Cum să organizați un eveniment

Organizarea evenimentului este o nouă experiență interesantă și nu contează exact ce așteptați: Party, Eveniment corporativ, întâlnire pentru prieteni și familie, nuntă sau orice eveniment oficial. Organizația competentă este o parte importantă a oricărui eveniment și puteți fi sigur că eforturile dvs. nu vor rămâne neobservate. Din acest articol, veți învăța cum să organizați un eveniment, cum să rezolvați conflictele și să găsiți o cale de ieșire din situații dificile, precum și cum să evitați problemele cu planificare clară.

Pași

Metoda 1 din 5:

Sarcini principale

unu. Determinați obiectivele și obiectivele. Înainte de a planifica, este important să afli ce ar trebui să fie locul, ce va fi bugetul, ce se va întâmpla, cât de mult vor fi oaspeții și ce va fi pentru oameni și, de asemenea, decide ce strategie de planificare va fi potrivită pentru dvs. Cum doriți să vedeți evenimentul? Ce vreți să faceți?

Când determinați ce va fi dedicat evenimentul (sărbătorirea evenimentelor, colectarea de bani, educație, vânzări, propuneri), va trebui să vă gândiți, De ce Tu faci asta. Înțelegerea motivelor vă va ajuta să vă concentrați și să faceți afaceri.
De asemenea, va trebui să vă gândiți la ce vor fi obiectivele dvs. Este imposibil să atingeți scopul, dacă nu știți ce încheie. Scopul vă va permite să mențineți motivația până la sfârșit.

2. Selectați o dată și ora. Acesta este unul dintre punctele-cheie ale planificării. Dacă selectați data și ora care nu vor aborda pe nimeni, toate eforturile vor fi în zadar. Dacă alegeți ziua care nu vine în curând sau, dimpotrivă, prea curând, există un risc ca oamenii sau să uite de eveniment sau să-și planifice deja timpul diferit. Este imperativ să alegeți o astfel de dată care va fi convenabilă pentru majoritatea.

Cel mai bine este să informați oaspeții despre eveniment în două săptămâni. Cel mai probabil, ei nu vor avea alte planuri. Apoi, vă puteți aminti despre eveniment de unul sau de două ori mai aproape de data selectată. Alegeți o zi pe care veți avea 2-3 săptămâni în stoc, dar dacă aveți timp să faceți totul la timp.

3. Alegeți un loc. Acum știi ce vei face și când, deci trebuie să decideți care loc va fi potrivit și să aflați în mai multe instituții, indiferent dacă data de interes este liberă acolo. Ce cameră aveți nevoie? Cum va fi camera? Oaspeții vor sta pe scaune la rând, pe bănci, bănci sau pe iarbă pe iarbă? Aveți nevoie de un loc pentru dans, scenă sau tribună? Asigurați-vă că locul selectat vă convine în dimensiune.

Vizitați locul în avans și schițați planul camerei. Veți putea utiliza acest plan pentru plasarea tabelelor, nutriției, hardware-ului, hardware-ului pentru persoanele cu dizabilități și căile de ieșire din cameră, precum și pentru a găzdui echipamentul. Mark loc unde sursa sursei de alimentare este localizată (dacă este necesar), precum și locul echipamentului exterior (frigidere, gheață, mașini de grătar, sobe și așa mai departe). Aplicați toate punctele de vânzare și locurile în care vor fi organizate cablurile (ele pot fi ascunse de covor) și orice elemente care necesită o atenție deosebită din punctul de vedere al securității.

Aveți nevoie de o permisiune specială? Uneori este necesar pentru o autorizație specială pentru vânzarea de alcool, precum și pentru efectuarea de evenimente zgomotoase, organizarea de intrare a transportului, parcare, instalare de structuri mari (de exemplu, pavilioane).

4. Decideți câte persoane veți invita. Pentru câți oameni este proiectat bugetul dvs? Intrarea la eveniment poate fi efectuată numai pe bilete sau invitații și simplifică planificarea, dar este întotdeauna posibil să fie târziu, precum și participanți suplimentari (de exemplu, copii, soți, prieteni). Amintiți-vă că cu atât mai mulți oameni, cu atât mai mult personal aveți nevoie.

Deoarece numărul de persoane poate deveni o problemă serioasă, este important să se ofere suficient spațiu pentru toți oaspeții.

