Cum se utilizează accesul Microsoft (cu ilustrații)

Microsoft Access este un program pentru a crea baze de date care vă permite să gestionați cu ușurință și să editați baze de date. Este literalmente pentru tot, variind de la proiecte mici și terminând cu o afacere mare, este foarte vizuală. Acest lucru îl face un asistent excelent pentru introducerea și stocarea datelor, deoarece utilizatorul nu are nevoie să se ocupe de tabele și programe. Începeți să citiți pentru a afla cum să utilizați accesul Microsoft cât mai eficient posibil.

Pași

Partea 1 din 6:

Crearea unei noi baze de date

unu. În fila Fișier, selectați Nou ». În bazele de date, puteți stoca informații din diferite forme. Puteți crea o bază de date goală, o bază de date web goală sau selectați oricare dintre gama largă de șabloane.

O bază de date goală este o bază de date standard de acces, excelentă pentru utilizarea locală. Crearea unei baze de date goale duce, de asemenea, la crearea unui tabel.
Bazele de date web sunt proiectate pentru a fi utilizate cu instrumente de publicare încorporate de acces la Internet. Crearea unei baze de date goale duce, de asemenea, la crearea unui tabel.
Șabloanele sunt predeterminate o gamă largă de aplicații. Alegeți șabloanele dacă nu doriți să petreceți prea mult timp, reducând structura bazei de date într-un singur întreg.

Imagine intitulată Utilizați accesul Microsoft Access 2

2. Sunați la baza dvs. de date. Alegerea unui tip de bază de date, numiți-o în funcție de scop. Va fi util în special dacă lucrați simultan cu mai multe baze de date diferite. Introduceți numele în câmpul Nume fișier. Faceți clic pe "Creați" pentru a genera o nouă bază de date.

Partea 2 din 6:

Adăugarea de informații în baza de date

unu. Determinați cea mai bună structură pentru stocarea informațiilor dvs. Dacă creați o bază de date goală, ar trebui să gândiți în avans cum să organizați stocarea informațiilor dvs. și să adăugați structura necesară în avans. Există mai multe opțiuni pe care le puteți schimba și interacționa cu datele dvs. în acces:

Tabele - principalul tip de stocare a informațiilor. Tabelele pot fi comparate cu tabelele Excel: toate datele sunt distribuite prin linii și coloane. Acesta este motivul pentru care informațiile de import de la Excel sau alte editori de tabele sunt relativ simple.
Formularele reprezintă o modalitate de a efectua informații în baza de date. Folosind tabele, informații în baza de date pot fi făcute direct, dar matrițele vă permit să o faceți mai repede și mai clar.
Rapoartele vă permit să numărați și să afișați informații din baza de date. Rapoartele sunt necesare pentru a analiza informațiile și pentru a primi răspunsuri la întrebările necesare, de exemplu, câte profituri au fost primite sau unde sunt clienții. De regulă, ele sunt folosite pentru imprimate în hârtie.
Cererile sunt necesare pentru obținerea și sortarea informațiilor. Solicitările pot fi utilizate pentru a căuta înregistrări specifice din mai multe mese. Ele pot fi, de asemenea, utilizate pentru a crea și actualiza informații.

Imagine intitulată Utilizați accesul Microsoft Pasul 4

2. Creați prima ta tabel. Dacă vine vorba de crearea unei baze de date goale, se va crea automat o tabelă goală. Puteți introduce datele disponibile manual sau copierea și introducerea de la o altă sursă.

Fiecare parte a datelor pe care trebuie să le introduceți într-o coloană separată (câmp), în timp ce fiecare înregistrare trebuie să înceapă cu o nouă linie. De exemplu, fiecare linie este un client, iar fiecare coloană este informații separate despre acest client (nume, prenume, e-mail, telefon etc.).

Puteți redenumi numele coloanelor pentru a fi mai clare în ce domeniu este pentru ceea ce este destinat. Faceți dublu clic pe antetul coloanei pentru a-și schimba numele.

Imagine intitulată Utilizați accesul Microsoft Access 5

3. Importați informații dintr-o altă sursă. Dacă doriți să importați informații dintr-un fișier acceptat sau o locație specifică, puteți configura accesul la informațiile de import și puteți adăuga în baza dvs. de date. Acest lucru este util pentru importul de informații de pe un server web sau dintr-o altă sursă deschisă.

