Cum se evaluează fluxul de lucru îmbunătățit

Pentru ca afacerea să rămână competitivă, fluxurile sale de lucru (atât de fabricație și financiare), trebuie îmbunătățite constant. Din acest motiv, este necesar să se evalueze rezultatele acestor inovații. Cum se spune, "Este imposibil să se îmbunătățească ceea ce nu puteți măsura". Pentru a rezolva sarcina, afacerea ar trebui să dezvolte indicatori metrici pentru componentele măsurabile ale proceselor de afaceri și să organizeze colectarea datelor analitice înainte și după inovații. Analiza ulterioară a indicatorilor va concluziona cât de eficiente au fost modificări ale proceselor. Dar este necesar să începeți cu selecția celor mai importanți indicatori pentru procesele dvs. de afaceri.

Pași

Partea 1 din 3:

Organizarea sistemului de evaluare a fluxului de lucru

unu. Determină măsurarea exactă a necesităților. Cu alte cuvinte, care ar trebui să vă ofere o altă inovație. Doriți să faceți un flux de lucru mai fiabil, rapid, eficient sau îmbunătățiți-l într-un alt mod? Răspunsul la această întrebare va face o anumită claritate în designul dvs. Asigurați-vă că ieșirea fluxului de lucru este un anumit rezultat care poate fi măsurat într-un fel sau altul.

De exemplu, dacă compania dorește să accelereze livrarea, va măsura timpul de livrare. O companie de digitalizare de date poate măsura numărul de erori din pachetele de date digitizate sau în activitatea totală.

Imagine intitulată Îmbunătățirea procesului Pasul 2

2. Utilizați o gamă unificată de termeni pentru proiectul dvs. Trebuie să utilizați termeni bine cunoscuți, astfel încât acestea să fie corect înțelese și utilizate în mod constant de către ei. Acest lucru va spori acuratețea informațiilor care sunt transmise între angajații diferitelor unități sau unități. Pentru a nu fi neînțelegeri, dați o definiție clară a tuturor indicatorilor care trebuie măsurați.

Să presupunem că compania dvs. măsoară timpul în zilele. Diferitele diviziuni ale companiei pot înțelege termenul "zi" în moduri diferite. De exemplu, se poate aplica numai în zilele lucrătoare ale calendarului, în orice zi întreagă sau numai în ziua lucrătoare de opt ore. Astfel de discrepanțe se pot confunda.

Imagine intitulată Măsură Îmbunătățirea procesului Pasul 3

3. Determinați metoda de colectare a datelor. Datele trebuie colectate uniform în toate diviziile companiei. De exemplu, dacă un departament utilizează un eșantion de date aleator, restul unităților ar trebui, de asemenea, să facă. În caz contrar, datele vor fi incomparabile. De asemenea, este necesar să se aprobe unitățile de măsurare. Acestea trebuie să fie aceleași, în ce unitate este estimată rezultatul.

De exemplu, viteza de livrare poate fi măsurată prin câteva minute sau ore, iar necesitatea de a converti la calcule Unitățile de măsurare a altora nu poate fi considerată o abordare eficientă.

Imagine intitulată Măsură Îmbunătățirea procesului Pasul 4

4. Conformitatea standard a calculatorului. Aceasta înseamnă că un departament nu ar trebui să fie în timp până la ora întreagă, iar cealaltă reflectă în același timp cu sute. În caz contrar, un alt nivel de detaliu al datelor va face rezultate generale incorecte. Amintiți-vă că unitățile mai mici vor permite să ofere o evaluare mai precisă a rezultatelor.

De exemplu, toate unitățile trebuie să convină asupra regulilor uniforme care rotunjesc fracțiile zecimale.

Partea 2 din 3:

Selectarea indicatorilor metrici potriviți pentru evaluarea proiectului

unu. Alegeți indicatorul principal de producție metrică. Indicatorul principal ar trebui să reflecte rezultatul sau scopul modificărilor introduse în procesele de afaceri. De exemplu, pe uzina de automobile poate fi numărul de mașini produse pe oră. Chiar înainte de inovații, este necesar să se determine valoarea de bază a indicatorului selectat și după desfășurarea proiectului, va fi necesar să o măsurați din nou. Și apoi puteți da o evaluare a modificărilor pozitive (dacă acestea sunt).