Decideți ce număr maxim de persoane vă poate vizita evenimentul.

cinci. Instalați bugetul. Combinați cu o pereche de oameni dovediți și decideți cât de mulți bani aveți nevoie pentru a efectua evenimentul. Vei angaja personal? Va trebui să închiriați echipamente și să plătiți pentru închiriere? Câți bani sunt necesari pentru alimente și băuturi? Și pe tipărirea fină? Decideți ce sumă veți avea la dispoziție și construiți planuri bazate pe buget. Nu merită să cheltuiți bani personale cu privire la ceea ce nu trebuie să cheltuiți.

Este posibil să puteți atrage sponsorii sau donațiile voluntare, dar nu se întâmplă întotdeauna. În cazul în care încasările de fonduri suplimentare nu sunt așteptate, este important să nu puneți bani în plus în buget. Dacă serviciile serviciului de catering costă bani mari, oferă tuturor să aducă mâncarea și băuturile noastre. Serviciile de personal pe care nu le aveți nevoie, dar va trebui să găsiți tabelul, Benmanari și frigidere. Pentru a nu cheltui bani pe fotograf, fotografiați-vă reciproc. Arată ingeniozitate!

6. Colectați echipa. Distribuiți sarcinile dintre participanții la echipă. Dacă organizați un eveniment informal, membrii echipei pot fi prieteni, rude și alte persoane care doresc. Organizarea evenimentului implică repartizarea zonelor de responsabilitate între oameni. Asigurați-vă că toată lumea știe ce să facă.

Distribuirea taxelor simultan cu recrutarea și formarea invitației. Atribuiți responsabili cât mai curând posibil și oferiți-le posibilitatea de a alege sarcini, dacă este posibil. De asemenea, ar trebui să aveți mai mulți oameni despre rezervă, deoarece posibilitatea căptușelii nu este exclusă.

7. Gândiți-vă secvența de evenimente. Imposibil de construit planuri, fără a cunoaște procedura de acțiune la eveniment. Când vor pronunța vorbitorii de vorbire? Va fi un joc, prezentări, divertisment? Cât de mult timp vor fi invitați să mănânce? Gândiți-vă la un plan detaliat, luând în considerare toate evenimentele.

Lăsați ceva timp în stoc, deoarece abaterile de la program sunt posibile. Oamenii pot întârzia, discursurile pot fi mai lungi decât planificate, iar coada pentru alimente se poate întinde. Desigur, merită să luăm în considerare un program, dar este important să înțelegem că totul nu merge întotdeauna în mod clar conform planului.

Metoda 2 din 5:

Începutul pregătirii

unu. Invitații separate. Nici o invitație nu va ști despre evenimentul dvs. Invitația dvs. este fata evenimentului, astfel încât designul trebuie să fie responsabil. Prima impresie a evenimentului va fi formată cu precizie datorită invitației. Încercați să faceți totul la un nivel decent.

Luați în considerare opțiunile clasice: cărți poștale, pliante și alte tipuri mici. Amintiți-vă că invitațiile pot fi, de asemenea, trimise în formă digitală: prin e-mail, sub formă de corespondență electronică, prin rețele sociale sau situri create pentru înregistrarea invitației. În plus, puteți observa pur și simplu evenimentul din calendar.

Dacă doriți ca evenimentul dvs. să participe la numărul maxim posibil de persoane, să trimită invitații prin intermediul rețelelor sociale. Dacă evenimentul este numai pentru cei aleși, renunțați la rețele sociale.

2. Înregistrați toți oamenii care și-au confirmat participarea. Va trebui să știți exact câți oameni vin. Cel mai probabil, numărul de oaspeți la eveniment va fi încă diferit de numărul de persoane care au confirmat participarea, dar trebuie să vedeți cel puțin ce să vă așteptați. Există site-uri speciale care vă permit să păstrați înregistrările, dar puteți utiliza instrumente de rețele sociale (de exemplu, Facebook) sau puteți repara oamenii în Excel.

3. Tratați toți oamenii. Trebuie să găsești și să angajezi fotografi, constructori, designeri, decoratori, difuzoare, sponsori, conducători, muzicieni, clerici, dansatori, alți artiști sau își amintesc îndatoririle altcuiva? Luați în considerare toți acești oameni atunci când planificați, astfel încât toată lumea să aibă locuri și alimente suficiente, dacă este prevăzută de acorduri.

Va fi evenimentul și băuturile la eveniment? Dacă sunt, știți cine va fi responsabil pentru prepararea alimentelor, alimentați pe masă și curățenie. Ce alimente vor fi servite? Fie la eveniment, vor exista oaspeți cu alergii, vegetarieni sau vegani, diabetici, oameni cu restricție asupra alimentelor din motive religioase și așa mai departe? Vorbii, copiii, persoanele în vârstă sau persoanele cu dizabilități care nu pot mânca alimente solide?

