Cum să faci scrisori de îmbinare

Litere de fuziune - o caracteristică comună a software-ului Office care vă permite să adaptați un document la mulți destinatari. Puteți configura și efectua documente de îmbinare de orice tip: plicuri, autocolante, blank, e-mailuri, faxuri etc. Citiți articolul pentru a afla cum să faceți o fuziune pe computer.

Pași

Metoda 1 din 3:

Instruire

unu. Creați un fișier de date. Poate fi o foaie de calcul, fișier de bază de date sau un document text cu formatare adecvată. Cel mai adesea în aceste scopuri, foaia de calcul utilizează acest ghid implică faptul că utilizați foaia de calcul.

Fișierul dvs. de date trebuie să conțină toate informațiile care vor varia de la copie în copie. De exemplu, dacă creați un gol, fișierul dvs. de date trebuie să conțină nume și adrese ale tuturor destinatarilor posibili.

Introduceți informațiile despre destinatar în fiecare celulă într-o singură linie, astfel încât fiecare tip de informații (nume, prenume, sex și t.Ns..) au fost în coloana destinată acestui tip.

Setați numele fiecărei coloane. Merge citește datele din coloane. Aceasta înseamnă că prima coloană trebuie să conțină numele principal pentru acest tip de informații. Utilizați nume care au o valoare pentru dvs.

De exemplu, denumiți coloana care conține numele, "numele" și puneți toate numele numite. Când vă cereți să alegeți ce câmp să puneți în scrisoare, veți vedea câmpul "Nume" ca o opțiune și rețineți ce informații sunt conținute în această coloană.

Utilizatorii Microsoft Office care utilizează și Outlook ca un client de e-mail pot utiliza agenda Outlook ca fișier cu date.

Imaginea intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 2

2. Salvați fișierul de date. Salvați-o acolo unde puteți găsi cu ușurință și întrebați numele care vă amintiți.

Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 3

3. Scrieți documentul primar. Acest document în care veți introduce informații. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare, atunci documentul principal va fi o scrisoare. Orice element care îmbinarea trebuie să umple automat (de exemplu, numele destinatarului), lăsați goale.

Metoda 2 din 3:

Merge în MS Office

unu. Deschideți bara de instrumente Merge. Dacă nu o vedeți, deschideți meniul Bara de instrumente și selectați Merge din listă.

Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 5

2. Răspundeți la întrebările MS Office. Merge Tool to Office Oferta de a trece prin câțiva pași pentru a vă învăța cum să utilizați instrumentul corect și cu mintea.

Începeți și alegeți documentul pe care îl creați. Alegeți cea mai bună vizualizare și faceți clic pe Următorul.

Alegeți documentul inițial pe care îl utilizați. Dacă ați fost ghidat de aceste sfaturi, atunci veți avea o opțiune de a "utiliza documentul curent". Faceți clic pe Următorul.

Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 6

3. Selectați un fișier de fuziune. Acesta este fișierul de date pe care l-ați creat. Selectați comutatorul corespunzător și faceți clic pe Următorul pentru a căuta un fișier și pentru a vă conecta la documentul inițial.

Dacă preferați să utilizați agenda Outlook, selectați această opțiune.

Imagine intitulată Faceți o corespondență de corespondență Pasul 7

4. Alegeți ce date de utilizat. Office vă permite să selectați liniile de informații la solicitarea dvs. Această caracteristică vă va permite să alegeți care elemente ale informațiilor pe care le veți utiliza în documentul primar, ajutându-vă astfel să faceți fișierul dvs. de date mai util și convenabil cu timpul, în funcție de scopul utilizării acestuia. Dacă sunteți mulțumit de rezultat, faceți clic pe Următorul.

Datele pot fi sortate făcând clic pe titlul fiecărei coloane. Această caracteristică este foarte utilă dacă aveți nevoie să căutați rapid într-o gamă imensă de informații.

Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 8

cinci. Introduceți câmpurile cu informații. În pagina următoare a barei de activități, vi se va solicita să creați un document dacă nu ați făcut acest lucru în avans și mai multe opțiuni pentru adăugarea de informații despre destinatari la document.

Adăugarea informațiilor se efectuează prin plasarea cursorului în locul în care trebuie să adăugați informații și apăsând butonul corespunzător din bara de activități.

Puteți șterge câmpurile de date repetate apăsând tasta Ștergere, cum ar fi literele sau numerele obișnuite.

Setul de parametri variază ușor în funcție de tipul de document pe care îl creați. Office oferă toate opțiunile posibile de a utiliza informațiile furnizate de dvs. De exemplu, dacă creați o scrisoare de companie, veți vedea opțiuni pentru adăugarea unui bloc de adrese, inclusiv numele, numele destinatarului și adresa completă, organizată în mod perfect în mai multe rânduri.