Imagine intitulată Măsură Îmbunătățirea procesului Pasul 6

2. În plus față de indicatorul principal principal, selectați indicatorii de performanță însoțiți. Evaluarea indicatorilor conexi vă va permite să înțelegeți modul în care modificările proceselor de lucru ajută compania să realizeze unul dintre obiectivele principale ale activităților sale. De exemplu, dacă rata principală de producție metrică a fost aleasă de rata de producție, aceasta poate fi direct legată de o creștere a profiturilor societății sau o reducere a costurilor permanente. Între indicatorii metrici principali și însoțiți trebuie să fie prezenți relații cauzale. Ei le permit să dovedească de ce afacerea este importantă pentru a se angaja în îmbunătățirea principalilor indicatori de producție.

Imagine intitulată Măsură Îmbunătățirea procesului Pasul 7

3. Luați în considerare probabilitatea rezultatelor neprevăzute. Inovațiile pot aduce cu ei nu numai beneficii, ci și de capacitatea. Dacă indicatorul metric principal ar trebui să măsoare ceea ce trebuie îmbunătățit, atunci, în plus, este necesar să se utilizeze un număr de indicatori indirecți, ceea ce ar trebui să măsoare ceea ce nu trebuie schimbat. Analizele indicatorilor indirecți trebuie colectat înainte, în timpul și după introducerea proiectului relevant. Din întregul set de indicatori legați indirect, este necesar să se aleagă doar cele mai importante, care iau în considerare calitatea produselor.

De exemplu, o companie care încearcă să accelereze livrarea produselor către cumpărător nu ar trebui să crească o rată de luptă din cauza tratamentului nerecuperat al acesteia. În acest caz, un indicator indirect suplimentar va fi un raport proporțional al produselor deteriorate la volumul său total de vânzări.

Imagine intitulată Măsură Îmbunătățirea procesului Pasul 8

4. Aprobă performanța financiară. Fondurile de economisire ar putea să nu fie principala sarcină a companiei. Mai puțin, compania trebuie să urmărească rezultatele financiare din implementarea schimbărilor în fluxurile de lucru. Dar nu ar trebui să fie confundată cu calculul valorii proiectului de schimbare. În acest caz, indicatorii financiari trebuie să fie un mijloc de evaluare a rentabilității acestui proiect. Multe companii continuă să urmărească metricul financiar încă un an după introducerea modificărilor.

De exemplu, se poate aștepta ca reducerea timpului de producție a unității să crească veniturile întreprinderii. Companiile ar trebui să urmărească cu atenție suma veniturilor și a altor indicatori financiari, cum ar fi profiturile, pornind de la momentul în care a apărut ideea inovațiilor și după punerea sa în aplicare, pentru a evalua modul în care schimbările în procesele de afaceri au afectat indicatorii.

Partea 3 din 3:

Colectarea datelor analitice

unu. Timpul de măsurare. Evaluarea duratei proceselor de afaceri face posibilă înțelegerea cât de mult timp este cheltuit pentru etapele separate de producție sau de serviciu. Se poate lua în considerare și o considerație de timp pentru a crea valoarea adăugată a produsului sau care este obligată să răspundă cererii clientului. În plus, astfel de indicatori calculați pot fi utilizați aici ca procent de livrări efectuate fără tulburări ale timpului contractual.

Reducerea duratei procesului de afaceri - strategie eficientă de îmbunătățire a afacerilor. Vă permite să măriți producția și să accelerați timpul sau serviciul de livrare către consumator. Luați un exemplu de producție de mobilier. Alte lucruri care sunt în condiții egale consumatorii vor prefera să obțină o nouă canapea mai rapidă și nu mai târziu. Reducerea timpului de producție, creșteți șansele de comenzi repetate și expansiune de afaceri.

Imagine intitulată Îmbunătățirea procesului Pasul 10

2. Măsurați costurile. Statisticile privind costurile ar trebui să reflecte costul procesului de producție ca întreg. De asemenea, ar trebui să includă costurile de exploatare ale diferitelor niveluri de proces de producție. Un astfel de indicator ca costul pe unitate de produse, vă permite să estimați costul producției unei unități de produs. Și economiile de costuri pot fi exprimate printr-o scădere a acestui indicator pe unitate de produse. Salvarea costurilor forței de muncă vor fi exprimate printr-o scădere a orelor de lucru necesare pentru a produce un produs sau serviciu.

