Cum de a documenta procesul

Companiile documentează adesea procesul pentru fiecare angajat să știe cum să o efectueze corect sau să analizeze procesul de îmbunătățire. Dacă vi se cere să documentați procesul sau pe noi înșine, ați decis să faceți acest lucru, asigurați-vă că utilizați acei oameni care sunt destul de experimentați și competenți în acest proces ca un întreg. Următoarele sunt descrise două tipuri de reprezentare grafică, dar dacă credeți că procesul dvs. este mai potrivit pentru o diagramă simplă a altui tip sau a unui document text, puteți utiliza opțiunea dvs. În acest caz, citiți secțiunea cu sfaturi comune pentru a obține o idee despre scopul documentației procesului.

Pași

Metoda 1 din 4:

Ia o decizie de a-ți documenta procesul

unu. Când este posibil, concentrați-vă pe un proces la un moment dat. Nu încercați să descrieți toate lucrările într-o singură schemă structurală. Este mult mai ușor să urmăriți o serie de documente scurte care sunt oprite separat pe fiecare sarcină.

Dacă aveți nevoie să documentați un proiect la scară largă ca crearea produsului unei companii de la conceptul de vânzare, utilizați nume simple, referindu-se la fiecare sarcină din cadrul procesului. Dacă este necesar, utilizați documente suplimentare pentru a explica fiecare sarcină în detaliu.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 2

2. Spice întreaga imagine în procesele mai mici. Acestea vor fi sarcini-cheie care sunt efectuate în timpul procesului. Dacă nu sunteți foarte familiarizați cu temele proceselor care documentează, întrebați-le despre managerii de proiect sau alți experți în acest proces pentru a obține o idee clară a sarcinilor conținute.

În general, dacă pasul din documentul dvs. include mai mult de un verb sau cuvânt "și", Probabil poate fi împărțită în două etape. De exemplu, "Puneți bunul și bricheta de carne la grătar" Trebuie să împărțiți "Pune bricheta de grill" și "Puneți bunul bun".

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 3

3. Decideți dacă procesul simplu este suficient pentru un document text.Dacă procesul dvs. nu este atât de diferit de fiecare dată și include doar câteva soluții sau variații, puteți doar să scrieți lista de pași. Utilizați un document de text electronic (ca un fișier Microsoft Word) sau doar o foaie de hârtie căptușită.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 4

4. Luați în considerare opțiunea de a crea o schemă structurală. Schemă structurală simplă - o modalitate convenabilă de a afișa vizual procesul așa cum este descris mai târziu în secțiunea de pe această pagină. De asemenea, puteți crea scheme structurale mai complexe, dar pentru majoritatea proceselor nu au nevoie. Gândiți-vă să urmați instrucțiunile din această secțiune pe scheme complexe numai dacă procesul dvs. conține mai mult de zece pași și Aveți mai mult de trei persoane care efectuează pași diferiți ai procesului.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 5

cinci. Când este posibil, încercați să creați scheme concise. O singură pagină este perfectă, dar chiar și pentru procese complexe, încercați să ne limitați la 5 pagini și mai puțin. Numai sarcini specializate și complexe necesită documente mai lungi și chiar și atunci numai dacă există acei oameni care îndeplinesc sarcini.

De exemplu, dacă documentul este conceput pentru a servi ca ghid pentru medici, diagnosticarea cancerului, probabil că menționați fiecare test de diagnostic care poate fi aplicat. Cu toate acestea, în cazul în care același proces este documentat pentru a fi transmis managerilor, crearea unui document de prezentare, care scade pașii detaliați, cum ar fi definiția căreia setarea de utilizare a unui mecanism specific.

Îndepărtați adjectivele din numele sarcinilor. Titlurile ar trebui să fie clare și scurte. De exemplu, scrieți: "Trimiteți clientul contului", dar nu "Trimiteți un cont complet pentru toate serviciile clientului care a comandat produse".

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 6

6. Porniți instrumentele vizuale dacă contribuie la facilitarea citirii procesului. Unii oameni percep mai bine reprezentarea vizuală a materialului decât citirea textului, mai ales dacă aceștia sunt manageri, manageri sau alte persoane care nu pot fi experiențe practice în procesul pe care îl documentați. Poate fi diagrame, fotografii sau capturi de ecran, dar le permiteți să fie simple și clare.

