Cum se creează planul de continuitate de afaceri: 13 pași

Planul de continuitate de afaceri este asigurarea cea mai puțin costisitoare pe care o companie o poate permite (în special acest lucru se aplică companiilor mici pentru care costul planului va fi extrem de scăzut). În acest sens, este descris în detaliu ca angajați să rămână în contact și să continue să-și îndeplinească activitatea în situații de urgență, cum ar fi în cazul unui incendiu în birou. Din păcate, multe companii nu consideră necesare pentru a crea un plan similar.

Aici vă veți familiariza cu pașii propuși pentru a crea un plan de continuitate a afacerii, care va ajuta o companie mică "să rămână pe linia de sus" în timpul sau după o situație de urgență. Crearea unui plan similar pentru companiile mai mari nu va fi descris în acest articol.

Planul de continuitate a afacerii este uneori numit un plan de redresare a dezastrelor și, de fapt, au o mulțime de comune. Pe de altă parte, un plan de recuperare a dezastrelor vizează restabilirea unui dezastru, iar planul de continuitate al afacerii vizează cum să continue să facă afaceri în procesul de restaurare. Ambele planuri sunt foarte importante și adesea pentru comoditate sunt combinate într-un singur document.

Pași

unu. Faceți o listă de lucrători-cheie. Există oameni care ocupă anumite poziții, fără de care cazul tău pur și simplu nu poate exista - să facă o listă a acestor oameni, să fie numele tuturor oamenilor utili pentru dvs., dar, de asemenea, încercați să faceți cât mai mult posibil.

Gândiți-vă la ce responsabilități de lucru sunt critice. Gândiți-vă la cine va efectua aceste caracteristici atunci când lucrătorii principali vor pleca în vacanță.
Faceți o listă a acestor persoane cu informații complete de contact: telefonul de lucru, telefonul de acasă, telefonul celular, page, poștă, poștă personală și orice alte modalități posibile de a contacta o persoană în orice situație de urgență atunci când metodele de comunicare obișnuite nu pot fi disponibile.

Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate al afacerii Pasul 2

2. Gândiți-vă cine poate lucra de la distanță. Unii dintre angajații dvs. se pot ocupa perfect de îndatoririle lor de acasă. Aflați cine poate și cine nu este.

Este posibil să trebuiască să sperăm că angajații dvs. necesari critici (descriși în pasul 1) pot funcționa de la distanță dacă este necesar.

Imaginea intitulată Începerea unei afaceri de transport maritim Pasul 2

3. Creați o listă de contacte externe. Dacă aveți furnizori sau clienți critici, efectuați o listă separată de contacte care vor consta într-o descriere a companiei (sau a persoanei), precum și includerea oricăror alte informații importante, cum ar fi contactele personalului cheie al companiei.

Includeți în lista dvs. de avocați, bancheri, specialiști ai Departamentului Informatic, precum și orice alte persoane care au nevoie în diferite situații.

Nu uitați utilitățile, companiile municipale, poliția de atac, serviciul de pompieri, spitalul și serviciul poștal.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 4

4. Documentați toate echipamentele critice importante. În memoria computerelor, sunt adesea conținut informații foarte importante (faceți în mod regulat backup, totuși?).

Unele companii nu vor putea exista și câteva ore fără fax. Ești absolut încrezător în Xerox? Aveți toate imprimantele de care aveți nevoie?

Nu uitați de software - poate fi adesea o parte a echipamentului critic, mai ales dacă este un software special și nu poate fi înlocuit atât de simplu.

Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 5

cinci. Indicați documente importante critice. Certificat de înregistrare și alte documente juridice, utilități, informații bancare, documente importante de la departamentul de personal al companiei, documente pe teren pentru dezvoltare, declarațiile fiscale mult mai mult ar putea avea nevoie să-și înceapă mai întâi afacerea.

Amintiți-vă că puteți întâmpina pierderea deplină a instalațiilor dvs. de producție. Veți ști cine să plătească bani pentru închirierea mașinilor de service? Cine poate plăti pentru servirea serverelor dvs. de poștă electronică?

Imagine intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 6

6. Luați în considerare diverse opțiuni de acțiune în cazul operațiunilor independente. Dacă compania dvs. folosește camioane, gândiți-vă unde ați închiriat noi camioane dacă dvs. sunt deteriorate într-un incendiu? În cazul în care închiriați computere? Puteți găsi servicii speciale pentru copiere, trimitere faxuri, tipăriri și alte operațiuni critice?

Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate al afacerii Pasul 7

7. Găsiți un loc pe care îl puteți utiliza în cazul operațiunilor independente. Acesta este locul în care vă veți exercita operațiunile până când locul dvs. principal este inaccesibil.

Acesta poate fi un hotel - în multe dintre ele există camere foarte bine echipate pe care le puteți utiliza. Poate fi un birou al unuia dintre clienții dvs. sau unul dintre avocații dvs. (autorizat în afaceri).

Poate că prezența la distanță va fi cea mai bună soluție pentru dvs.

Dacă aveți o cameră temporară la Luați, faceți locația sa în planul dvs. Asigurați-vă că aveți toate contactele (inclusiv numele oamenilor).

Imagine intitulată începe o afacere în China Pasul 2

opt. Face o procedură de acțiune. Ar trebui să includă instrucțiuni pas cu pas pentru acțiune - ce să faceți cine și cum să o faceți.