Gândiți-vă dacă va exista un eveniment de divertisment și ceea ce aveți nevoie pentru organizația lor. Este posibil să fie nevoie să comandați echipamente muzicale, pavilioane sau corturi, decorațiuni, lumină, microfon, amplificatoare, surse de alimentare, proiectoare sau ecrane pentru slideshow, mașini de fum, oglinzi pitorești, vergeturi, postere cu numele companiei și așa mai departe.

Dacă angajați o firmă care va fi responsabilă pentru divertisment, aflați dacă vor fi capabili să furnizeze propriul echipament și ce echipament va fi în locul selectat. Face un program. Deci, veți ști ce fel de ajutor va avea nevoie de dvs.

Firmele de catering, florarii, conducătorii și alți specialiști vor aprecia timpul, deci cu ei ar trebui să negociați cât mai curând posibil (mai târziu o veți face, cu atât mai scumpe pot exista serviciile lor). Dacă o faceți în prealabil, veți avea timp să găsiți un înlocuitor dacă refuză.

4. Găsiți prezentatorul. Prezentatorul este necesar, astfel încât evenimentul să aibă loc la program. Discursul de conducere, vă invită la masă, declarați începutul dansului sau al altor divertisment și reprezintă oaspeții onorați. Sunt de acord cu data de lider și despre plan. Dacă prezentatorul este inteligent, vă va ajuta în mod semnificativ în cadrul evenimentului.

Poate că va trebui să fie tu. Va fi mai dificil, deoarece va trebui să controlați procesul până la sfârșit. Este important să se numească responsabil în fiecare dintre grupurile asistente, astfel încât să le puteți delega îndatoririle.

cinci. Pregătiți echipamentul. Angajarea unei echipe, asigurați-vă că vor lua cu ei tot ce aveți nevoie. Poate că toate echipamentele vor aduce cu ei, dar există o posibilitate ca să trebuiască să o căutați separat. Echipamentele pot fi închiriate, cumpărate sau împrumutați. Treceți prin întreaga listă, de la servetele la cablurile de prelungire.

Decorațiuni - o parte importantă a oricărui eveniment. Tone de masă, flori, cadouri, lumânări, bile, postere, vergeturi, fotowon, pisici roșii și toate celelalte trebuie să caute în avans.

6. Gândiți-vă cât de potrivit pentru nevoile dvs. Organizatorii neexperimentați de multe ori nu dau valorile la numărul și calitatea lucrurilor, cum ar fi toaletele, parcare, struturi pentru scaune cu rotile, dulapuri, depozitare, bucătării, rezervoare de gunoi, găleți de gheață, prize și așa mai departe. Gândiți-vă la toate nuanțele în avans.

De asemenea, gândiți-vă cum oamenii vor ajunge la locul evenimentului. Oaspeții străini vor avea nevoie de cazare și de transport? Aveți nevoie să rezervați transferul pentru ei?

7. Știți cu cine veți lucra. Dacă ideea evenimentului nu vă aparține, este important să știți cum acționați în orice situație. Pentru că clientul a avut încredere în tine, ar trebui să afli:

Cine este principalii oaspeți? Este de obicei clar - de exemplu, mireasa și mirele. Clientul nu este întotdeauna principalii oaspeți. El poate fi prezent sau nu participă la eveniment.

Care inițiază evenimentul. De obicei, acești oameni stau la masă și ajută oaspeții să se familiarizeze și să comunice. De regulă, acești oameni știu cum să creeze atmosfera dorită și să ofere noi subiecte de conversații, să invite pe toți să danseze, să prezinte oaspeților unul altuia. Pentru astfel de oameni, vă puteți baza de obicei pe astfel de oameni, deoarece vă vor informa despre toate informațiile importante, pot să ia în mod ei înșiși cuvântul sau să acționeze ca fiind conducători. De regulă, datorită acestor oameni, evenimentele merg fără probleme.

Cine va ajuta la aducerea ordinii în caz de probleme. Știți cine vă poate ajuta să rezolvați problemele dacă este necesar. Cel mai adesea în acest rol, șefii de familie, tutori, manageri sau gardieni.

Cine ia decizii. În majoritatea situațiilor, decizia va fi luată ca manager, totuși, situațiile sunt posibile în cazul în care aveți nevoie pentru a explica ceva oaspeților și nu va fi destul de convenabil. Aflați cu cine puteți vorbi în caz de circumstanțe neprevăzute. Cel mai probabil, va trebui să comunicați cu o persoană care plătește pentru eveniment sau serviciile dvs. și pe care le considerați clientul dvs.