În plus, activați diagramele și imaginile numai dacă sunt necesare pentru înțelegerea termenului din documentul care descrie procesul. De exemplu, dacă documentul cere unui cititor să determine diferența dintre cele două tipuri de mecanisme, să furnizeze imagini sau scheme clare ale acestor mecanisme.

Nu includeți ilustrații sau alte imagini ușor de distractiv.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 7

7. Chemați oamenii în funcție de poziția lor și nu după nume. Documentul poate rezista mai mult decât un individ. Nu scrie: "Trimiteți colecția de protocol kate". Scrie: "Trimiteți un scaun de întâlnire protocol." Dacă credeți că numele este necesar pentru a vă asigura că documentul de citire știa cu cine să contacteze, scrieți ca nume și poziția.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 8

opt. Desemnează în mod clar procesele legate între ele. De exemplu, un document pentru proces "Organizarea informațiilor BULETIN" se poate încheia cu note: "Rezultatul final se desfășoară pe editare. Cm. Document numit "Editarea buletinului". Document numit "Editarea buletinului" Poate începe notele: "Acest document este precedat "Organizarea informațiilor BULETIN" Si sfarsit "Acum merge la publicare. Cm. Document numit "Buletinul de publicare".

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 9

nouă. Trebuie să creați documente disponibile care pot fi editate. Face copii pe care oamenii le vor putea citi sau de a studia. Principalul document electronic trebuie să fie într-un format care poate fi editat astfel încât, dacă este necesar, este posibil să se facă modificări la acesta.

Fișierele PDF nu sunt editate. Dacă utilizați software specializat pentru crearea diagramelor, uitați-vă că există un alt format de fișier unic pentru salvarea documentelor editabile. Alte persoane sunt susceptibile de a fi descărcate sau cumpărați același software înainte de a putea edita documentul.

Pentru documente numai cu text utilizează formate de fișiere comune, cum ar fi .Doc, .Docx, .Txt sau .RTF. Dacă prevede modificări frecvente în document, utilizați distribuirea de fișiere online ca Google Docs, astfel încât oamenii să fi vazut întotdeauna cea mai relevantă versiune.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 10

10. Indicați cu atenție documentația procesului. Înregistrați crearea și data ultimei editări într-un loc proeminent în fiecare document, de exemplu, în partea de sus a paginii. Dacă documentul poate edita mai mulți oameni, poate, de asemenea, să precizeze numele sau inițialele de lângă ultima dată de modificare. În cele din urmă, indicați numele și numele fișierului care clarifică clar ce proces este documentat.

Metoda 2 din 4:

Crearea unei scheme structurale

unu. Pentru a explica cu ușurință sarcini simple, creați o schemă structurală. Ele sunt minunate pentru imaginea informațiilor de bază doar pentru citire și vizuală. Schemele structurale pot fi utilizate pentru a ajuta noii angajați să se ocupe de sarcini simple în timpul formării profesionale sau să ajute un angajat care să îndeplinească temporar sarcina din cauza lipsei colegului său.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 12

2. Organizați schema structurală de la stânga la dreapta sau de sus în jos. Când faceți o astfel de schemă, trageți un cadru pentru fiecare sarcină de procesare și conectați-le cu săgeți pentru a afișa secvența de efectuare a sarcinilor necesare. Începeți în partea stângă sau în partea de sus a paginii, cum ați face acest lucru dacă ați scris. Dacă plasați pașii în ordine, acesta va fi imediat mai ușor de înțeles care dintre ele.

Dacă lucrați cu o limbă, care se distinge prin direcția scrisorii din Rusia, apoi utilizați direcția corectă. De exemplu, schema structurală, compilată în limba arabă, merge la dreapta la stânga.

Astfel încât direcția a fost clară, utilizați săgețile. Nu trageți o linie între sarcini.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 13

3. Începeți cu o cană cu desemnare "start." Dacă schema dvs. este suficient de mică și plasată într-un singur rând sau în coloană, este posibil să nu aveți nevoie de un astfel de cerc. Și în multe scheme structurale complexe este util să aveți un astfel de cerc evident "start".

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 14

4. Desenați un triunghi numit prima sarcină din interior. Trageți o săgeată îndreptată dintr-o cană "start" înainte de cadrul cu prima sarcină din interior. De exemplu, "Luați ordinele clienților."

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 15

cinci. Imaginați o săgeată la următoarea sarcină sau întrebare. Această săgeată indică următorul cadru cu a doua sarcină. Dacă, înainte de a efectua a doua sarcină, trebuie să luați o decizie sau să răspundeți la întrebarea, scrieți această întrebare în interiorul rombului.

