Cum se scrie o cerere de ofertă (cu ilustrații)

Cerere de ofertă sau un instrument de afaceri RFP care permite companiilor să găsească consultanți sau freelanceri pentru a satisface nevoia. Lucrările eficiente cu RFP crește șansele de a obține o ofertă bună de la candidații calificați.Cu cât veți fi mai cinstiți când vă veți specifica așteptările într-o cerere de propunere, cu atât este mai probabil că puteți găsi candidatul potrivit pentru a îndeplini munca.

Pași

Partea 1 din 5:

Determinați-vă nevoile

unu. Înțelegeți ce doriți. Primul pas este să înțelegeți ce rezultat doriți să obțineți de la proiect. Prezența unei viziuni specifice vă va ajuta să puneți întrebările corecte despre serviciile de consultanță.

Determinați tipul proiectului dvs. și faceți o listă de pași care trebuie făcută pentru a finaliza cu succes.
Determinați ce fel de ajutor aveți nevoie de tine. Aveți nevoie de un specialist tehnic, un specialist în domeniul designului sau ambii? Aveți nevoie de o persoană sau de o echipă care va lucra la proiect? Poate funcționa de la distanță sau aveți nevoie de cineva care locuiește în apropiere și cu care puteți petrece o întâlnire personală cu?
Întrebați-vă ce fel de dezvoltatori sau specialiști trebuie să angajați pentru a finaliza proiectul.
Prezența prezentării și viziunii de bază nu înseamnă că proiectul ar trebui să meargă (și să meargă) exact cum ați trimis.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 2

2. Evaluați obiectivele și obiectivele dvs. Obiectivele globale ale companiei dvs. pot fi, de asemenea, la fel de importante ca și detaliile proiectului.

Re-citiți documentul în care este descris misiunea companiei dvs., chiar dacă ați scris-o singură.

Înțelegeți în mod clar modul în care proiectul ajută la punerea în aplicare a misiunii companiei.

Modificați proiectul dvs. de viziune dacă nu contribuie la atingerea obiectivelor globale ale companiei.

Determinați modul în care proiectul vă va îmbunătăți compania, va satisface nevoile acționarilor sau clienților.

Efectuați un document care descrie modul în care proiectul ajută la atingerea obiectivelor companiei și de ce se întâlnește cu misiunea. Este posibil să fie necesar să includeți această descriere într-o cerere de propunere, dar în același timp, documentul vă va ajuta să vă concentrați asupra propriilor noastre în scopul proiectului.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 3

3. Decide cu bugetul. Trebuie să știți suma specifică pe care o puteți cheltui pe proiect.Onestitate cu privire la bugetul dvs. va ajuta la construirea relațiilor pe termen lung cu consultanții pe care îl angajați.

Discutați cu departamentul de contabilitate sau finanțarea în avans. Nu aveți nevoie să presupuiți pur și simplu că puteți petrece o anumită sumă pentru proiect.

Asigurați-vă că luați în considerare toate părțile proiectului și toți specialiștii pe care trebuie să o angajați pentru a implementa proiectul.

Planificați cheltuieli suplimentare. Proiecte - în special proiecte mari - rareori stivuite în buget. Lăsați-vă oportunitatea de manevră în cazul cheltuielilor neprevăzute de la început, vă va ajuta să rămâneți într-un plus.

Oferiți o plată competitivă. Amintiți-vă că o bord mai mică înseamnă adesea o calitate inferioară. În același timp, plata ridicată a proiectului nu vă poate oferi un rezultat mai bun decât plata la "prețul obișnuit".

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 4

4. Timpul de epurare a apelor reziduale. Trebuie să compilați un plan detaliat de efectuare a etapelor de lucru care indică datele finale pentru trimiterea propunerilor și completarea proiectului.Puteți sparge proiectul pe pași sau pași individuali și puteți atribui datele fiecăruia.

Pregătiți calendarul "invers". Începeți de la sfârșitul lucrărilor proiectului pe proiect și deplasați în direcția opusă, determinând declanșarea intermediară.

Setați termenul limită pentru primirea de aplicații în 2-6 săptămâni de la data cererii de ofertă, în funcție de nivelul de detalii și de modificările de care aveți nevoie.

Atribuiți data finală de a scrie o cerere de oferire.

Partea 2 din 5:

Solicitați planificarea ofertei

unu. Citiți alte solicitări de ofertă. Una dintre cele mai bune modalități de a scrie o cerere eficientă de propunere - citiți cererile altor persoane.Acest lucru vă va oferi o idee despre ce informații ar trebui să fie incluse în cerere, descrierea în ce stil este cel mai ușor de citit și ceea ce este mai ușor de urmat, ce exemple vizuale ar trebui incluse.

