Cum se scrie o instrucțiune de tip standard: 15 pași

Instrucțiunea tipică standard (STI) este un document care conține informații pas cu pas cu privire la modul de sarcină. Este posibil să fie necesară schimbarea sau actualizarea sau puteți fi într-o situație în care va trebui să o scrieți, începând cu zero. Sună înfricoșător, dar de fapt este foarte, foarte, foarte Listă atentă. Priviți pasul 1 pentru a începe.

Pași

Partea 1 din 3:

Înregistrarea pisicii tale

unu. Alegeți formatul dvs. Nici o modalitate credincioasă sau greșită de a scrie. În orice caz, compania dvs. poate avea un set de pisici la care puteți căuta orientări de formatare, care rulează în termeni generali, așa cum arată de preferat. În acest caz, utilizați CTI existente ca șablon. Dacă nu este, aveți mai multe opțiuni:

Formatul simplu pas cu pas. Este potrivit pentru o procedură scurtă de rutină care are unele rezultate posibile și destul de precise. În plus față de documentația necesară și instrucțiunile de siguranță, de fapt, este pur și simplu o listă marcată constând din propoziții simple care indică cititorul ce să facă.
Formatul ierarhic pas cu pas. Utilizate de obicei pentru procedurile volumetrice - mai mult de 10 pași, inclusiv mai multe soluții pentru implementarea, rafinamentul și terminologia. De obicei, este o listă cu o listă de puncte și paragrafe principale într-o anumită ordine.
Formatul fluxului. Dacă procedura este mai mult ca o carte cu un număr practic infinit de rezultate posibile, utilizarea fluxului devine cea mai bună alegere. Această variantă de format trebuie să selectați când rezultatele nu pot fi întotdeauna prezise.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 2

2. Luați în considerare publicul dvs. Există trei factori principali care trebuie luați în considerare înainte de a crea propriile lor:

Cunoașterea preliminară a publicului dvs. Sunt familiarizați cu compania dvs. și cu procedurile sale? Ei cunosc terminologia? Stilul prezentării dvs. trebuie să respecte cunoștințele și împărțirea participării cititorului.

Abilitatea limbajului dvs. de audiență. Există o singură șansă ca "citirea" să fie cea care nu vorbește în limba dvs? Dacă o astfel de probabilitate este, este mai bine să includeți un număr mare de imagini și diagrame semnate.

Dimensiunea publicului dvs. Dacă mulți oameni vor citi simultan STI (care sunt ocupați în roluri diferite), atunci ar trebui să formați documentul astfel încât să fie mai mult ca o conversație în piesă: utilizatorul 1 completează acțiunea, urmează utilizatorul 2 și așa mai departe curând. În acest fel, fiecare cititor va fi capabil să vadă cum devine un detaliu important al unui mecanism bine lubrifiat.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 3

3. Considera al lor cunoştinţe. Totul se reduce la aceasta: indiferent dacă sunteți cel mai bun pentru ao scrie? Știți ce implică acest proces? Cum poate merge prost? Cum să-l faci în siguranță? Dacă nu, atunci mai bine îl transmiteți altcuiva. Scarly scris și ceea ce este și mai rău, suficient de scris, nu numai că poate reduce performanța și poate provoca eșecul organizației, dar poate fi, de asemenea, nesigur și are un impact negativ asupra comenzii sau asupra mediului. Pe scurt, nu ar trebui să riscați.

Dacă ați fost atribuit acestui proiect sau vă simțiți forțat să îl terminați (sau obligat), atunci nu vă fie rușine să solicitați ajutorul persoanelor care îndeplinesc această procedură în fiecare zi. Interviul este partea obișnuită a oricărui proces de creare.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 4

4. Alegeți între un formular scurt sau lung. Dacă îl scrieți sau actualizați-l pentru un grup de persoane care sunt familiarizați cu protocolul, terminologia și t.Ns.., Acesta va beneficia utilizarea de scurtă și rapidă, mai mult ca o listă și scrisă pe scurt.

În plus față de obiectivele principale și informațiile conexe (data, autor, numărul de identificare etc.D.), este de fapt doar o listă exactă de pași. În acest caz, nu este nevoie de detalii sau clarificări.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 5

cinci. Țineți minte scopul pisicii tale. Evident, aveți o procedură în cadrul organizației dvs. care continuă să repete din nou și din nou și din nou. Dar există un motiv special pentru care acest lucru este util? Indiferent dacă este necesar să se concentreze asupra securității? Măsuri de conformitate? Este folosit pentru învățare sau pentru activitatea de zi cu zi? Iată câteva motive pentru care pisica dvs. este necesară pentru a lucra cu succes a echipei dvs .:

Toate standardele respectate

Pentru a maximiza cerințele de producție

Astfel încât să nu existe efecte negative asupra mediului

Pentru a asigura securitatea

Astfel încât totul merge în conformitate cu programul

Pentru a preveni defecțiunile

Să o folosească ca un document de învățare

Dacă știți ce ar trebui să vă subliniați pisica, atunci veți fi mai ușor să structurați totul în jurul acestor momente. De asemenea, va fi mai ușor să vedeți cum este importantă pisica dvs.