Dacă este posibil, utilizați o altă culoare pentru Rhombus decât pentru cadre.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 16

6. Du-te din rombuls cu soluții la sarcini care depind de răspunsuri. De exemplu, să spunem, cadrul cu sarcina "Luați clientul" duce la un romb cu o întrebare "Apă ordonată?" Din rhomba, trageți două săgeți. Pe o scriere "da" și conectați-vă cu un cadru desemnat: "Dați apă client". Pe cealaltă săgeată scrie "Nu" și să-l conducă la cadru indicat "Transferați ordinea în bucătărie".

Metoda 3 din 4:

Elaborarea unei scheme de structură complexă

unu. Utilizați-le pentru procese complexe care utilizează mai multe persoane sau departamente. Dacă documentați un proces cuprinzător în care participă mai multe persoane, echipe sau departamente, care lucrează separat, luați în considerare realizarea unei scheme structurale complexe. Tipul schemei structurale descris aici este numit"Schema de piste de înot" sau "Rammler-Brasha". Potrivit schemei, este clar văzută cine este responsabil pentru fiecare sarcină și este mai ușor să se determine secțiunile în care procesul poate fi îmbunătățit.

Schema structurală ar trebui să descrie modul în care se întâmplă procesul acum și nu cum ar trebui să se întâmple.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 18

2. Gândiți-vă la utilizarea software-ului. Ca rezultat, schema este probabil să arate neglijare și citibilă dacă software-ul este utilizat pentru a crea diagrame. Prezența unui fișier electronic simplifică, de asemenea, modificări dacă au nevoie. Uită-te la internet "Pentru cartografierea proceselor", Dar asigurați-vă că descărcați sau cumpărați-o, cu care puteți crea scheme Rammler-Brasha.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 19

3. Scrieți cu atenție coloana din stânga din lista tuturor participanților la proces. Fiecare linie poate fi notată de către departamentul, echipa sau titlul postului de individ. Fiecare participant va fi responsabil pentru sarcinile situate într-o linie orizontală, care se întinde de-a lungul paginii. Uneori se numește "Pista de înot" Participant.

Piesele pot fi marcate cu culoarea sau nu. Acestea ar trebui să fie întotdeauna separate de linii negre groase, astfel încât schemele să fie ușor de citit, de asemenea, oamenilor care suferă de orbire de culoare.

Încercați să localizați grupurile de interacțiune alături. Cu toate acestea, nu este necesar.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 20

4. Începeți cu prima sarcină. Porniți procesul cu plasarea primei sarcini din cadrul din partea stângă a paginii, un pic de la participantul responsabil pentru îndeplinirea acestei sarcini. De exemplu, un departament de cercetare academică începe procesul de la crearea unei idei de produs, descrierea cadrului în dreapta cuvântului "Studiu" Și îl desemnează Creați ideea produsului.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 21

cinci. Continuați, precum și cu o schemă structurală convențională, dar puneți sarcinile în direcția spre dreapta și puneți-le în șirul dorit. De exemplu, dacă departamentul de cercetare trimite apoi ideea produsului la departamentul de marketing pentru testarea focusului, trageți o săgeată de la Creați ideea produsului La cadrul din partea departamentului de marketing, chiar de la cadrul anterior. Recunoașteți acest cadru Testarea focalizării.

Uneori, sarcina poate fi repetată, de exemplu, produsul poate reveni mai târziu pentru testarea suplimentară a focalizării. Dacă procesul însuși revine la același stadiu incipient, trageți o săgeată înapoi la cadrul original indicat de Testarea focalizării. Dacă procesul este încă diferit de cel inițial (de exemplu, este o rundă avansată de testare a focusului, ceea ce duce la alte sarcini), creați un nou cadru cu un nume diferit ca Testarea avansată a focalizării.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 22

6. Învață să utilizați rombul și cani. În cele mai multe schimbări structurale, cadre, diamante și cercuri sunt folosite și săgețile dintre ele. Ați întâlnit deja un cadru care este indicat de numele sarcinii. Când există mai multe rezultate posibile, utilizați un romb. Dacă rezultatul final a fost atins, utilizați cani. Continuând exemplul anterior, trageți o săgeată de la Testarea focalizării la Rhombus desemnat Produsul aprobat? Trageți săgeata din rhombus, denotă-o Nu, și conectați-l cu un cerc desemnat Finalizarea procesului. A doua săgeată indicată da poate duce la următoarea sarcină a procesului.