Strategia de reducere a costurilor poate fi deosebit de importantă pentru afaceri la reducerea veniturilor. De exemplu, atunci când "Banca America americană" sa ciocnit cu eșecul pieței creditelor și a veniturilor la valori mobiliare, sa decis reducerea personalului de lucru al băncii pentru a continua să aducă venituri acționarilor săi. Managementul bancar și consultanții atrași au decis să utilizeze indicatori de cost pentru a identifica aceste locuri de muncă care vor economisi mai multe fonduri fără a aduce atingere organizației.

Imagine intitulată Măsură Îmbunătățirea procesului Pasul 11

3. Evaluați calitatea. Indicatorii de evaluare a calității permit nivelul satisfacției clienților. Informațiile despre satisfacția clienților pot fi colectate prin sondaje, înregistrarea reclamațiilor și a altor recenzii. Indicatorii de evaluare a calității ajută, de asemenea, la găsirea, dacă există vreun beneficiu pentru clienții în schimbarea proceselor de afaceri. Aici puteți acorda atenție frecvenței erorilor și nevoii de modificare a muncii. Căsătoria de căsătorie vă permite să estimați procentajul erorilor de producție. Ponderea bunurilor sau lucrărilor de înaltă calitate face posibilă înțelegerea cât de des nu există erori în producție.

De exemplu, sectorul sănătății se bazează în mare măsură pe calitatea serviciilor medicale. Creșterea calității în acest caz ar trebui determinată de datele statistice primite. În același timp, analiza ar trebui să afecteze datele financiare și clinice pentru a identifica modificările serviciilor de sănătate pentru organizațiile de sănătate. Analiza poate fi defalcată în etape, astfel încât să puteți identifica pierderi sau funcții duplicate redundante și să creați un proces care să ofere cel mai eficient servicii medicale de înaltă calitate consumatorilor. Reducerea costurilor nu transportă valori dacă nu este însoțită de îmbunătățirea sau menținerea nivelului actual al calității serviciilor.

Cheia îmbunătățirii calității este de a crește productivitatea fără a exacerba eficiența. Performanța se referă la numărul de resurse necesare pentru a crea un produs sau furnizarea de servicii. Și eficacitatea se referă la cantitatea de produse sau servicii complete care îndeplinesc funcțiile sale declarate.

Imagine intitulată Măsură Îmbunătățirea procesului Pasul 12

4. Măsurați producția. Indicatorii de producție (furnizarea de servicii) reflectă volumul de producție pentru o anumită perioadă de timp. Scopul de producție trebuie să respecte nivelul cererii consumatorilor. De asemenea, analiza indicatorilor de producție poate include o analiză a deficitului sau rezerve excesive. Aceste abateri trebuie să fie minime. În cele din urmă, este necesar să se măsoare producția neterminată. Acesta este volumul de bunuri sau servicii care sunt încă în producție.

Una dintre modalitățile de creștere a producției - standardizarea muncii. De exemplu, în industria automobilelor, autocontracenii au propriile standarde pentru asamblarea mașinilor. Producătorii pot standardiza procesele de producție pentru a crește producția produsului. În acest caz, indicatorii metrici vor ajuta la înțelegerea cât de multe astfel de măsuri vor afecta volumele de producție. Dacă, după standardizare, producția de produse într-o unitate condiționată de timp va crește, inovațiile au avut succes.

Image intitulată Îmbunătățirea procesului Pasul 13

cinci. Evaluați complexitatea proceselor de producție. În acest caz, se poate lua în considerare numărul de etape ale procesului de producție. De asemenea, ar trebui luate în considerare decelerarea producției ca urmare a Convenției de lucrători sau a nevoilor de observare. Analiza include atât numărul total de etape de producție, cât și numărul de etape pe care valoarea adăugată este valoarea adăugată. Aceste etape fac produse sau servicii mai valoroase. Numărul de rentabilități este, de asemenea, evaluat atunci când produsul de producție este returnat producătorului pentru a corecta deficiențele.

Companiile încearcă să simplifice procesele de producție, structura organizațională, produsele în sine și propriile sisteme informatice pentru a stimula creșterea, a reduce costurile și a crește profiturile. Evaluarea complexității proceselor de producție îi ajută pe managerii să afle cum să satisfacă pe deplin clienții cu bunurile sau serviciile lor la un cost minim. Aceasta face posibilă identificarea costurilor ascunse în procesele de producție excesiv de complexe. De asemenea, face posibilă înțelegerea ce tipuri de produse sunt cele mai profitabile, care este exact ceea ce apreciază consumatorii dvs. și unde se iau blocajele producției dvs. în ceea ce privește eficacitatea acestuia.