Metoda 3 din 5:

Pregătirea în ajunul evenimentului

unu. Examinați locul de desfășurare. Înainte de eveniment, vizitați locul de desfășurare și gândiți-vă cum va fi organizat totul. Este posibil să aveți nevoie de echipamente suplimentare - cabluri de prelungire, lumină și așa mai departe. Dacă nu le puteți găsi imediat, atunci oaspeții dvs. le găsesc și mai dificilă. Ia in considerare.

Dacă este posibil, decideți unde și ce va sta. Dacă nu există loc pentru toți, va trebui să refuzați ceva. Discutați cu instituția managerială despre dacă vă poate ajuta și întrebați dacă trebuie să luați în considerare orice circumstanțe sau cerințe speciale.

2. Pregătiți seturi de cadouri pentru membrii echipei dvs. Toată lumea va trebui să muncească din greu. Pentru a mulțumi oamenilor pentru a lucra și a vă exprima aprecierea, pregătiți cadouri. În kit, puteți include sticle de apă, baruri din boabe, ciocolată, suveniruri mici și tot ceea ce luați în considerare. Acest lucru va consolida spiritul de echipă.

Pregătiți pictogramele sau suvenirurile minore care vor rămâne în memoria evenimentului. Asigurați-vă că toată lumea poate mânca și bea. Încercați să vedeți în angajații dvs. resursele pe care le puteți profita de viitor.

3. Contactați pe toți membrii echipei în ajunul evenimentului. Este important să vă asigurați că toată lumea știe ce să facă și gata să lucreze. Dați toate instrucțiunile clare cu privire la ora sosirii și pentru a vă îndemna toate detaliile de contact. Dacă cineva nu are întrebări, puteți începe.

Verificați dacă sunteți pregătit pentru muncă. Nu toată lumea poate spune adevărul, așa că încercați să trageți singur concluzii. Dacă oamenii sunt încrezători în ei înșiși și sunt gata să lucreze? Dacă nu, calmați-le, spuneți din nou toate îndatoririle și întrebați câteva întrebări. Dacă vă îndoiți că cineva va face față sarcinilor sale, puneți-l într-un angajat mai experimentat.

4. Pregătiți o listă de contacte și alte lucrări, dacă este necesar. Autorizolarea dvs. este, de asemenea, importantă. Dacă sunteți pregătit, puteți salva orice situație, dar dacă nu, totul va fi eliberat de sub control. Iată câteva modalități de pregătire:

Faceți o listă cu toate telefonul și adresele de care aveți nevoie. Condeter a crezut că vei ridica tortul? Nu probleme - sunați la Masha, care locuiește aproape și o cere să ia un tort pe calea evenimentului.

Face o listă cu. Veniți pe liste și verificați ce lipsesc lucrurile, echipamentele și oamenii.

Pregătiți toate conturile și contractele. Cu cât pregătiți mai bine, cu atât mai puține probleme pe care le veți avea.

cinci. Încercați să nu schimbați nimic în ultimul moment. Credeți că clientul va încerca să facă amendamente până în ultimul moment? La organizarea de nunți, clienții sunt adesea rugați să schimbe ceva în design în ultimul moment. Indicați termenul limită pentru modificarea. De regulă, termenul maxim este o săptămână înainte de eveniment. Înainte de această perioadă, este încă posibil să se facă modificări fără daune semnificative bugetului sau organizației.

Dacă modificările sunt minore și nu implică costuri suplimentare, nu refuză să facă aceste amendamente. Încercați cu înțelegerea pentru a trata clientul, deoarece așteaptă un eveniment foarte important pentru el.

Metoda 4 din 5:

Acțiuni în timpul evenimentului

unu. Pregătiți totul. Veniți la locul evenimentului înainte de toate. Asigurați-vă că toate profiturile la timp și apelați pe cei care întârzie. Ajutați oamenii care au nevoie de ajutor și să instruim unde este necesar. Nu interferați dacă prezența dvs. nu este necesară undeva. Asigurați-vă că nimeni nu a fost rănit.

Veți fi mai calme dacă faceți o listă de cazuri și treceți prin el. Dați o listă a fiecărei echipe: aceia pe care ați angajat-o, care sunt responsabili pentru decorarea și plasarea mobilierului, care sunt responsabili pentru echipament. Asigurați-vă că totul este în poziție.

