produs sau un serviciu material. Atașamentele se încadrează în proces și creează un rezultat. Efectuați o analiză pentru a identifica aspecte cu eficiență scăzută.

Procesul ar trebui să utilizeze efectiv atașamentele pentru a da rezultate. De exemplu, dețineți o rețea de magazin de reparații auto. Investițiile dvs. sunt forța de muncă, echipamentul și piesele de schimb și rezultatul - vehiculele reparate ale clienților.

Reparații lungi sau o cantitate mare de muncă viitoare indică faptul că, cu procesul dvs. nu este tot buna. Una dintre probleme poate fi un plan de lucru nerealist.

Dacă costul pieselor de schimb depășește suma prevăzută în buget, atunci acesta este un alt semn al ineficienței. Problema poate fi în activitatea achizițiilor sau furnizorilor.

În funcție de natura problemei identificate, este necesar să se decidă ce procese trebuie îmbunătățite. Dacă aveți nevoie să stabiliți priorități în prezența mai multor procese, alegeți procesul care are cel mai mare impact asupra activității dvs. De exemplu, trebuie mai întâi să reduceți durata de așteptare, altfel riscați să pierdeți clienții. Îmbunătățirea acestui proces ar trebui să fie prima dvs. prioritate.

Partea 2 din 2:

Petreceți o analiză a procesului de afaceri

unu. Discutați un proces cu personalul de conducere. Determinați procesul care are nevoie de îmbunătățire și apoi să o discute cu persoane care sunt responsabile de punerea în aplicare a unui astfel de proces. Înscrieți toți participanții-cheie pentru a afla sugestiile lor privind eventualele îmbunătățiri ale acestui proces.

Întrebați ce acțiuni efectuează lucrătorii și de ce o fac.
Determinați atașamentele necesare pentru a efectua fiecare sarcină, precum și a surselor unor astfel de investiții. Dacă faceți îmbrăcăminte de denim, trebuie să știți cine vă furnizează materiale și cât de des furnizorul dvs. produce expedierea.
Determinați rezultatele fiecărei sarcini și a destinatarului rezultat. Dacă dețineți mașina de cumpărături de reparații, atunci mecanica dvs. trebuie să documenteze lucrările efectuate și să trimită aceste informații departamentului de conturi. Apoi, acest departament stabilește scorul clientului.
Ascultați angajații despre cum să eliminați deficiențele identificate ale procesului actual.

Imagine intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 6

2. Creați o diagramă bloc a fiecărui proces de afaceri. Schema va contribui la prezentarea vizuală a fiecărui proces. Creați o diagramă blocată pe baza procesului care discută despre protocol. Diagrama bloc trebuie să includă toate acțiunile care trebuie efectuate în cadrul procesului de afaceri.

Este important să se clarifice faptul că diagrama procesului de afaceri trebuie să conțină numai anumite acțiuni pe care trebuie să le urmeze angajații.

Diagrama blocului poate fi efectuată manual sau utilizând software special. Utilizați editori de text și programe de procesare pentru crearea schemei necesare. Există, de asemenea, un software specializat.

Diagrama bloc vă permite să vedeți vizual întregul proces. Un astfel de instrument vizual simplifică procesul de căutare și eliminare a aspectelor ineficiente.

Efectuați modificări în proces, aflați rezultatele și instalați dacă doriți să obțineți îmbunătățirile dorite. În caz contrar, repetați analiza procesului și setați mai precis aspecte care trebuie îmbunătățite. Analiza procesului ar trebui să apară continuu.

Imagine intitulată Analizați un proces de afaceri Pasul 5

3. Gândiți-vă la ideile privind îmbunătățirea procesului. Adesea procesele necesită participarea mai multor departamente ale companiei. Discuțiile de grup vor elimina deficiențele care afectează activitatea mai multor zone implicate, precum și confirmarea informațiilor furnizate în conversații private cu participanții individuali în acest proces.

Rezumați informațiile și extins la toți participanții la acest proces, inclusiv cei care nu au participat la discuție. Interesul avizului fiecărui participant. Recenzile vor contribui la efectuarea unei analize cuprinzătoare.

Informațiile obținute vă vor ajuta să întocmiți o idee clară despre modul în care acest proces funcționează și ce dezavantaje sunt prezente.

Discuțiile cu angajații vor fi baza unor îmbunătățiri viitoare. Aceste modificări pot reduce costurile, pot reduce durata ciclului, simplifică procesul sau pentru a îmbunătăți serviciul clienți.