Cum să importați date din Excel în Access: 8 pași

Accesul este un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale în care puteți importa una sau mai multe tabele Excel și puteți coordona elementele lor omogene. În plus, utilizarea accesului Puteți colecta și analiza o cantitate mare de date, deoarece un fișier de acces include mai multe tabele Excel. Dar, în primul rând, trebuie să importați date din Excel în acces - acest lucru se poate face prin efectuarea mai multor acțiuni de bază.

Pași

Partea 1 din 3:

Pregătirea pentru datele de import din Excel în acces

unu. Pe computerul dvs. rulează Excel și accesați. Trebuie să cumpărați și să descărcați Microsoft Office, care conține Excel și Access. Acest lucru se poate face pe site-ul oficial al Microsoft.

Instalarea pachetului Microsoft Office, în Windows, apăsați "start" - "Toate programele".
Clic "Microsoft Office" Și în meniul care se deschide, selectați "Acces" (sau "excela"). Cel mai probabil, aveți deja un tabel Excel pe care l-ați descărcat sau primit prin e-mail. Cu programul Excel puteți deschide o astfel de masă.

Imagine intitulată Importul Excel în Access Pasul 2

2. Înainte de a importa date în acces, gestionați tabelul Excel. Facilitează foarte mult sarcina de transfer de date din Excel în acces. Esența este că în tabele diferite, datele specifice ar trebui să aibă un format.

Pentru a începe, asigurați-vă că prima linie a fiecărui tabel importat conține numele (anteturile) coloanelor - numele ar trebui să caracterizeze în mod clar datele înregistrate în coloane. De exemplu, dacă coloana conține nume de familie, numele acesteia "Familiile". Să facem nume exacte pentru a facilita procesul de potrivire a titlurilor coloanei în diferite tabele.

În acces, puteți negocia elemente omogene în două și mai multe mese Excel. De exemplu, aveți un tabel Excel cu date salariale, care conține numele complet (prenume, nume, patronimic), adrese și salarii. Să presupunem că doriți să comparați acest tabel cu un alt tabel care include donații pe un anumit proiect (numele, adresele și cantitatea de donații). În acces, puteți coordona anteturile coloanelor în diferite tabele. În exemplul nostru, sunteți de acord cu privire la numele coloanelor cu numele pentru a afla ce sunt prezente oamenii în ambele tabele.

Răsfoiți fiecare tabel Excel și asigurați-vă că datele sunt făcute într-un singur format, în caz contrar, procesați tabelul astfel încât să vă aducă date la un format. Această abordare a formatului de date reflectă cuvântul "relațional" (din relația - dependența, comunicarea) în descrierea accesului. De exemplu, dacă în tabelul salarial din coloană "Numele complet" Numele, numele și patronimul sunt introduse și în tabelul de donații din coloană "Numele complet" - Numai numele de familie și nume, atunci accesul nu ia în considerare aceste coloane cu omogene (adică, nu va fi în stare să fie de acord asupra lor). Prin urmare, același lucru ar trebui să fie atât numele coloanelor, cât și formatul de date care sunt conținute în aceste coloane.

Imagine intitulată Importul Excel în Access Pasul 3

3. Împărțiți datele în coloanele de masă Excel. Pentru a face elemente ale uniformei de masă Excel (pentru importul de acces), împărțiți informațiile din coloanele corespunzătoare.

De exemplu, puteți pune numele într-o singură coloană, numele - în al doilea, și patronimic - în a treia. În același mod, faceți cu coloana corespunzătoare din a doua masă. Acum, în acces, puteți fi de acord, de exemplu, numele de familie de la un tabel cu nume de familie de la altul și găsiți oameni care sunt prezenți în ambele tabele.

Pentru a împărți datele din coloana Excel, selectați coloana dorită. În bara de instrumente, faceți clic pe "Date". Apoi apasa "Text pe coloane". Se recomandă alegerea opțiunii "Cu separatoare". Apoi apasa "Mai departe".

Imagine intitulată Importul Excel în Access Pasul 4

4. Pentru a împărți datele situate într-o singură coloană, urmați instrucțiunile expertului de text. Urmați acești pași:

Selectați simbolul separator între date. Amintiți-vă că informațiile enumerate în celulă sunt împărțite la un anumit simbol. De regulă, un astfel de simbol este un decalaj, o virgulă sau un punct cu o virgulă. În majoritatea covârșitoare a cazurilor, informațiile sunt împărțite de un spațiu. De exemplu, următoarele informații sunt introduse în celulă: Ivanov Ivan Ivanovich. Aici, numele de familie este separat în numele unui martor, iar numele este separat de numele intermediar. În acest caz, în fereastra Wizard Text, selectați opțiunea "Spaţiu".