2. Delega de lucru. Nu vă fie frică să delegeți îndatoririle. Este imposibil să faceți totul, deci trebuie să distribuiți taxe. Dacă cineva nu se descurcă cu munca sa, să-i instruiască pe altul. Sarcina dvs. este de a distribui competent. Nu comandați și nu rupeți limitele personale - v-ați angajat să faceți asta.

Fii politicos, dar vorbește ferm și cu încredere. De exemplu, deci: "Maxim, am nevoie de ajutorul tău cu catering. Mulțumiri". Echipa dvs. ar trebui să lucreze solid. Pentru toată lumea să fie mai ușor, luați rolul de a fi capul pe care ar trebui să îl fiți.

3. Capul se adaptează la cap. Încercați să se potrivească în diagramă și să găsească o cale de ieșire dacă nu lucrați în diagramă, dar cel mai important - Nu vă faceți griji din cauza asta. Dacă începeți nervos, veți opri controlul și nimic nu va ieși din asta. Dacă un discurs a încetinit timp de 10 minute și vorbind ignoră semnele dvs., relaxați-vă. Doar mâncați băuturi puțin mai târziu și nimeni nu va observa. Nimic rău nu sa întâmplat.

Toate capacele sunt posibile. Nu este posibil să se prevadă totul, iar cu cât mai repede învățați să o luați, cu atât mai bine. Un eveniment de gestionare calm poate rezolva orice problemă, iar reproducerea - nr. Prin urmare, nu fiți nervoși și permiteți totul să meargă la mine. Evenimentul va fi finalizat în curând!

4. Păstrați toată lumea conștientă de ceea ce se întâmplă. În ziua evenimentului, verificați numărul de oaspeți și toate celelalte nuanțe. Dacă trebuie să schimbați ceva, să-mi spuneți oamenii responsabili cât mai curând posibil. Trebuie să fii primul (unul) care va observa orice probleme.

Cereți clienților cum se simt. Ele pot fi nervoase, îngrijorate, plictisite, se bucură sau vă faceți griji din cauza a ceva, iar conversația cu tine îi poate ajuta să se calmeze și să motiveze să facă ceva. Enchant oaspeții și membrii echipei dvs., dacă este necesar.

cinci. Angajați-vă în afacerea dvs. Considerați că fiecare membru al echipei este capabil să facă față sarcinii sale: dacă le-ați instruit ceva, înseamnă că vor face față. Sugerează asistență, dacă este necesar, dar toți membrii echipei dvs. trebuie să fie suficient de experimentate pentru a vă asigura că acest ajutor nu are nevoie. Amintiți-vă următoarele:

Faceți cunoștință cu toți oaspeții la intrare. Când începe evenimentul, lăsați oaspeții de conducere. Sarcina dvs. va fi rezolvarea problemelor și controlul tuturor proceselor pe care oaspeții nu le văd (alimente de gătit și alte sarcini).

Urmăriți oaspeții și petreceți timp din când în când cu conducerea în cazul în care orice planificare se schimbă.

Păstrați departe de principalii oaspeți ai serii. Aceasta este sărbătoarea lor. Dar fiți pregătiți să clarificați cu ei în momente potrivite, indiferent dacă sunt mulțumiți de tot și nu au solicitări sau dorințe.

6. Dacă evenimentul este efectuat pentru a promova, pregătiți suvenirurile. Oaspeții trebuie să-și amintească în această seară, dar cel mai probabil aveți nevoie Nu numai acest lucru. Probabil că doriți ca oaspeții să meargă la site, au făcut o donație sau au spus despre companie altora. Să-și amintească evenimentul, pregătiți produsele de suvenir. Poate fi o imagine, flyer, mâner - ceva care va aminti oaspeților despre dvs. și despre evenimentul dvs.

7. După eveniment, felicitați-vă. Se pare că evenimentul trece de la sine și nimeni nu vede pregătirea. Lăudați-vă - meritați-o! Dar, în timp ce este prea devreme pentru a vă relaxa - lucrarea nu a fost încă finalizată.

După eveniment, luați timp pentru a vă întâlni cu clientul și pentru a vă mulțumi. Dați clientului un mic cadou în onoarea acestui eveniment - astfel de lucruri fac întotdeauna întâlniri mai plăcute. În plus, clientul va fi mai dispus să vă recomande. Dați flori sau o fotografie din această seară în cadru (de exemplu, momentul tăierii benzii, cel mai strălucitor moment al discursului, ceremonia de decernare a premiului, sarutul mirelui și mirelui, stropi lumânările pe tort) sau orice alt cadou care va fi potrivit în aceste condiții.

opt. Mouse-ul peste și du-te acasă. Încercați să lăsați un loc în aceeași formă, cum a fost înaintea dvs. Spuneți echipei dvs. că este timpul să curățați și să nu plecați până când curățarea este finalizată. Amintiți-vă că ar trebui să luați parte și.