Partea 2 din 3:

Scrierea Sf

unu. Alegeți materialul dorit. În general, miza tehnică va fi formată din 4 elemente, În plus față de Procedura în sine:

Pagina titlu. Include 1) Denumirea procedurii, 2) Numărul de identificare, 3) Data eliberării sau revizuirii, 4) Numele agenției / diviziei / sucursalei, la care aparține și 5) semnături ale celor care au pregătit și aprobat. Acesta poate fi decorat după cum vă place, cu condiția ca informațiile să fie prezentate în mod clar.
Conţinut. Este necesar numai dacă dvs. este suficient de mult, pentru a oferi o navigare ușoară. Aici veți găsi o schemă standard simplă.
Garanție de calitate / Controlul calității. Instrucțiunea nu poate fi considerată bună dacă nu poate fi verificată. Atașați materialele și detaliile necesare, astfel încât cititorul să fie convins de obținerea rezultatelor dorite. Acest lucru poate conține sau nu conține alte documente, cum ar fi exemplele de evaluare a testului.
Link-uri. Asigurați-vă că ați enumerat toate legăturile de mai sus și semnificative. Dacă vă referiți la alte lucruri, asigurați-vă că aplicația are toate informațiile necesare.

Organizația dvs. poate avea un alt protocol diferit de acest lucru. Dacă vă puteți referi la lucrurile existente, renunțați la această structură și rămâneți la ceea ce este deja acolo.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 7

2. Asigurați-vă că următorul necesar pentru instrucțiunile în sine:

Scopul și scopul de aplicare. Cu alte cuvinte, descrieți obiectivul procesului, limitele sale și modul în care este folosit. Includeți standarde, cerințe de reglementare, roluri și responsabilități, intrare și ieșire.

Metodologie și proceduri. Esența întrebării este de a lista toate pașii cu detaliile necesare, inclusiv echipamentul necesar. Introduceți proceduri coerente și factori de luare a deciziilor. Acordați atenție tuturor "Ce dacă" și posibilele obstacole sau măsuri de securitate.

Clarificarea terminologiei. Indicați abrevieri, abrevieri și toate frazele care nu sunt utilizate în surpriză.

Avertismente de securitate și sănătate. Trebuie să fie enumerate într-o secțiune separată și De asemenea, în plus față de pașii la care se referă. Nu împodobiți această secțiune.

Echipamente și materiale. O listă completă a ceea ce este necesar și când, în cazul în care se poate găsi standardele de echipamente și t.D.

Precauții și obstacole. În principiu, secțiunea de depanare. Specificați că poate merge prost, ce să vă acordați atenție și ceea ce poate împiedica produsul final perfect.

Fiecare dintre aceste subiecte într-o secțiune independentă (de obicei sunt notate prin litere sau numere), astfel încât site-urile dvs. să nu devină verboză și confuză, precum și de a naviga cu ușurință.

Acest lucru nu înseamnă că lista este cuprinzătoare - aceasta este doar partea de sus a procesului de aisberg. Organizația dvs. poate singur alte puncte care necesită atenție.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 8

3. Asigurați-vă că textele scurtelor scrise de dvs. și ușor de citit. Diferența este că audiența dvs. nu își alege lectura ca divertisment. Este recomandabil să îl faceți scurt și clar - altfel atenția va fi împrăștiată sau va lua în considerare acest document prin arhshasplements și dificil de perceput. În general, încercați să scurtați cât mai mult propunerile.

Aici rău exemplu: Asigurați-vă că ați curățat tot praful de la minele de ventilație înainte de a începe să le utilizați.

Aici bun exemplu: Înainte de a folosi praful de somn din minele de ventilație.

În general, nu utilizați "dvs.". Acest lucru ar trebui să însemne. Vorbiți într-un angajament activ și începeți propozițiile cu verbe de echipă.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 9

4. Dacă este necesar, cereți personalului care participă la acest proces, cum îndeplinesc această sarcină. Cel mai nedorit lucru pe care trebuie să-l faceți este să scrieți incorect. Sunteți în pericol securitatea echipei dvs., eficacitatea lor, timpul lor și confunda procesul stabilit, nu puneți niciun suflet în ea - aceasta este ceea ce colegii dvs. de echipă pot găsi o mică ofensivă. Dacă aveți nevoie, puneți întrebări! Aveți nevoie să aveți dreptate.

Desigur, dacă nu știți, consultați mai multe surse care acoperă toate rolurile și responsabilitățile. Un membru al echipei nu poate urma standardul STI sau un alt participant poate fi implicat numai în acest proces.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 10

cinci. Spice piese mari de diagrame de text și de diagrame. Dacă aveți un pas sau două în special înfricoșătoare, atunci faceți mai ușor percepția de către cititor printr-o diagramă sau de diagramă. Acesta va face textul ușor de citit și de a da creierului o pauză puțin pentru a-mi da seama în tot. Astfel încât textul va arăta mai complet și bine scris, ceea ce este mai bun pentru dvs.

