Cum să răspundeți la un apel la locul de muncă: 6 pași

Creați o imagine profesională la locul de muncă importantă pentru succesul în carieră. Cum se vorbește despre rochii de om, interacționează cu colegii, clienții și managerii sunt întotdeauna amintiți. Răspunsurile la apeluri sunt ceea ce face ca fiecare angajat, indiferent de poziția sa la locul de muncă. Răspunsul la apel la locul de muncă ar trebui să fie clar și optimist, astfel încât abonatul să se simtă confortabil și a fost configurat într-o manieră pozitivă.

Pași

unu. Vorbiți încet și clar că abonatul poate înțelege ceea ce spuneți. Suport rapid, cu un ton încrezător cu entuziasm și prietenos. Apelantul nu vă văd, deci asigurați-vă că tonul dvs. este calm și atractiv. Imaginați-vă că abonatul este chiar în fața dvs. și zâmbet. Zâmbetul trebuie adesea să participe la vocea ta. Asigurați-vă că nu mâncați, nu beți și nu săriți când răspundeți la apelul telefonic.

Imagine intitulată Răspundeți la telefon la locul de muncă Pasul 2

2. Reglați viteza și sunetul. Unii oameni spun un pic mai tare la telefon, decât de obicei. Vorbiți cu volumul normal și nu strigați. Faceți o respirație profundă înainte de a ridica telefonul și vorbiți încet.

Imaginea intitulată Răspunsul telefonului la locul de muncă Pasul 3

3. Utilizați salut standard. Salutul dvs. ar trebui să includă cuvinte standard, cum ar fi "bună dimineața" sau "zi bună". Mulțumesc omului pentru apel, imaginați-vă, apoi o companie sau un departament și întrebați cum puteți fi util.

Evitați depunerea la abonat prea multe informații de îndată ce ați răspuns la un apel. Vrei ca clientul să-și amintească cu cine vorbește. Dați-i doar informațiile necesare. Greeting clar și scurt ar trebui să sune așa: "Bună dimineața, mulțumesc pentru apel este o companie. Joe spune cu tine decât te pot ajuta?".

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon la locul de muncă Pasul 4

4. Fi pregatit. Păstrați mânerul și notepad lângă telefon pentru a înregistra informațiile pe care le poate partaja apelantul, dacă trebuie să treceți tubul sau să efectuați un studiu pentru a răspunde la întrebare. Dacă sunteți administrator care răspunde la apelurile multor persoane, păstrați numărul de divizare de lângă telefon.

Imagine intitulată Răspundeți la telefon la locul de muncă Pasul 5

cinci. Amintiți-vă numele abonatului și redirecționați profesional / ea. Dacă nu este cineva de la prietenii tăi, utilizați numele de familie, cum ar fi domnul Smith sau doamna Clark. Notați numele de îndată ce vi sa spus să nu uitați în timpul conversației.

Imagine intitulată Răspundeți la telefon la locul de muncă Pasul 6

6. Înainte de a agăța telefonul, cereți permisiunea. Dacă trebuie să redirecționați apelul către altcineva sau să lăsați abonatul pe linie pentru a obține informații sau pentru a petrece un studiu pentru a răspunde la întrebare, întrebați dacă abonatul nu minte să rămână pe linie.

sfaturi

Amintiți-vă că nu aveți nevoie să utilizați cuvintele de jargon sau abrevierile, pe care abonatul nu le va putea înțelege. Fiți sensibili și rămâneți calm și profesioniști, chiar dacă abonatul se plânge sau nu este nepoliticos.
Evitați distragerile. Lăsați ceea ce ați făcut și concentrați-vă la apelul telefonic, către abonat pentru a trimite toată atenția. Nu vrei să arăți ca și cum ai fi distras și nu poți răspunde la întrebare sau ajutor.

De ce ai nevoie

Creion
Caiet