Cum se creează un plan de acțiune eficient

Planul de acțiune eficient începe întotdeauna cu un scop clar, o idee sau intenție. Un astfel de plan este destinat să transfere o persoană din momentul actual direct la punerea în aplicare a obiectivului revendicat. Planul de acțiune compilați corespunzător vă permite să rezolvați aproape orice sarcină.

Pași

Partea 1 din 4:

Fa un plan

unu. Înregistrați toate detaliile. Lucrul la planul de acțiune, începeți înregistrarea fiecărui detaliu. Puteți utiliza Notepad cu delimitatoare pentru a ține cont de diverse aspecte ale acestui proces. Iată câteva exemple de secțiuni:

Idei / note diferite
Diagrame zilnice
Grafică lunară
Etapele
Cercetare
Continuare
Participanți / Contacte

Imaginea intitulată Creați un plan eficient de acțiune Pasul 2

2. Observați sarcina. Sarcina mai stricată, cu atât mai puțin eficientă va fi un plan de acțiune. Încercați să determinați obiectivul dorit cât mai curând posibil (de preferință înainte de începerea proiectului).

Exemplu: Trebuie să scrieți teza de masterat (studiul major) de aproximativ 40.000 de cuvinte. O astfel de activitate constă în introducerea, revizuirea literaturii (cu o analiză critică a altor studii și luarea în considerare a propriului său metodologie), o demonstrație practică a ideilor dvs. privind exemple și concluzii specifice. Termen de lucru - 1 an.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 3

3. Planul trebuie să fie concret și realist. Un obiectiv clar este doar începutul: fiecare aspect al planului trebuie să fie corect și îndeplinit. De exemplu, planificați grafice specifice și executabile, etapele și rezultatele finale.

Punctele exacte și reale ale planului pe termen lung vor permite, în prealabil, să reducă stresul din implementarea slab planificată, cu depășirea termenelor limită și a orelor suplimentare obositoare.

Exemplu: Trebuie să scrieți aproximativ 5000 de cuvinte pe lună pentru a termina disertația la timp și, la final, lăsați câteva luni pentru a rafina ideile. Din punctul de vedere al fezabilității, nu trebuie să puneți sarcina de a scrie mai mult de 5000 de cuvinte în fiecare lună.

Dacă trei luni de la întreaga perioadă veți lucra ca asistent de profesor, atunci poate că nu veți avea timp să scrieți 15.000 de cuvinte în acest timp, ca rezultat, va trebui să distribuiți acest volum în restul lunii.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 4

4. Etapele intermediare. Etapele sunt etapele esențiale pe calea spre obiectiv. Începeți etapele de planificare din cele din urmă (atingeți obiectivul) și deplasați în direcția opusă prezentului și a circumstanțelor.

Defalcarea la pași vă va ajuta (și echipa dvs.) să mențină motivația, împărtășirea frontului de muncă la volume mici și obiective tangibile, astfel încât sentimentul de exhaustivitate va începe să apară înainte de implementarea completă a întregului plan de acțiune.

Nu împărțiți pașii prea lungi sau prea scurți intervale temporare. Deci, este destul de eficient timp de două săptămâni.

Exemplu: Când lucrați la disertație, încercați să nu corelați pașii cu pereți despărțitori de muncă, deoarece lunile pot fi ținute. Dimpotrivă, luați măsuri într-o perioadă mică de două săptămâni (puteți trece de la numărul de cuvinte) și să vă recompensați pentru o muncă de succes.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 5

cinci. Spargeți sarcini mari pentru volume mai mici, mai convenabile. Unele sarcini sau etape de muncă pot descuraja.

Dacă o sarcină majoră vă confundă, împărțiți-o pe subtașuri mici confortabile pentru a reduce anxietatea și pentru a spori încrederea în forțele noastre.

Exemplu: Revizuirea literaturii devine adesea cea mai dificilă secțiune, un fel de fundație pentru munca viitoare. Pentru a finaliza secțiunea, trebuie să explorați și să analizați o cantitate mare de informații.

Împărțiți sarcina pentru substante: cercetare, analiză, prezentare. Puteți să restrângeți subparategratele și mai puternice și să alegeți articole specifice și cărți care trebuie să le citească, precum și să stabilească calendarul finalizării analizei și prezentarea scrisă a rezultatelor.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 6

6. Utilizați listele de sarcini. Faceți o listă de sarcini care trebuie completate în fiecare etapă. Prin urmare, lista afacerilor este inficientă, specifică volume exacte și termeni reali.