Faceți clic pe fila "Date externe".

Selectați tipul de fișier pe care îl veți importa. În secțiunea "Import și combinare" veți găsi mai multe opțiuni pentru selecție. Faceți clic pe butonul "Mai mult" pentru a deschide și mai multe opțiuni. ODBC este un protocol pentru conectarea bazelor de date, cum ar fi SQL.

Specificați locația fișierului. Dacă fișierul este localizat pe server, va trebui să introduceți adresa serverului.

În fereastra următoare, selectați "Specificați cum și unde doriți să salvați date în baza de date curentă". Faceți clic pe "OK". Urmați instrucțiunile pentru importul de informații necesare.

Imagine intitulată Utilizați accesul Microsoft Access 6

4. Adăugați mai mult tabel. Diferitele înregistrări trebuie stocate în diferite baze de date. Astfel încât baza de date va funcționa inconfundabil. De exemplu, într-un singur tabel va conține informații despre clienți, în cealaltă - despre comenzi. Apoi puteți asocia un tabel de clienți cu informații în tabelul de comenzi.

În secțiunea "Crearea" filei "Acasă", faceți clic pe Tabelul Creați. Noul tabel va apărea în baza dvs. de date. Faceți informațiile necesare, precum și efectuate în primul tabel.

Partea 3 din 6:

Crearea unei conexiuni între tabele

unu. Aflați cum funcționează cheile. Fiecare tabel are o cheie unică pentru fiecare înregistrare. În mod implicit, accesul creează o coloană de nume care crește cu fiecare intrare. Aceasta este cheia primară. Tabelele pot avea, de asemenea, cheile externe. Acestea sunt câmpuri asociate cu o altă masă din baza de date. Domenii conexe conțin aceleași informații.

De exemplu, în tabelul de comenzi puteți avea un câmp de "nume de client" pentru urmărire, care a ordonat exact un anumit produs. Puteți crea o conexiune a acestui câmp cu câmpul "Nume" din tabelul dvs. de client.
Crearea de link-uri vă permite să îmbunătățiți integritatea, eficiența și ușurința informațiilor despre citire.

Imagine intitulată Utilizați accesul Microsoft Pasul 8

2. Faceți clic pe fila "Lucru cu baze de date". Selectați "Schema de date". O fereastră se deschide cu o prezentare generală a tuturor tabelelor din baza de date. Fiecare câmp va fi indicat sub numele de tabelul său.

Înainte de a crea o conexiune, trebuie să creați un câmp pentru cheile externe. De exemplu, dacă doriți să utilizați "Identificatorul clientului" în tabelul de comandă, creați un câmp sub numele "Client" și lăsați-l gol. Acesta trebuie să fie același format ca și cu care setați (în acest caz, numărul).

Imagine intitulată Utilizați accesul Microsoft Access 9

3. Trageți câmpul pe care doriți să îl utilizați ca o cheie externă. Mutați-l în câmpul pre-pregătit pentru cheia externă. Faceți clic pe "Creare" în fereastra care pare să creeze o conexiune între câmpuri. Apare o linie între cele două mese, astfel legată.

Când creați conexiuni, bifați caseta de selectare din "Oferiți integritatea datelor". Această caracteristică vă permite să faceți modificări ale celui de-al doilea câmp atunci când primele modificări, care elimină inexactitatea datelor.

Partea 4 din 6:

Compilarea cererilor

unu. Să înțeleagă rolul cererilor. Solicitarea este o acțiune care vă permite să vedeți rapid, să adăugați sau să modificați informațiile din baza de date. Există o mare selecție de solicitări, variind de la căutări simple și terminând cu crearea de tabele noi pe baza informațiilor disponibile. Solicitările sunt instrumentul necesar pentru pregătirea rapoartelor.

Solicitările sunt împărțite în două tipuri principale: "alegerea" sau "acțiunea". Interogările de selecție vă permit să extrageți informații din tabele și să faceți calcule. Cererile de acțiuni vă permit să adăugați, modificați și să ștergeți datele din tabele.

Imagine intitulată Utilizați Microsoft Access Pasul 11

2. Utilizați expertul de interogare pentru a crea o solicitare de selecție. Dacă doriți să creați o cerere de selecție de bază, utilizați expertul de interogare, astfel încât el să treacă cu pas să vă ajute în acest sens. Puteți găsi maestrul de interogare în fila "Creation". Vă permite să găsiți câmpurile potrivite din tabel.