Nu este doar politicos, dar vă va permite să evitați cheltuielile suplimentare. În multe locuri, curățarea după eveniment include. Încercați să evitați cheltuielile ascunse.

nouă. Organizați rambursarea și plata tuturor echipamentelor și mulțumiți tuturor cu care ați lucrat. Poate că acest lucru va trebui să o facă mai târziu. Adresați-vă clientului, dacă mi-a plăcut evenimentul. Chiar dacă vi se plătește mai târziu, mulțumesc clientului posibilitatea de a lucra cu el și de a cere cartea de vizită.

Mulțumiți membrilor echipei dvs. Asigurați-vă că toată lumea a plătit. Colectați cecuri și să aveți grijă de toate. Trebuie să fii ultimul care va ieși din cameră.

Metoda 5 din 5:

Rezolvarea problemelor

unu. Știți ce să faceți în cazul întârzierilor oaspeților și cum să rezolvați alte probleme. Oamenii sunt adesea târziu, și trebuie să fii pregătit pentru asta. De regulă, întârzierile sunt greu de evitat (de exemplu, datorită imprevizibilității blocajelor de trafic), dar oaspeții care au venit la timp sunt în liniște legați de ei. Pentru a evita dificultățile inutile:

Asigurați-vă că timpul este indicat în mod clar. Dacă cereți oaspeților să confirme participarea, cereți-le să confirme timpul. Contactați conducerea, oaspeții (cel mai adesea cel mai important), artiștii și personalul bucătăriei, dacă ați știut despre problema că este dificil să se rezolve rapid. Dacă principalii oaspeți au întârziat (de exemplu, mireasa și mirele), puteți face următoarele:
Contactați-l pe Free și cerem să clarificăm ora aproximativă de sosire. Notificați bucătăria în jurul noului timp, astfel încât personalul să poată încetini sau să accelereze activitatea.
Nu informați toți oaspeții că începutul este amânat datorită întârzierii oaspeților (acest lucru se va înțelege toți). Spuneți oaspeților principali că știți despre asta. Explicați-vă că intenționați să faceți, totuși, oferiți oamenilor posibilitatea de a decide singuri, deoarece se cunosc mai bine și pot lua decizii potrivite pentru toată lumea.
Urmați timpul deoarece toată lumea ar trebui să aibă timp pentru a vorbi. Dacă oaspeții principali au întârziat, au oferit niște gustări sau băuturi - nu le va lăsa să se plictisească.
Dacă oaspeții sunt foarte târziu și nu puteți să le așteptați (de exemplu, datorită faptului că unele feluri de mâncare nu pot fi depuse mai târziu), începeți evenimentul la timp și când sosesc oaspeții care se încadrează, aduceți-i acea mâncare pe care toată lumea , chiar dacă este desert.
Oferiți tuturor celorlalți să danseze, să joace, să spună vorbirea sau să aranjeze orice altă divertisment, mai ales dacă este asociat cu muzica. Cereți fotografilor să lucreze cu oaspeți până când ajung. Gândiți-vă la un plan de rezervă cu o zi înainte de eveniment.
Dacă oaspeții doresc în mod specific să vină mai târziu, se simt în legătură cu alegerea oaspeților și nu ca eșec. Sarcina ta este să se ocupe de acei oaspeți care au venit deja. Urmăriți-vă ca și cum nu există nicio problemă.

2. Știți cum să rezolvați problemele alimentare. Aceste probleme se întâmplă rar dacă totul a fost gândit în prealabil, dar uneori sunt posibile surprize: un copil poate împrăștia mâncarea sau o căptușeală se poate întâmpla în bucătărie. Aflați în prealabil ceea ce vor fi oaspeții la eveniment, astfel încât să puteți gândi prin amplasarea meselor cu alimente și oaspeți.

Dacă undeva a existat un fluid, acesta trebuie îndepărtat cât mai curând posibil din motive de securitate, chiar dacă trebuie să mutați covorul, orice elemente decorative sau mobilier. Dacă pata este imposibil de ascuns (de exemplu, dacă este un obiect antic), este mai bine să transportați subiectul cu o pată. Dacă aveți mobilier de rezervă, utilizați-l. Dacă nu, stați restul articolelor de mobilier, astfel încât absența unui obiect nu este în ochi.