Exemplu: Împărțiți lucrările din revizuirea literaturii pentru sarcini mici pentru a ști exact ce trebuie făcut, precum și evaluarea cadrului în timp real. De exemplu, fiecare sau două zile va trebui să citească, să analizeze și să descrie o sursă.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 7

7. Determinați intervalul de timp pentru toate cazurile. În absența unui interval de timp clar, munca se poate întinde la infinit de mult timp, iar unele sarcini vor rămâne neterminate.

Ordinea paragrafelor din plan nu are o importanță critică, care nu se poate spune despre cadrul temporar pentru fiecare aspect.

Exemplu: Dacă se știe că într-o oră puteți citi aproximativ 2.000 de cuvinte, și citirea unui articol are 10.000 de cuvinte, atunci trebuie să evidențiați cel puțin cinci ore.

De asemenea, este necesar să se țină seama de timpul cel puțin două gustări și pauze scurte la fiecare 1-2 ore ca oboseală. În plus, până la sfârșitul anului trebuie adăugat cel puțin o oră pentru posibile întârzieri neplanificate.

Imaginea intitulată Creați un plan eficient de acțiune Pasul 8

opt. Creați o vizualizare vizuală. După finalizarea listelor de acțiuni și setarea intervalului de timp, mergeți la crearea unei anumite afișări vizuale a planului. Puteți utiliza o diagramă bloc, o diagramă Gantt, o tabelă dinamică sau o altă opțiune convenabilă.

Păstrați un plan vizual într-un loc accesibil - de exemplu, îl puteți închide pe peretele biroului sau al sala de antrenament.

Imaginea intitulată Creați un plan eficient de acțiune Pasul 9

nouă. Explorați sarcinile efectuate. Datorită acestui fapt, nu numai că veți simți satisfacția, ci veți putea să vă opriți.

O astfel de abordare este deosebit de convenabilă atunci când munca colectivă. În lucrul cu alți oameni, puteți crea un document comun care va fi disponibil oriunde în lume.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 10

10. Nu te opri. Prin elaborarea unui plan, prezentarea sarcinilor colegilor (cu colaborare) și specificând pașii, mergeți la următorul pas: treceți la munca zilnică pentru a atinge scopul.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 11

unsprezece. Puteți schimba termenele limită, dar nu vă puteți opri la jumătatea drumului. Să apară periodic astfel de circumstanțe neprevăzute care interferează cu timpul observat, să îndeplinească sarcini și să atingă obiectivul.

Nu fi trist. Examinați planul și continuați să lucrați și să vă deplasați la obiectiv.

Partea 2 din 4:

Timp de planificare

unu. Alegeți un jurnal bun. Utilizați aplicația sau Notepad care va permite planificarea convenabilă la fiecare oră a timpului. Planificatorul este eficient numai dacă vă permite să faceți și să citiți în mod convenabil înregistrările.

Studiile au arătat că intrarea fizică a sarcinilor (mânerul pe hârtie) mărește probabilitatea realizării intenției, deci este mai bine să planificați munca în notebook-ul tradițional.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 13

2. Nu utilizați liste de cazuri. Deci, sa acumulat o listă lungă de cazuri, dar când le veți efectua? Lista cazurilor nu este la fel de eficientă ca și programul de execuție a sarcinii. În graficul fiecărei sarcini vor fi atribuite.

Blocurile clare temporare (paginile multor jurnale sunt împărțite în blocuri orare în sensul cel mai literal al cuvântului) nu mă va permite să lent, pentru că după expirarea timpului trebuie să vă deplasați la următoarea sarcină programată.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 14

3. Învață să definiți blocurile temporare. O astfel de abordare va clarifica pentru a înțelege cât timp puteți aloca pentru fiecare afacere. Începeți cu sarcini prioritare și treceți la lucruri mai puțin importante.

Planificați toată săptămâna viitoare. Datorită planului detaliat pentru zilele următoare, puteți maximiza utilizarea timpului disponibil.

Un număr de specialiști recomandă să aibă cel puțin o idee comună de planuri pentru o lună întreagă.

Unii oameni sfătuiesc să înceapă de la sfârșitul zilei și să se miște în direcția opusă. Dacă ziua dvs. de lucru durează până la ora 17:00, apoi planificați din acest punct până la începutul zilei (de exemplu, până la 7 am).

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 15

4. Selectați ora pentru pauze și petrecerea timpului liber. Cercetătorii susțin că inclusiv planurile lor libere, o persoană este capabilă să primească mai multă satisfacție din partea vieții. Se dovedește, de asemenea, că o muncă prea lungă (mai mult de 50 de ore pe săptămână) reduce eficiența muncii.

Lipsa de somn catastrofal afectează productivitatea. Adultul trebuie să doarmă cel puțin 7 ore în fiecare noapte, iar pentru adolescenți această cifră crește la 8,5 ore.