Crearea unei cereri de selecție pentru criterii

unu. Deschideți instrumentul de designer de solicitări. Puteți utiliza criteriile de căutare pentru a restrânge alegerea și afișarea numai a informațiilor de care aveți nevoie. Pentru a începe, faceți clic pe fila Creare și selectați instrumentul "Solicitare Designer".
2. Selectați tabelul. Se deschide fereastra de selectare a tabelului. Faceți dublu clic pe tabelul dorit pentru interogare, apoi faceți clic pe "Închidere".
3. Adăugați câmpuri de la care trebuie să primiți date. Faceți dublu clic pe fiecare câmp pentru a le adăuga la cerere. Aceste câmpuri vor fi adăugate la grila de designer.
4. Adăugați propriile criterii. Puteți utiliza diferite tipuri de criterii, cum ar fi textul sau funcțiile. De exemplu, dacă doriți să afișați prețurile mai mari de 5000 de ruble în câmpul "Prețuri", introduceți > = 5000, Pentru a adăuga acest criteriu. Dacă doriți să găsiți clienți numai din Rusia, introduceți RusiaÎn domeniul criteriilor.
Într-o întrebare puteți utiliza mai multe criterii.
cinci. Faceți clic pe "Rulați" pentru a vedea rezultatele. Butonul "Run" sub forma unui semn de exclamare este în fila "Designer". Rezultatele interogării vor fi afișate într-o fereastră separată. Apăsați Ctrl + S pentru a salva rezultatele interogării.

Crearea unei solicitări de parametri alese

unu. Deschideți instrumentul de designer de solicitări. Solicitarea parametrilor vă va permite să instalați ce rezultate doriți să vedeți de fiecare dată când faceți o cerere. De exemplu, dacă există clienți din diferite orașe din baza dvs. de date, puteți configura o cerere de parametri pentru a afișa rezultatele pentru un anumit oraș.
2. Creați o solicitare de selecție și selectați tabelul (tabelele). Adăugați câmpuri pentru selecție prin dublu clic în vizualizarea generală a tabelului.
3. Adăugați un parametru la secțiunea Criterii. Parametrii sunt separați de paranteze "[]". Textul din interiorul parantezelor va fi afișat în șirul care va apărea în timpul interogării. De exemplu, pentru solicitarea orașului, faceți clic pe criteriile criteriilor din câmpul orașului și introduceți [Ce oras?].
Parametrul se poate termina pe "?"Sau": ", dar nu"!"Sau"."
4. Faceți o cerere de către mai mulți parametri. Puteți utiliza mai mulți parametri pentru a crea o interogare de căutare. De exemplu, în câmpul "Data", puteți introduce intervalul de date introducând Între [introduceți data de începere:] și [Introduceți data de încheiere:]. Ca urmare a interogării, veți primi două linii.

Crearea unei interogări pentru crearea unei mese

unu. În fila Creare, faceți clic pe "Cerere designer". Puteți utiliza solicitări pentru a primi informații selectate din tabelele existente sau puteți crea noi tabele cu aceste informații. Acesta va fi deosebit de util dacă doriți să împărțiți orice parte a bazei de date sau să creați formulare speciale pentru subsecțiunile bazei dvs. de date. Pentru a începe, trebuie să creați o solicitare de selecție regulată.
2. Selectați tabelele din care doriți să extrageți date. Faceți dublu clic pe masa din care doriți să extrageți informații. Puteți utiliza mai multe tabele simultan, dacă este necesar.
3. Selectați câmpurile din care doriți să extrageți date. Faceți dublu clic pe fiecare câmp pentru a adăuga. Acesta va fi adăugat la rețeaua de interogare.
4. Plasați criteriile necesare. Dacă aveți nevoie de informații din câmpuri, instalați filtrul pe criterii. Mergeți la "Crearea unei solicitări de creare a interogărilor" de mai sus pentru informații mai detaliate.
cinci. Testați solicitarea pentru a vă asigura că afișează rezultatele dorite. Înainte de a crea o masă, executați cererea pentru a vă asigura că preluează informațiile de care aveți nevoie. Setați criteriile și câmpurile până când obțineți rezultatul de care aveți nevoie.
6. Salvați interogarea. Apăsați Ctrl + S pentru a salva o cerere de utilizare ulterioară. Acesta va apărea în coloana de navigare din partea stângă a ecranului. Dacă faceți clic pe această solicitare, îl puteți utiliza din nou, apoi mergeți la fila Designer.
7. Faceți clic pe butonul "Creare tabel" din grupul de selecție de tip de interogare. Va apărea o fereastră, solicitând numele noului tabel. Introduceți numele tabelului și faceți clic pe "OK".
opt. Faceți clic pe "Rulați". Conform cererilor stabilite, va fi creat un nou tabel. Tabelul va apărea în coloana de navigare din stânga.