Uită-te în Internet o cerere de probă de ofertă. Există multe exemple cu o descriere detaliată a structurii și a informațiilor importante.
Citiți cererile actuale de la alte companii. Imaginați-vă că sunteți consultant care încearcă să vă familiarizeze cu propunerea. Citiți cererile de ofertă pregătită de alte persoane care acordă atenție la ceea ce vă lipsește în descriere. Acest lucru vă va ajuta să vă scrieți mai bine cererea dvs. Asigurați-vă că ați inclus informații lipsă la cererea dvs. de ofertă.
Încercați să găsiți solicitări de la companii care lucrează în aceeași zonă ca a ta. Dacă aveți cunoștințe în alte companii, întrebați-le dacă există exemple de cereri vechi pentru oferta pe care o puteți arunca o privire.
Verificați șabloanele de solicitare în rețea. Ele pot fi un bun punct de plecare, dar trebuie să le folosiți pentru a învăța cum să scrieți cereri și apoi să vă scrieți pe cont propriu pentru a obține o mai mare libertate în formatarea și descrierea pieselor.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 6

2. Instalați zona și cadrele proiectului dvs. Înainte de a scrie o cerere de propunere, trebuie să înțelegeți sfera și cadrul proiectului dvs. Este posibil să aveți nevoie de o scalare a proiectului dacă înțelegeți că aveți nevoie de prea mult în timp prea scurt.

Poate fi utilă descrierea sarcinilor care nu vor fi rezolvate într-un anumit proiect, chiar dacă intenționați să reveniți la aceste idei în viitor. (Aceste informații nu ar trebui incluse în cererea de oferire).

Definiția în descrierea cadrului proiectului într-o cerere de propunere va permite consultanților să pregătească o ofertă de răspuns mai bună.

Fii realist despre ce rezultat puteți obține cu bugetul existent și în acele cadre temporare pe care le alocați unui consultant.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 7

3. Faceți o listă de "cerințe" și "dorințe". O modalitate de a înțelege ceea ce doriți cu adevărat de la un răspuns la solicitarea dvs. este de a elabora o listă a cerințelor și dorințelor dvs. Fiecare dintre cerințele dvs. sau "execuția obligatorie" trebuie inclusă în cererea de a oferi. Puteți activa unele (sau cele mai multe dintre) "dorințele" dvs., vă asigurați că cererea dvs. de ofertă nu devine nerealistă sau prea voluminoasă.

Puteți clarifica într-o cerere de propunere care este necesară și care sunt de dorit numai.

Numărul prea mare de articole preferate (dorite) pot sperie consultanții potențiali care se vor simți insuficient calificați pe baza descrierii prea idealiste.

Salvați lista de "dorințe" pentru a evalua propunerile primite.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 8

4. Decideți cine va citi ofertele și va alege interpret. O persoană care va citi oferte care va fi ca răspuns la cererea dvs. trebuie să aibă experiență de citire, dacă nu scrie, cereri de ofertă.

Asigurați-vă că așteptările persoanei sunt clar reflectate în cerere.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 9

cinci. Indicați calificările minime ale candidatului. În plus față de cerințele și dorințele care se referă direct la proiect, puteți specifica așteptările dvs. cu privire la educația și experiența consultanților care vor lucra la proiect.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 10

6. Dezvoltați un sistem pe care veți evalua propunerile. Pregătirea unui astfel de sistem înainte de a scrie o cerere de propunere vă va ajuta să decideți mai precis cerințele și așteptările. Deci, veți fi siguri că au inclus anchetă cei mai importanți factori.

Determinați sistemul de rating pentru propuneri. Evidențiați mai multe categorii cu o estimare pe scara de 1-10 și ratingul global.

Oferta (ofertele) cu cea mai mare evaluare (AMI) îndeplinește cel mai bine solicitările dvs., cel mai probabil, una dintre ele va fi selectată.

Unele categorii care ar trebui incluse în tabelul de evaluare: estetică / design, viziune, implementare, buget, experiență și recomandări, abilitatea de a se potrivi la timp, integrarea modelului dvs. de afaceri în proiectare, inovație, utilizarea tehnologiilor, profesionalismul, reacția la critici constructive, capacitățile de comunicare.

Partea 3 din 5:

Scrierea cererii de oferire

unu. Porniți detaliile relevante. Nu supraîncărcați cititorul cu informații inutile, dar trebuie să includeți toate detaliile proiectului relevante în cerere. Acest lucru poate fi atribuit:

Cine sunteți voi și care sunt obiectivele companiei dvs
De ce aveți nevoie de un consultant de proiect
Ce rezultate vă așteptați la sfârșitul proiectului
Cum cooperezi cu compania
Cât de mult sunteți dispus să plătiți
Cum și ce cadre de timp trimit o ofertă
Cum ar trebui să fie structurată propunerea
Când fiecare dintre etapele proiectului trebuie efectuată
Cum veți evalua și alege o propoziție
Când anunțați consultantul sau compania selectată
Care să gestioneze întrebări suplimentare

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 12

2. Fi specific, dar nu prea. Cererea dvs. de ofertă trebuie să fie clară și concretă în legătură cu tipul de proiect și modul în care consultantul pe care îl căutați, dar nu puneți o cerință prea strânsă care poate sperie un bun candidat. Găsiți un echilibru nu poate fi ușor.

Dacă nu sunteți suficient de specific, veți primi un flux de propuneri care sunt prea neclară sau nu coincid cu viziunea dvs.