Face o listă de taxe, precum și de persoane care au nevoie să le îndeplinească. De asemenea, faceți opusul: faceți o listă de oameni și enumerați responsabilitățile lor. Astfel, dacă trebuie să aflați cine ar trebui să fie responsabil pentru compania de asigurări, uitați-vă la secțiunea de asigurare. Și dacă trebuie să știți ce face orice companie dvs., găsiți numele său în cea de-a doua listă de informații.

Imagine intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 9

nouă. Informații complete. Planul de continuitate al afacerii este inutil dacă toate informațiile sunt stocate în diferite locuri. Planul de continuitate al afacerii este un document de referință, este mai bine să îl stocați în ceva similar cu dosarul pentru documentele cu inele.

Faceți un număr suficient de copii și distribuiți personalul cheie.

Lăsați câteva exemplare suplimentare să fie stocate în afara biroului dvs., acasă sau într-o celulă sigură.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 10

10. Ai grijă. Asigurați-vă că totul din compania dvs. este conștient de existența unui plan de continuitate a afacerii.

Petreceți cursurile necesare pentru toți angajații dvs., indiferent dacă sunt în lista dvs. de personal critic sau nu. Nu vrei ca angajații tăi să vină la o furtună cu zăpadă la clădirea deteriorate foc și nu știa ce să facă în continuare.

Imagine intitulată începe o afacere în China Pasul 8

unsprezece. Verificați-vă planul. Ați înregistrat toate ideile bune, colectați toate informațiile necesare, compilate o listă de persoane, contacte și companii de servicii, dar puteți să-l implementați?

Selectați o zi și lăsați-i pe toți să știe ce se întâmplă (inclusiv clienții, contractorii și furnizorii) - apoi acționați ca și cum biroul dvs. a fost distrus. Efectuați apelurile necesare, mergeți la biroul dvs. temporar.

Singurul lucru pe care îl dați seama este că nu sunteți planificat corect. Nu așteptați ca dezastrul real, aflați ce va trebui să faceți în mod diferit data viitoare. Faceți un alt test.

Dacă ați comis câteva schimbări globale în plan și faceți o altă verificare în câteva luni. Chiar și atunci când aveți un plan solid, cheltuiți verificări anuale.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 12

12. Nu excludeți posibilitatea ca va trebui să vă schimbați planul. Indiferent cât de bun planul tău, nu contează cât de bine planificați toți, poate evenimentele independente de tine se poate întâmpla. De exemplu, hotelul pe care intenționați să îl utilizați ca pe un birou temporar va avea o mare delegație. Sau nu puteți ajunge la bancă, deoarece dezastrul natural sa întâmplat cu weekendul bancar. Fără mâncare la domiciliu. Consultantul dvs. pentru servicii de calculator în vacanță.

Imagine intitulată Găsiți stocuri de randament ridicat Pasul 2

13. Revizuirea și corectarea. De îndată ce se schimbă ceva, faceți schimbările necesare în planul dvs. și actualizați toate instanțele.

Nu lăsați planul să obstrucționeze. Planul depășit este mai rău decât inutil: vă va oferi un sentiment fals de calm, în timp ce cu siguranță aveți ceva de îngrijorat.

sfaturi

Tariful preplătit pentru telefoanele mobile Aceasta este una dintre oportunitățile ieftine de a rămâne în contact. În caz de dezastre naturale, rețelele celulare nu pot funcționa, deci gândiți-vă la utilizarea comunicațiilor prin satelit.
Plasați planul într-un dosar al unei culori binevenabile - de autor, Neono Orange este destul de potrivit.
Oferiți-vă angajaților dvs. prognoza meteo, precum și numărul prin care pot învăța despre starea actuală a condițiilor meteorologice. Luați în considerare utilizarea acestor servicii ca primirea prognozei meteo ca mesaje vocale.
Toți angajații importanți critici trebuie să fie copii ale planului, îl puteți păstra în mașină.
Statisticile arată că focul este cea mai frecventă cauză de distrugere / deteriorare a birourilor. Asigurați-vă că această situație este descrisă în planul dvs.
Păstrați-vă planul într-un loc proeminent, astfel încât înconjurarea să-l vadă adesea - astfel ideea de continuitate de afaceri în sine va fi în minte și în conștiință în toți angajații dvs.
Luați în considerare utilizarea mesajelor text pe Twitter, poate fi o modalitate ieftină de a comunica atunci când liniile telefonice și rețelele celulare nu funcționează. Asigurați-vă că toți angajații dvs. au un cont Twitter.

Avertizări

Nu faceți copii piratate ale software-ului. Chiar dacă aveți ocazia (cel mai adesea nu este), este posibil să nu funcționeze, precum și să vă creați probleme serioase cu legea. Contactați furnizorul dvs. de către dvs.
Nu știți mari speranțe pentru refractare în condiții de siguranță pentru a stoca unitățile digitale. Cele mai multe dintre aceste seifuri sunt concepute pentru a stoca hârtie, discuri, dischete, unități flash în ele pur și simplu. Verificați siguranța pentru unitățile digitale în aceste scopuri. Chiar mai bine - păstrați datele în afara biroului!
Nu distribuiți planul celor care nu au nevoie să o aibă. Planul dvs. poate conține informații importante pe care orice angajat nemulțumit îl poate folosi în scopuri necorespunzătoare.