Crearea unei cereri de adăugare

unu. Deschideți cererea creată anterior. Puteți utiliza solicitarea Add-on pentru a adăuga informații la tabelul care a fost deja creat într-un alt tabel. Acest lucru este util atunci când trebuie să adăugați mai multe date pe tabelul finit creat de tabelul care creează tabelul.
2. Faceți clic pe butonul Adăugați în fila Designer. Se deschide o casetă de dialog. Selectați tabelul pe care doriți să îl adăugați.
3. Modificați criteriile de solicitare, astfel încât acestea să corespundă informațiilor suplimentare. De exemplu, dacă ați creat un tabel cu criteriul "2010" în câmpul Anului, modificați această valoare în conformitate cu informațiile adăugate, de exemplu, "2011".
4. Selectați unde doriți să adăugați informații. Asigurați-vă că adăugați date în câmpurile corecte pentru fiecare coloană adăugată. De exemplu, dacă efectuați modificările de mai sus, informațiile trebuie adăugate la câmpul "An" pe fiecare linie.
cinci. Urmați interogarea. Faceți clic pe butonul "RUN" din fila Designer. Cererea va fi efectuată și informațiile vor fi adăugate la tabel. Puteți deschide tabelul pentru a vă asigura că datele introduse sunt corecte.

Partea 5 din 6:

Crearea și utilizarea formularelor

unu. Selectați tabelul pentru care doriți să creați un formular. Formează datele afișate pentru fiecare câmp și vă permit să comutați cu ușurință între intrări sau creați noi. Formulare - instrumentul necesar cu perioade lungi de informații de intrare - majoritatea utilizatorilor cred că este mult mai ușor de utilizat formulare decât tabelele.

Imagine intitulată Utilizați pasul Microsoft Access 35

2. Faceți clic pe butonul "Formular" din fila "Creation". Un formular bazat pe date pe baza tabelului va fi creat automat. Programul de acces creează automat câmpuri cu dimensiunea dorită, dar la o veți putea fi întotdeauna schimbată sau schimbată.

Dacă nu doriți să afișați un anumit câmp în formular, apelați meniul contextual prin clic dreapta și faceți clic pe Ștergere.

Dacă tabelele sunt interconectate, o descriere apare deasupra fiecărei înregistrări care prezintă datele combinate. Astfel încât să editați aceste date este mult mai ușoară. De exemplu, fiecare reprezentant de vânzări poate fi atribuit bazei de date cu clienții.

Imagine intitulată Utilizați pasul Microsoft Access 36

3. Deplasați-vă pe noua formă. Pointerii sub formă de săgeți vă permit să vă deplasați de la o intrare la alta. Câmpurile vor fi completate cu datele dvs. în momentul comutării între ele. Puteți utiliza butoanele de pe margini pentru a accesa imediat prima sau ultima intrare.

Imagine intitulată Utilizați pasul Microsoft Access 37

4. Faceți clic pe butonul Descriere pentru a utiliza tabelul. Este în colțul din stânga sus și vă permite să modificați valorile tabelului selectat utilizând formularele.

Imagine intitulată Utilizați pasul Microsoft Access 38

cinci. Efectuați modificări la înregistrările existente. Puteți modifica textul în orice domeniu al fiecărei înregistrări pentru a modifica informațiile din tabel. Toate modificările vor fi afișate automat în tabel, aceleași vor apărea în toate tabelele similare.

Imagine intitulată Utilizați pasul Microsoft Access 39

6. Faceți noi intrări. Faceți clic pe "Adăugați înregistrarea" în apropierea butoanelor de navigare pentru a adăuga o nouă intrare la sfârșitul listei. Apoi puteți utiliza câmpurile pentru a face date în înregistrări goale în interiorul tabelului. Este mult mai ușor decât adăugarea de date noi printr-o vizualizare tabară.

