Cum se face trimiterea de corespondență în Microsoft Word

Fuziunea este un instrument puternic pentru scrierea și trimiterea de scrisori personale ale mai multor destinatari. De asemenea, îl puteți utiliza pentru a crea plicuri sau autocolante informații despre fiecare destinatar. Fuziunea poate importa date dintr-o altă sursă, cum ar fi Excel, și apoi să le utilizați pentru a introduce în mesajul dvs. în funcție de anumiți destinatari.

Pași

Partea 1 din 3:

Adăugarea destinatarilor

unu. Fuziunea este o funcție destinată creării de corespondență în masă, precum și plicuri și autocolante cu diverse informații. Puteți importa baza de date destinatarului sau puteți să le introduceți manual, apoi să utilizați așa-numitele "câmpuri" pentru a completa automat informațiile despre fiecare destinatar. Acest lucru vă permite să creați un document pe care îl puteți trimite sute sau chiar mii de oameni.

Imagine intitulată Merge Merge în Microsoft Word Pasul 2

2. Creați un tabel cu informații despre destinatari (dacă este necesar). Puteți introduce informații despre destinatari manual, dar dacă aveți sute de destinatari, este mai ușor să creați o masă sau o bază de date corespunzătoare.

Cum se creează o masă în Excel.

În rețea, căutați informații despre crearea unei baze de date în acces.

Imagine intitulată Merge Merge în Microsoft Word Pasul 3

3. Faceți clic pe fila MAILINGUP. Dacă lucrați în Word 2003 sau mai în vârstă, faceți clic pe "Service" - "Litere și corespondență" - "Afișați Merge Bara de instrumente".

Imagine intitulată Merge în Microsoft Word Pasul 4

4. Faceți clic pe "Start Merge" și selectați tipul de document (mesaje de e-mail, litere, plicuri, autocolante și directoare). Dacă nu sunteți sigur, selectați "Documentul Word Normal".

Selectarea "plicurilor", fereastra Setări plicuri se va deschide, în care puteți selecta dimensiunea și ordinea de formatare a plicurilor.

Selectarea "autocolante", fereastra "Sticker" se va deschide, în care puteți selecta tipul și dimensiunea autocolantului.

Imagine intitulată Merge Merge în Microsoft Word Pasul 5

cinci. Faceți clic pe "Selectați destinatari" și selectați metoda de adăugare a destinatarilor. Destinatarii sunt cea mai importantă parte a funcției de îmbinare, deoarece vă permite să completați "câmpurile" cu informații despre fiecare destinatar. Puteți introduce manual destinatarii, încărcați o masă sau o bază de date sau să descărcați contacte din Outlook.

Selectarea "Introduceți o listă nouă", noua fereastră se va deschide în care puteți introduce informații despre fiecare destinatar. Acesta va fi util dacă nu aveți acces la un tabel cu informații despre destinatari, dar aceasta este o metodă foarte lentă de introducere a datelor. Puteți face clic pe butonul "Setări pentru coloană" pentru a crea coloane cu informații corespunzătoare.

Alegerea "Utilizați o listă existentă", Windows Explorer se va deschide în care puteți găsi un fișier cu o masă sau o bază de date. De asemenea, puteți să faceți clic pe butonul "Nou sursă" pentru a vă conecta la serverul SQL de pe Internet.

Alegerea "Selectați Outlook Contacte", contactele dvs. sunt descărcate de la Outlook (puteți observa că contactele trebuie să fie descărcate).

Partea 2 din 3:

Crearea unui document

unu. Creați un document pe măsură ce faceți de obicei (de la zero sau cu un șablon). Înainte ca acest lucru, este important să introduceți datele destinatarului pentru a utiliza "câmpurile" corespunzătoare atunci când creați un document.

În rețea, căutați informații despre scrierea unei scrisori oficiale.
Cum să faci un buletin bun bun.

Imagine intitulată Merge Merge în Microsoft Word Pasul 7

2. Apăsați butonul "Bine ați venit" pentru a crea un salut. Puteți utiliza funcția de previzualizare pentru a vedea cum salutul arată pe fiecare instanță a fuziunii.

Imagine intitulată Merge în Microsoft Word Pasul 8

3. Faceți clic pe butonul "Introduceți câmpul Merge" și selectați câmpul pe care doriți să îl introduceți în document. La crearea documentelor, acest câmp va fi înlocuit cu datele din tabelul destinatar.

De exemplu, dacă doriți ca documentul să afișeze numele și prenumele destinatarului, selectați "În primul rând", apăsați butonul, faceți clic din nou, faceți clic pe butonul "Inserare câmp câmp", apoi faceți clic pe "Ultimul".

De asemenea, puteți utiliza butonul "Adresele" pentru a crea plicuri cu adresa fiecărui destinatar. Introduceți adresa dvs. în linia de intrare a adresei expeditorului, apoi apăsați "Adrese" în linia de adrese destinatar.

Puteți alege orice câmp care conține datele destinatarului. Asigurați-vă că acest lucru se aplică tuturor destinatarilor din listă, deoarece câmpurile goale se vor grăbi în ochi.

Imagine intitulată Merge în Microsoft Word Pasul 9

4. Faceți clic pe butonul "Câmpuri de evidențiere" pentru a evidenția câmpurile inserate și pentru a facilita editarea acestora.

Imagine intitulată Merge Merge în Microsoft Word Pasul 10

cinci. Faceți clic pe butonul "Vizualizare rezultate" pentru a vedea cum va arăta documentul. Un document de fuziune cu informațiile primitorului primitor va apărea pe ecran.

Partea 3 din 3:

Finalizarea fuziunii

unu. Verificați documentul pentru erori în ea. Faceți clic pe butonul Eroare Point Auto Point, astfel încât cuvântul să scaneze fiecare document în fuziune și se asigură că toate câmpurile sunt completate cu datele destinatare corespunzătoare. Programul vă va informa despre orice inconsecvență pe care o puteți repara.

Imagine intitulată Merge Merge în Microsoft Word Pasul 12

2. Completați procesul de fuziune. Făcând clic pe "Găsiți și combinați", vor fi afișate trei opțiuni:

"Editarea documentelor individuale". Puteți defini înregistrările editabile. După aceasta, va fi creat un nou document cu fiecare intrare pe o pagină separată. Le puteți edita manual.

"Documente de imprimare". Puteți defini înregistrările tipărite. După aceasta, documentele vor fi trimise la imprimantă și vor fi tipărite.

"Trimiterea documentelor prin e-mail". Puteți introduce subiectul literei și puteți selecta un câmp care conține destinatari de adrese de e-mail. Apoi puteți trimite distribuția pelook. Vă rugăm să rețineți că newsletter-ul va fi depus, așa că asigurați-vă că totul este bine cu el.