Dacă prezentați cerințe prea grele, nu puteți obține suficiente pentru a alege numărul de propuneri.

Este posibil să trebuiască să rescrieți cererea de ofertă dacă propunerile sunt prea mult sau prea puțin.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 13

3. Strângeți eficient solicitarea dvs. Pentru că acordați o cantitate mare de informații într-o cantitate mică, organizarea informațiilor este cheia creării unei cereri eficiente de ofertă.

Selectați secțiuni clare. Secțiunile vă permit să vă împărțiți oferta pe părți ușor percepute.

Utilizați stivuirea îndrăzneață și subliniați pentru a evidenția cele mai importante puncte, dar faceți-o moderat. Mai puțin de 10% din text trebuie alocate sau subliniate.

Împărțiți secțiunile mari cu liste sau împărtășiți-le în mai multe secțiuni mai scurte.

Adăugați unele grafice bine decorate pentru a dilua textul și pentru ao face vizual mai atractiv.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 14

4. Solicitați recomandări. Asigurați-vă că ați solicitat recomandări. Ar trebui să aveți ocazia să verificați dacă clienții anteriori sunt mulțumiți de procesul de lucru cu un consultant sau o firmă, precum și de proiectul pe care l-au primit.

Asigurați-vă că ați contactat persoanele care pot oferi recomandări consultantului. Întrebați dacă clientul este pregătit să recâștige un consultant în viitor și să se asigure că au pus întrebări atât despre procesul de cooperare, cât și despre proiect.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 15

cinci. Re-citiți cererea de ofertă înainte de expediere. Trimiterea unei cereri de neînțeles sau a unei interogări cu greșeli sau erori gramaticale este non-profesionalism care vă poate costa mai multe oferte bune. Pentru compania percepută în serios, trebuie să furnizați un produs de calitate.

Permiteți-mi să citesc cererea către altcineva. Detectați propriile erori nu pot fi ușor.

Este posibil să trebuiască să găsiți pe cineva care nu participă la proiect sau nu este nici măcar un angajat al companiei și să nu citească cererea acestei persoane să se asigure că obiectivele sunt clare.

Partea 4 din 5:

Trimiterea unei cereri de ofertă

unu. Trimiteți solicitarea dvs. ofertei companiilor de consultanță cu reputație. Deși mulți consultanți lucrează în companii mari, companiile încearcă să păstreze brandul și să-și apere reputația, astfel încât este puțin probabil să țină angajații, al căror nivel sub așteptările companiei.

Check out recenzii despre companie din rețea. Recenzii postate on-line nu sunt întotdeauna perfecte, dar acesta este un punct de plecare bun. În același timp, vom profita de revizuiri negative cu partea scepticismului. Asigurați-vă că revocarea arată cauzele nemulțumirii cu compania și ignorarea declarațiilor emoționale.
Adresați-vă angajatului sau unui prieten dintr-o companie similară cu a ta căreia vor recomanda trimiterea unei cereri de oferire. Chiar și o companie concurențială cu o probabilitate mare vă va oferi recomandări sincere pentru companiile cu o bună reputație.
Sunați la companie și întrebați-le recomandări. Adresați-vă recomandărilor de la consultanți individuali - lucrul obișnuit, astfel încât compania este probabil să nu refuze să furnizeze recomandări. Asigurați-vă că puneți întrebări cu privire la procesul de cooperare cu compania, precum și întrebarea dacă persoanele care oferă recomandări vor fi gata să angajeze o firmă pentru viitoarele proiecte.

Imagine intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 17

2. Limitați numărul de firme și angajați individuali pe care îl trimiteți o cerere. Dacă cererea dvs. este trimisă tuturor și tuturor, veți obține prea multe sugestii pentru a efectua o estimare realistă sau cererea dvs. nu va fi luată în serios.

Dezvoltarea unei propuneri durează destul de mult timp, iar este puțin probabil ca o firmă sau un consultant să vrea să ia în considerare serios cererea dvs. și să-și petreacă timpul în cazul în care cererea apare prea des.

Concentrați-vă pe obținerea unei cantități mai mici de propuneri de calitate superioară.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 18

3. Oferiți consultanților individuali o perioadă rezonabilă de timp pentru a pregăti o sentință calitativă. Prin furnizarea de firme și consultanți să citească și să înțeleagă cererea dvs., pregătirea viziunii lor de proiect și dezvoltarea unei propuneri de calitate, veți obține o idee mai bună despre modul în care proiectul se va dovedi.

Imaginea intitulată Scrieți o cerere de propunere Pasul 19

4. Să adere la timpul instalat. Firma care a trimis o cerere târziu nu a putut să îndeplinească termenele stabilite de dvs. Dacă sunteți serios în legătură cu calendarul, nu luați în considerare propunerile trimise după expirarea timpului. Dacă sunteți mai puțin preocupat de momentul calității proiectului, puteți lua în considerare propunerile care au venit după Dedlayina.

Partea 5 din 5:

Cererea de probă pentru o ofertă comercială

Document: Cerere de ofertă