Unele opțiuni vă vor oferi o fereastră suplimentară pentru introducerea informațiilor relevante.

Dacă utilizați un parametru care nu poate găsi informațiile corespunzătoare, faceți clic pe butonul "Conformitate pe câmp" pentru a furniza informații despre care dintre domeniile dvs. îndeplinește câmpul standard al programului. De exemplu, puteți afișa programul că ar trebui să utilizeze categoria "Nume de familie" din fișierul dvs. de date pentru a completa numele "Prenume" din blocul de adrese.

Pentru a utiliza propriile câmpuri, faceți clic pe butonul "Opțiuni suplimentare". Veți vedea numele fiecărei coloane pe care ați creat-o și îl puteți utiliza în loc de un nume standard.

Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 9

6. Verificați litera creată. Funcția de îmbinare nu indică informații în câmpurile de documente primare până când imprimați documentul, dar Office are o funcție de previzualizare care vă permite să verificați dacă informațiile sunt afișate corect în funcție de locația câmpurilor din document. Utilizați această funcție până când vă asigurați că totul este în ordine cu documentul.

Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 10

7. Finalizați fuziunea. Ultima pagină a barei de activități vă informează că toate blocurile sunt în vigoare și programul este gata de imprimare a unui document. Fiecare document imprimat separat va conține un set separat de informații. Programul imprimă atât de multe instanțe ale documentului, câte seturi de informații ați furnizat.

Dacă doriți să editați litere individuale, puteți face acest lucru făcând clic pe linkul "Schimbați piesele pieselor" de pe bara de activități.

Metoda 3 din 3:

Fuzionați la OpenOffice.Org

unu. Creați o bază de date. În OpenOffice.ORG necesită întotdeauna o bază de date de fuziune - cu toate acestea, puteți crea încă o bază de date sub forma unei foi de calcul.

Deschideți meniul Fișier și selectați opțiunea Noua bază de date a bazei de date.
În fereastra care apare, selectați opțiunea "Conectați-o la o bază de date existentă". Din meniul derulant, selectați "Tabel de rețea" și faceți clic pe Următorul.
În ecranul următor, selectați fișierul de calcul de calcul pe care doriți să îl utilizați. Puteți selecta opțiunea de protecție a bazei de date parolă, marcând opțiunea corespunzătoare. Faceți clic pe Următorul.
Pe acest ecran, puteți alege dacă doriți să înregistrați o bază de date pentru acces ușor la acesta în viitor sau deschideți baza de date pentru editare. (Poate doriți să editați foaia de calcul nou creată). Faceți clic pe Finalizare.

Asigurați-vă că ați dat o nume de bază de date pe care le puteți aminti cu ușurință.

Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 12

2. Adăugați câmpurile dvs. Odată ce ați legat informațiile cu baza de date, ușor de înțeles pentru OpenOffice.Org, utilizarea în continuare a bazei de date va fi simplă.

În meniul Insert, selectați câmpuri și apoi altele. Sau Control de presă-F2.

În fereastra care apare, mergeți la fila Baza de date.

Faceți clic pe butonul "Prezentare generală" și localizați baza de date pe care ați creat-o.

Odată ce ați ales baza de date, va apărea în listă cu numele "Baza de date selectați" în partea dreaptă a ferestrei.

Din lista "Tip" din partea stângă a ferestrei, selectați "Câmpurile de îmbinare".

Faceți clic pe pictograma + de lângă baza dvs. de date, iar fișierul de calcul va apărea. Faceți clic pe pictograma + de lângă el și veți vedea numele câmpurilor pe care le-ați ales atunci când creați o masă.

Selectați câmpurile pe care doriți să le introduceți și faceți clic pe butonul Paste pentru a plasa câmpurile în documentul primar.

Nu uitați să localizați cursorul în locul în care doriți să localizați câmpul corespunzător înainte de a apăsa butonul Inserare. În caz contrar, va trebui să tăiați și să introduceți câmpul în locul potrivit.

Ca în funcție, câmpurile de text sunt ca litere și numere. Puteți să le mutați cu un spațiu și să ștergeți folosind cheia de ștergere.

Imagine intitulată Faceți o corespondență de corespondență Pasul 13

3. Finalizați fuziunea. Verificați câmpurile din locație. Odată ce totul este gata, imprimați documentul primar. Funcția de fuziune imprimă o copie a documentului pentru fiecare set de date din baza de date pe care ați selectat-o.

sfaturi

Programele bazate pe cuvânt au adesea șabloane pentru crearea de documente primare.
Asigurați-vă că ați împărțit câmpurile pentru a separa termenii. De exemplu, pentru numele pe care îl puteți utiliza titlul de curtoazie (domnul, doamna, dle, doamna), prenumele și prenumele. Deoarece acestea sunt trei câmpuri, utilizați trei coloane diferite.