Cercetătorii sunt convinși: luați în considerare planurile "restabilirea strategică a forței" (cursuri de educație fizică, somn scurt, meditație, încălzire) în timpul zilei pentru a crește productivitatea și pentru a îmbunătăți sănătatea generală.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 16

cinci. Găsiți timpul pentru a face un plan pentru o săptămână. Unii experți recomandă elaborarea unui plan de o săptămână în avans. Determinați cât de bine să utilizați în fiecare zi pentru a vă atinge obiectivele.

Nu uitați să luați în considerare toate sarcinile și obligațiile actuale. Dacă programul este obținut prea dens, atunci unele puncte nesemnificative pot fi șterse de la acesta.

Nu este nevoie să sacrificați interacțiunile sociale. Găsiți timp pe cei dragi și rude. Ei vă vor oferi întotdeauna sprijinul necesar.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 17

6. Face o rutină a zilei. În exemplul unei teze de masterat, o zi obișnuită poate arăta astfel:

7:00: Ridicare

7:15: Faceți încărcarea

8:30: Luați un duș și rochie

9:15: Pregătiți micul dejun și mâncați

10:00: Pe disertație - sarcini scrise (plus 15 minute pentru pauze)

12:15: Pranz

13:15: Lucrați cu e-mail

14:00: Cercetare și analiză Citiți (inclusiv 20-30 de minute pe pauze / gustări)

17:00: Finalizarea muncii, verificarea scrisorilor, planul de afaceri pentru mâine

17:45: Îndepărtați pe masă, mergeți la magazin

19:00: Gatiti cina si mananca

21:00: odihnă (chitară de joc)

22:00: Distribuiți pat, citiți în pat (30 de minute), mergeți la culcare

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 18

7. Nu planifică neapărat toate zilele în mod egal. Puteți plăti pentru muncă 1-2 zile pe săptămână. Uneori este chiar util să luați pauze pentru a vă întoarce la lucru cu gânduri proaspete.

Exemplu: Puteți scrie o disertație și puteți analiza surse în zilele de luni, miercuri și vineri, iar joia să învețe să joace pe un instrument muzical.

Imaginea intitulată Crearea unui plan de acțiune eficient Pasul 19

opt. Probleme neprevăzute. Selectați Timp suplimentar în fiecare bloc în cazul unei zile de lucru mai puțin productive sau a unor probleme neprevăzute. La început se recomandă alocarea pentru fiecare sarcină de două ori decât considerați că este necesar.

În procesul veți începe să lucrați mai eficient sau puteți determina mai precis timpul necesar, ceea ce va corecta programul inițial, dar întotdeauna lăsați cel puțin un mic decalaj.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 20

nouă. Afișați flexibilitatea și înțelegerea. La începutul muncii, pregătiți-vă să vă ajustați programul în mișcare. Aceasta face parte din procesul de învățare, deci este mai bine să planificați blocuri temporare cu un creion și nu un mâner.

De asemenea, puteți petrece câteva săptămâni pentru a face toate lucrurile pe care le-ați angajat în jurnal în această zi. Datorită acestui lucru, veți învăța cum să evaluați corect intervalul de timp al fiecărei sarcini și să utilizați rațional timpul.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 21

10. Opriți internetul. Determinați timpul când verificați e-mailurile și rețelele sociale. Tratați acest lucru strict, deoarece este ușor să pierdeți un ceas întreg, doar hrănirea de știri.

De asemenea, puteți dezactiva telefonul (cel puțin în momentul în care este necesar să se concentreze).

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 22

unsprezece. Fa mai putin. Acest lucru se datorează restricționării timpului pe Internet. Determinați cele mai importante sarcini din ziua care ajută la atingerea obiectivului și să se concentreze asupra lor. Nu merită să cheltuiți forțele asupra unor lucruri mai puțin importante care au nevoie doar de timp: corespondența, lucrul fără minte cu documente.

Un specialist recomandă să nu verifice e-mailul cel puțin în primele câteva ore. Deci, vă concentrați asupra unor chestiuni importante și nu veți fi distrași pentru momente străine din litere.

Dacă așteptați o mulțime de cazuri mici (de exemplu, e-mailuri, lucrări de hârtie, curățenie), atunci este mai bine să le grupați într-un singur bloc și să nu distribuiți pentru toată ziua, reducând astfel concentrația la îndeplinirea sarcinilor importante.

Partea 3 din 4:

Păstrați motivația

unu. Setare pozitivă. Percepția pozitivă este extrem de importantă pentru atingerea obiectivelor. Trebuie să creadă în tine și în jurul oamenilor. Să ne rușinez cu gânduri negative folosind declarații pozitive.