Zona cu alimente poate fi arsă cu o baraj de frânghie, o perdea sau o shirmă. Acest lucru este util dacă plăcile de gustare sunt abia plasate pe o masă de pachete sau dacă intenționați să arătați că va fi hrănit mai târziu. Unii oaspeți pot decide că alimentele sunt servite în cantități nelimitate și pot fi luate independent, dar nu este întotdeauna așa.

Modificați meniul. Dacă o parte din vasul este imposibil de aplicat (de exemplu, vasul lateral), eliminați-l, înlocuiți-l pe alții sau reduceți porțiunea astfel încât vasul rămas să fie suficient pentru toată lumea. Este necesar să se sporească porțiunile altor produse. Raport Decizia responsabilă.

Vegetarieni neașteptați, sobru și oaspeții cu alergii nu ar trebui să fie dacă toți ați gândit în prealabil, dar adesea oamenii aduc rude sau prieteni apropiați cu ei, nu avertizează în prealabil, mai ales dacă evenimentul nu prevede prezența unui stricte cantitatea de invitație. De regulă, rezolvați astfel de probleme este ușor. Întâlniți oaspeții la intrare și întrebați dacă au preferințe în alimente. Raportați orice preferințe în bucătărie de îndată ce învățați despre ei.

Dacă oaspeții vin mai mult decât ați așteptat, pregătiți mai multe alimente sau cumpărați mai multe produse, dacă este necesar. De regulă, există un stoc de produse în bucătărie, luând în considerare posibilele pagube și, cel mai adesea, alimentele se dovedesc a fi mai mari decât, și nu mai puțin. Puteți reduce porțiunile și puteți trimite mai multe pâine, salată sau legume, adică produse care pot fi cumpărate rapid în supermarket.

3. Știți cum să rezolvați problemele cu copiii. Nu faceți o greșeală a multor manageri - amintiți-vă că copiii au aceleași nevoi ca la adulți: vor să petreacă un timp bun și că nu s-au plictisit. Părinții sunt adesea ofensați dacă evenimentul nu oferă divertisment pentru copii. Cel mai bine este să întrebați toți oaspeții care intenționează să ia copii cu ei, să vă avertizeze despre asta prin trimiterea unui răspuns la invitația dvs.

Copiii mici (până la 10 ani) sugerează cel mai bine mâncarea sau gustările mai devreme, pentru că cel mai adesea cina începe nu mai devreme de opt seara, și este mult mai târziu decât copiii mănâncă de obicei. Mâncarea trebuie să fie interesantă pentru copii și utilă, dar și aceeași agitare ca mâncarea pentru adulți - părinții vor aprecia. Alimentele complete pentru copii vor simplifica lucrarea părinților, datorită căreia pot petrece calm în această seară.

Copiii de peste 10 ani, de regulă, pot fi serviți alimente pentru adulți și porțiuni de aceeași dimensiune ca adult, deși copiii cel mai adesea nu mănâncă întreaga porțiune. Cu consimțământul părinților, oferă meniu pentru copii, dacă mâncarea pentru adulți nu le place. Adolescenții aleg adesea aceeași masă ca și copii, deoarece este mai simplu. Din acest motiv, unele unități redenumează meniurile pentru copii în meniul alternativ. Discutați în prealabil cu meniul principal al oaspeților pentru copii și opțiuni de divertisment pentru copii și vârstnici.

Evidențiați un loc retras pentru femeile cu copii, unde le-ar putea hrăni și deghiza, precum și un loc pentru copii mici, unde pot dormi dacă sunt obosiți.

4. Știți cum să vă comportați cu oaspeți violenți și beți, precum și cu oameni care încearcă să ajungă la eveniment fără invitație. În mod ideal, este posibil să se evite, dar nu întotdeauna - problemele sunt posibile la evenimentele corporative și familiale. Nuanțele apar adesea, despre care nu știați și nu ați putut ști, așa că fiți pregătiți pentru tot.

Adresați clientului și oaspeților majori despre posibile scenarii de comportament în astfel de cazuri. Dacă este discutată cu ei inadecvată, discutați cu alți responsabili pentru a evita problemele cu scaunele. Atribuiți-i pe cei responsabili pentru aceste situații, urmați situația și fiți pregătiți să intervină dacă aveți nevoie. Strict vorbind, datoria dvs. este de a efectua evenimentul, dar nu sunteți responsabil pentru întrebările personale. Din acest motiv, ar trebui să aflați căruia ar trebui să contactați dacă apare o situație neplăcută.