Nu le includeți numai pentru a umfla volumul nostru - acest lucru se face numai dacă este necesar, sau în cazul încercărilor de a elimina bariera lingvistică.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 11

6. Asigurați-vă că fiecare pagină de documente are o notație de control. Siturile dvs. pot fi unul de multe ori, sperăm că organizația dvs. are directorul extensiv de bază de date cu un sistem de legătură specific. STI face parte din acest sistem de referință și, prin urmare, are nevoie de un anumit tip de cod pentru ao găsi în ordine. De aceea, desenele sunt utile.

Fiecare pagină trebuie să aibă un nume scurt sau un număr de identificare (ID), numărul versiunii de documente, data și numărul de număr al paginii "în colțul din dreapta sus (pentru majoritatea formatelor). Este posibil să aveți nevoie sau nu aveți nevoie de notele de subsol (sau să le păstrați în notele de subsol), în funcție de preferința organizației dvs.

Partea 3 din 3:

Garanție succes și precizie

unu. Instrucțiuni de testare. Dacă nu doriți să o testați, este posibil ca acesta să nu fie suficient de scris. Găsiți pe cineva cu Cunoașterea limitată (sau persoana care reprezintă un cititor obișnuit), astfel încât să profite de pașii dvs. ca ghid pentru acțiune. Ce probleme au întâlnit? Dacă da, consultați-le și efectuați modificările necesare.

Cel mai bun când există un grup de oameni pentru testarea dvs. Diferiți oameni vor avea întrebări diferite, permițând extinderea unui număr (speranță pentru utilă).
Asigurați-vă că testați instrucțiunile despre cel care nu a făcut niciodată acest lucru înainte. Omul cu cunoștințe preliminare se va baza pe al lor Cunoașterea pentru a atinge scopul și nu asupra muncii dvs. și acest lucru va fi învins.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 13

2. Arată pe cei care efectuează cu adevărat procedura. La sfarsitul zilei într-adevăr Nu contează ce crede despre ghidul tău. Contează ce gândesc despre cei care de fapt lucru. Deci, înainte de a vă trimite munca până la aprobare, arătați-le celor care o vor efectua (sau vor efectua). Tu ce crezi ei?

Permițându-le să fie implicați în acest proces și permițându-vă să vă simțiți parte din acest proces, veți face locația lor să vă ia. Și în mod inevitabil faptul că vor avea idei excelente!

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 14

3. Arătați-vă consultanților și echipei de asigurare a calității echipei. De îndată ce echipa oferă bine mergeți, trimiteți-l consultanților dvs. Poate că au mai puțin acces la conținutul actual, dar vă vor informa dacă îndeplinește cerințele pentru înregistrare, dacă lipsește ceva și configurați toate acestea pentru adoptarea oficială și pentru introducerea în sistem.

Trimiteți-l la aprobare utilizând sisteme de gestionare a documentelor pentru a furniza o rută de audit de aliniere. Aceasta variază de la organizație la organizație. În general, aveți nevoie de tot pentru a îndeplini cerințele și liniile directoare.

Semnăturile vor fi necesare și majoritatea organizațiilor de astăzi nu au probleme cu utilizarea semnăturilor electronice.

Imagine intitulată Scrieți o procedură standard de operare Pasul 15

4. De îndată ce este aprobat, începeți să o puneți în aplicare. Aceasta poate include implementarea formării formale a personalului (inclusiv formarea în audiență, învățarea informatică și t.D.) sau poate însemna că hârtia dvs. poate fi atârnată în baie. Așa că este, face să funcționeze! Ați încercat pentru asta. Timpul de recunoaștere!

Asigurați-vă că site-urile dvs. rămân relevante. Dacă devine vreodată depășită, actualizați-o, aprobați și documentați actualizarea sa și redistribuiți cum este necesar. Siguranța, performanța și succesul echipei dvs. depinde de acest lucru.

sfaturi

Verificați clarificările. Asigurați-vă că nu există interpretări diferite. Arătați instrucțiunile către cineva care nu este familiarizat cu procesul și îl cere să vă spună opinia despre asta - este posibil să fiți surprinși.
Nu uitați să conectați părțile interesate, acolo unde este posibil, astfel încât procesul documentat este procesul real.
Utilizați diagrame bloc și imagini vizuale pentru a face cititorul procesul în sine.
Aveți grijă de documentul dvs. pentru a vedea persoane înainte de a fi aprobate.
Utilizați o limbă simplă pentru a explica pașii.
Asigurați-vă că istoricul documentului este înregistrat în fiecare versiune modificată.

Înainte de a scrie propria sa, verificați disponibilitatea versiunii gata. Poate că trebuie doar să faci câteva editări rapide. Cu toate acestea, asigurați-vă că încă îl documentați!