Clic "Mai departe". Apoi apasa "Gata". Coloană cu celulă "Ivanov Ivan Ivanovich" împărțit în trei coloane. Acum puteți atribui numele fiecăruia dintre cele trei coloane noi, adică, numiți-i ca "Nume de familie", "Nume", "al doilea prenume". Înainte de a împărți informațiile din partea dreaptă a coloanei comune, introduceți mai multe coloane goale, astfel încât Excel să le aduce în ele datele separate (și nu în coloanele deja umplute cu alte date).

Partea 2 din 3:

Importați datele din Excel în acces

unu. Accesați accesul. Pentru a face acest clic "start" - "Microsoft Office" - "Accesul Microsoft". Pentru a importa date din Excel, creați o bază de date de acces nou.

Pentru a crea o bază de date în fereastra Program de acces, faceți clic pe "Noua bază de date".
Dacă doriți, setați numele creat de baza de date. Apoi apasa "Crea".

Imagine intitulată Importul Excel în Access Pasul 6

2. Importați tabelul Excel în acces. Acum puteți importa date din unul sau mai multe tabele Excel în acces.

În bara de instrumente (în fereastra Programului de acces) faceți clic pe "Datele externe". În unele versiuni de acces din bara de instrumente, faceți clic pe "Fişier" - "Datele externe".

În capitolul "Nume de fișier" clic "Prezentare generală", Pentru a găsi tabelul Excel dorit.

Verificați opțiunea "Datele sursă de import într-un nou tabel din baza de date curentă" (Această opțiune este activată în mod implicit).

Găsirea tabelului dorit, faceți clic pe el. Apoi apasa "BINE". Un expert Excel Import Expert se deschide în acces.

Partea 3 din 3:

Utilizarea expertului de import de date

unu. Urmați instrucțiunile Wizardului de Import de date. Acest lucru trebuie făcut pentru a finaliza procesul de import al tabelului Excel în acces.

Selectați o listă din tabelul Excel, datele pe care doriți să le importați pentru a accesa. Uneori este foarte ușor, deoarece tabelul conține doar o singură foaie. Dar, uneori, o masă Excel include multe foi ale căror file sunt afișate în partea de jos a ferestrei programului Excel. În acest caz, trebuie să specificați o foaie specifică. Apoi apasa "Mai departe".
Se afișează o fereastră cu o întrebare, indiferent dacă conține primul șir al poziției tabelului. Aici sunt menite în minte numele care caracterizează datele din fiecare coloană (de exemplu, numele, adresa, suma salarială și așa mai departe). Perfect, dacă înainte de a procesa masa Excel, astfel încât prima linie conține nume de coloane strict definite, în acest caz, verificați opțiunea pe care prima linie conține anteturi de coloană. Apoi apasa "Mai departe".
Dacă nu există titluri de coloană în prima linie, fereastra care se deschide va afișa întrebarea dacă doriți să rezolvați numele "Picks" (În cazul accesului "câmpuri" Înțelegeți titlurile coloanelor). Dacă înainte de asta nu ați introdus numele coloanelor, faceți-o acum.

Imagine intitulată Importul Excel în Access Pasul 8

2. Importul complet de date. Ați lăsat să efectuați doar câteva acțiuni. În fereastra care se deschide, determinați cheia primară (dacă doriți).

Puteți, dar nu sunteți obligați să o faceți. Cheia primară este un număr unic atribuit fiecărei linii cu datele - poate fi utilă la sortarea datelor. Apoi apasa "Mai departe".

Numele implicit va fi afișat în ultima fereastră. Puteți redenumi tabelul Excel (la finalizarea importului, acesta va fi afișat ca tabel de acces din partea stângă a ecranului).

Clic "Import", Și apoi faceți clic pe "Închide". Tabelul va apărea în partea stângă a ecranului, înseamnă că este importat complet în acces.

Dacă doriți să potriviți mai multe baze de date, faceți acțiunile descrise mai sus pentru a importa una sau mai multe tabele suplimentare Excel. Acum puteți începe negocierea datelor în acces.

Avertizări

Rețineți că, dacă versiunea Excel în care a fost creată tabelul, diferă de versiunea de acces, puteți întâmpina probleme la importul de date.
Repetați din nou: procesul de proces Excel înainte de importul de date. Adică acordați atenție formatului de date cu care veți lucra.
Faceți o copie a tabelului sursă, astfel încât în cazurile extreme să puteți importa datele din nou.
În acces, puteți importa nu mai mult de 255 de coloane.