Deoarece refuzați alcoolul oaspeților, care a băut deja inutil, poate fi dificil, precum și interacționează cu clienții, care se comportă agresiv, cel mai bine pentru a permite unuia dintre oaspeți să rezolve conflictul. Sunați la poliție numai dacă aprobă principalii oaspeți. Chiar și în mici evenimente există adesea o mulțime de alcool, deci este important să fiți întotdeauna alertă.

Situații cu oameni care încearcă să ajungă la eveniment fără invitație, întotdeauna destul de complicați. În acest caz, cel mai bine este să le cereți liniștit să părăsească evenimentul, dar mai întâi verificați cu principalii oaspeți, indiferent dacă acești oameni se află într-adevăr în lista de invitați. Dacă oamenii se comportă agresiv, datoria dvs. este de a proteja oaspeții în gradul în care este posibil. Sunați la poliție sau gardă dacă oaspeții neinvitați nu pleacă, în ciuda solicitărilor dvs.

Oaspeții neglijează adesea schema de ședere și se așează în jos unde doresc, sau lângă cei care vor să stea. Cereți oaspeților majori, este?. Cel mai bine este să discutați cu clienții în avans. Dacă oamenii trebuie să poată sta în funcție de scaun, nu lasa pe nimeni în sala de mese înainte de începerea cina. Adesea, oaspeții sunt în hol, în hol sau în bar. Dacă vreunul popor nu trebuie să se intersecteze din cauza diferențelor de familie, puteți împărți oamenii în grupuri și le puteți comporta în tabelele corespunzătoare separat.

cinci. Știu ce să facă dacă vremea te-a împiedicat. Ploaie bruscă sau zăpadă este posibilă în unele regiuni, cum ar fi căldura severă sau frigul. De regulă, vremea nu contează prea mult dacă evenimentul este realizat într-o cameră închisă, dar în cazul activităților în aer liber, totul este mai complicat. Dacă se așteaptă vreme rea, transferați evenimentul într-un alt loc. Dacă este imposibil, luați un pavilion sau un cort mare de închiriat (deși această opțiune poate fi costisitoare dacă comandați totul în ultimul minut). Urmăriți vremea când vă pregătiți pentru eveniment. În cazul vremii nefavorabile, situația este extrem de dificilă, așa că face tot ceea ce depinde de tine pentru a preveni problemele.

În unele țări există o asigurare în caz de vreme rea și alte probleme. Dacă vremea este imprevizibilă în zona dvs., gândiți-vă la un plan de acțiune meteorologică rău. Aflați costul de asigurare și transferarea evenimentului într-un alt loc, deoarece vă va ajuta să pregătiți un client pentru posibile costuri suplimentare.

sfaturi

Păstrați elementele esențiale într-un loc convenabil: servetele, stingătorul de incendiu, setul de prim ajutor și alte lucruri. Dacă totul merge bine, ei nu vor avea nevoie de ele, dar în cazul unor evenimente mari este mai bine să le aibă la îndemână doar în cazul în care.
Dacă cineva de la oaspeți sau difuzoare este obosit sau forțat să se obișnuiască cu schimbarea zonelor de timp, verificați cu ei sau asistenții lor, nu aveți nevoie de o sesiune în spa, masaj sau altceva, ceea ce îi va permite să se simtă mai bine. Dacă nu au mâncat de mult timp, le puteți trimite prânzul și dacă se simt prost - comprimate (de exemplu, în cazul durerilor de cap din cauza stresului sau durerii abdominale din cauza zborului). Oaspeți obosiți sau vorbitori de a distruge orice eveniment, indiferent cât de greu încercați.
Asigurați-vă că totul este vizibil pentru scenă și muzică sau discursuri auditate.
Amintiți-vă că angajat în organizarea evenimentului altcuiva - este o mare onoare, chiar dacă procesul însuși se dovedește a fi foarte nervos. Munca dvs. poate face mulți oameni fericiți și îi vor da impresii de neuitat. Veți fi, de asemenea, utile pentru dvs. această experiență pe măsură ce obțineți o mulțime de abilități noi.
Tu ai putea spune un discurs sau chiar să dansezi cu cineva dacă face un eveniment mai interesant. Este important să vă puteți delega îndatoririle în cazul în care aveți nevoie să participați la dans sau la pronunțare. Este important ca în același tabel să nu existe tăcere.