Imagine intitulată Utilizați pasul Microsoft Access 40

7. Salvați forma când ați terminat lucrul cu acesta. Asigurați-vă că ați salvat formularul apăsând pe Ctrl + S - îl puteți introduce din nou mai târziu. Acesta va apărea în coloana de navigare din partea stângă a ecranului.

Partea 6 din 6:

Crearea unui raport

unu. Selectați o masă sau o interogare. Rapoartele vă permit să afișați rapid un rezumat al următoarelor date. Ele sunt adesea folosite pentru a crea rapoarte privind veniturile sau rapoartele de livrare, dar pot fi configurate aproape pentru orice domeniu de utilizare. Rapoarte Utilizați date din tabele sau cereri create de dvs. mai devreme.

Imagine intitulată Utilizați accesul Microsoft Access 42

2. Faceți clic pe fila Creare. Selectați tipul de raport necesar. Există mai multe modalități diferite de a crea rapoarte. Accesul poate face un raport pentru dvs. automat sau să-l creați singur.

Raportul va fi creat Raport auto folosind toate informațiile disponibile de la sursa dvs. Nimic nu va fi grupat, ci pentru baze de date mici este destul de potrivit.

Un raport gol - un raport gol va fi creat că tu singur vei putea completa datele necesare. Puteți alege informații din orice câmp disponibil pentru a crea un raport necesar.

Expertul de rapoarte vă va ajuta să treceți prin procesul de creare a unui raport, permițându-vă să alegeți și să grupați date și apoi să editați calea cea dreaptă.

Imagine intitulată Utilizați Microsoft Access Pasul 43

3. Selectați o sursă pentru un raport gol. Dacă ați ales crearea unui raport gol, trebuie să specificați o sursă pentru aceasta. În primul rând, faceți clic pe fila "Sortare", apoi mergeți la Proprietăți. Pentru a face acest lucru, puteți apăsa și ALT + ENTER.

Faceți clic pe săgeata de lângă câmpul "sursă sursă". Va apărea o listă a tuturor tabelelor și interogărilor disponibile. Alegeți unul și va fi atribuit raportului.

Imagine denumită Utilizarea accesului Microsoft Pasul 44

4. Adăugați câmpuri pentru a raporta. Indicând sursa, adăugați câmpuri de la acesta la raportul dvs. Faceți clic pe fila "Format", apoi faceți clic pe "Adăugați câmpurile existente".Lista câmpurilor sunt disponibile în partea dreaptă.

Apăsați și mutați câmpurile pentru a adăuga secțiunea "Designer". Înregistrarea va apărea în raport. La adăugarea câmpurilor suplimentare, acestea vor fi adăugate automat la existente.

Puteți schimba dimensiunea câmpului apăsând marginea și mutați indicatorul.

Ștergeți câmpurile din raport selectând titlul și făcând clic pe butonul Ștergere.

Imagine intitulată Utilizați Microsoft Access Pasul 45

cinci. Adăugați grupuri în raportul dvs. Grupurile vă permit să înțelegeți rapid informațiile din raport, deoarece totul se aplică într-o formă organizată. De exemplu, dacă aveți nevoie să creați grupuri pentru vânzări pe regiuni sau cu referire la vânzător, toate acestea se pot face folosind o grupare.

În fila Designer, selectați "Grouping".

Faceți clic dreapta pe partea câmpului pe care doriți să o adăugați la grup. Selectați "Grouple" din meniu.

Apare un antet de grup. Puteți schimba titlul la orice dorit.

Imagine intitulată Utilizați Microsoft Access Pasul 46

6. Salvați și împărtășiți raportul dvs. De îndată ce raportul este gata, îl puteți salva și imprima ca orice document. Utilizați-l pentru a spune eficiența companiei investitorilor, împărtășiți informații de contact cu angajații și în alte scopuri.

sfaturi

Accesul Microsoft se deschide în modul de informație ascunsă în care există opțiuni care vă permit să deschideți bazele de date existente, să creați comenzi noi și accesibile pentru a edita oricare dintre bazele dvs. de date.

Avertizări

Unele caracteristici de acces nu sunt întotdeauna disponibile - totul depinde de tipul de bază de date pe care ați creat-o. De exemplu, este imposibil să se ofere accesul la baza de date creată pentru a utiliza offline, iar unele caracteristici offline, de exemplu, numărul total de solicitări nu va funcționa într-o bază de date Web.