Plasați rhombusul în rând sau "Pista de înot" participant care este responsabil de această decizie.

Cerc, desemnat Finalizarea procesului trebuie să fie în rândul său, fără un participant care este legat de el.

În schema structurală există încă multe alte caractere speciale, dar sunt rareori folosite și nu au nevoie neapărat de tine. Dacă credeți că documentul dvs. va câștiga de la o mică diversitate, fără ezitare, examinați-i singur.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 23

7. Fi secvențial. Utilizați cadrele de aproximativ aceeași dimensiune și nu mai mult de două sau trei culori ușor distincte, astfel încât schema este la fel de ușor de citit. De exemplu, toate cadrele (sarcini) pot fi un fundal albastru, iar toate diamantele (întrebările) pot fi galbene.

Dacă este posibil, faceți linia de răspuns "da" a început întotdeauna pe o parte a cadrului (de exemplu, dreapta) și răspunsul "Nu" - întotdeauna pe cealaltă (de exemplu, de mai jos). Nu este întotdeauna ușor sau posibil să se realizeze, deci nu-l pierdeți prea mult timp.

Imagine intitulată Document Un proces de proces 24

opt. Dacă este necesar, mergeți la o altă pagină. Este mai bine să utilizați mai multe pagini decât pentru a face o diagramă prea ilegală pentru a citi. Utilizați tranziții sau săgeți clar indicate pentru a fi clar cum continuă schema. De exemplu, trageți o săgeată indicată A, conducând pe pagina potrivită. Pe pagina următoare, trageți o săgeată din partea stângă a paginii și, de asemenea, desemnată ca A.

Imagine intitulată Document Un proces pas 25

nouă. Editați schema structurală. Completați fiecare posibil "cale" în schemă și verificați dacă oriunde nu va fi pierdut semnificația. În mod ideal, cereți altcuiva familiarizat cu procesul, vizualizați schema pentru a elimina erorile și a determina pașii ratați. După ce ați analizat anterior documentul și erorile corectate, puteți să le trimiteți sau să o prezentați altor persoane implicate. Cu toate acestea, editați schema dacă procesul este ușor modificat ulterior prin trimiterea unei versiuni actualizate celor care utilizează documentul.

Metoda 4 din 4:

Analiza documentului pentru îmbunătățirea procesului

unu. Identificați zonele în care ar fi util să efectuați controlul calității. De fiecare dată când procesul trece de la o persoană sau o echipă la altul, gândiți-vă, poate merită să verificați lucrarea în timpul executării și să determinați dacă este posibil să continuați. Indiferent dacă calitatea este adesea mai mică decât norma după un anumit pas, în special pasul care este realizat de un membru de echipă neexperimentat? Ceea ce procesul are cel mai mare impact asupra calității și poate necesita o atenție suplimentară?

Dacă decideți cu adevărat să recomandați un pas de verificare a calității în acest proces, să dezvoltați criterii clare "Tranziție" La pasul următor. Nu lăsați oamenii să piardă în ghicit despre ce standarde de calitate sunt aplicate.

Imagine intitulată Document Un proces Pasul 27

2. Căutați sarcini duplicate. Dacă aveți două sarcini identice în diagrama sau documentul dvs., gândiți-vă dacă este potrivit. Uneori nu este rău să repetați sarcina de a îmbunătăți controlul calității (de exemplu, două departamente sunt verificate în diferite etape). Cu toate acestea, sarcini simple, cum ar fi Foster, nu ar trebui să se întâlnească mai mult de o dată pentru proces. Oferiți-i că unul dintre pașii duplicat eliminați din procedura de proces.

Imagine intitulată Document Un proces de proces 28

3. Căutați mișcări inutile între departamente. Documentul dvs. poate arăta că individul A și mai ales în transmiterea responsabilității pentru procesul înainte și înapoi de mai multe ori. Este posibil să se reducă numărul de tranziții inutile? Dacă puteți reconstrui procesul, atunci poate efectua mai multe sarcini la un moment dat și apoi să treacă lucrarea de.

sfaturi

Pentru a documenta procesul mai mult, alcătuiți mai multe circuite sau diagrame structurale. În primul rând, dezvoltați o reprezentare grafică a imaginii sau a procesului general. Includeți procese mai mici în această imagine. Apoi creați o reprezentare vizuală diferită care se concentrează asupra proceselor mai mici. Afișați sarcinile care alcătuiesc aceste procese mai mici.