În plus față de propria sa dispoziție, ar trebui să vă înconjurați cu oameni pozitivi. Studiile au arătat că, în timp, adoptăm obiceiurile celor cu care petrecem cel mai mult timp, deci abordați alegerea mediului nostru cu mintea.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 24

2. Remuneraţie. Premiul este deosebit de important după finalizarea fiecărei etape. Veniți cu o recompensă tangibilă. Vă puteți permite cina în restaurantul dvs. preferat ca recompensă pentru o scenă de două săptămâni sau o sesiune de masaj timp de două luni.

Un expert propune transferul unui prieten o anumită sumă de bani și cere să o returneze numai dacă lucrarea este efectuată la ora specificată. Dacă nu faceți acest lucru, atunci un prieten lasă bani pentru el însuși.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 25

3. Bucurați-vă de suport. Este întotdeauna important să aveți sprijinul prietenilor și rudelor, precum și să vă familiarizați cu oameni care au pus în obiective relevante. Datorită acestui lucru, puteți fi egal cu alții.

Imaginea intitulată Creați un plan eficient de acțiune Pasul 26

4. Urmăriți-vă succesul. Studiile au arătat că mișcarea de succes este cea mai bună motivație. Pentru a urmări succesul, este suficient să treceți pur și simplu sarcinile efectuate în graficul dvs.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 27

cinci. Se întinde și se ridică mai devreme. Studiile de rutina zilei de succes și de productivitate nu vor da sită - majoritatea își încep ziua devreme. De asemenea, au de obicei rutină de dimineață, ceea ce le motivează adesea pentru o realizare ulterioară.

Încercați să începeți dimineața de la exercițiu (antrenament de lumină și yoga sau exercițiu în sala de sport), un mic dejun sănătos și o înregistrare de jumătate de oră a gândurilor în jurnal.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 28

6. Face pauză. Pauzele sunt necesare pentru a menține motivația. Dacă lucrați întotdeauna, atunci veți acumula oboseala. Pauzele ajută la evitarea suprapunerii și pentru optimizarea timpului de lucru.

Exemplu: Stați de la computer, lăsați-vă deoparte telefonul și stați liniștit în tăcere. Dacă gândurile vin în minte, le scrieți în jurnal. Altfel, bucurați-vă de un moment de recreere.

Exemplu: Deal cu meditația. Deplasați telefonul într-un mod silențios, dezactivați toate notificările și setați cronometrul timp de 30 de minute sau alt timp admisibil. Apoi încercați pur și simplu să stați liniștit și să curățați conștiința. Toate gândurile care vin în minte pot fi atribuite unei anumite categorii și pot merge. De exemplu, dacă te-ai gândit la muncă, atunci spune-mi "muncă" și eliberați gândul.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 29

7. Vizualizați-vă. Plătiți câteva minute să vă gândiți la obiectivul dvs. și să vă imaginați că veți simți după ce se realizează. Atât de ușor să facă față dificultăților care pot apărea.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 30

opt. Înțelegeți că nu va fi ușor. Tot ceea ce omul scump este rar dat fără dificultate. Calea de obiectiv, de obicei, nu face fără probleme și soluții dificile. Reconciliați cu acest fapt.

Mulți specialiști cu experiență care sfătuiesc să-i recomandăm să-și iau eșecurile ca o alegere conștientă. Nu trebuie să fii supărat sau supărat. Luați-le, eliminați lecția și reveniți la locul de muncă, luând în considerare circumstanțele schimbate.

Partea 4 din 4:

Determină obiectivele

unu. Înregistrați-vă dorințele. În acest scop, se va potrivi un document de jurnal sau text. Dacă încă nu sunteți sigur ce vreți să faceți, această practică ar trebui să vă ajute.

Înregistrările regulate în jurnal - o modalitate excelentă de a vă studia de partea și fixați-vă sentimentele. Mulți oameni susțin că înregistrările propriilor gânduri ajută la înțelegerea sentimentelor și dorințelor.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 32

2. Explorați întrebarea. Dacă aveți o idee, încercați să explorați acest subiect. Examinați-vă obiectivele pentru a găsi cel mai scurt mod de a implementa conceptul conceput.

Pe forumuri precum Reddit este evidențiat și se discută diverse subiecte. Aici puteți vorbi cu persoanele care sunt ocupate în industrie care vă interesează și sunteți gata să împărtășiți informații.

Exemplu: În procesul de lucru pe disertație, vă gândiți la ceea ce poate duce totul. Citiți despre ceea ce fac oamenii cu gradul pe care doriți să îl obțineți. Vă poate împinge la publicații sau alte oportunități de dezvoltare a carierei viitoare.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 33

3. Explorați opțiunile disponibile și selectați cele mai potrivite. După ce a studiat problema, va deveni clar în cazul în care fiecare cale selectată poate duce. Acest lucru vă va permite să alegeți cel mai bun mod de a vă implementa propriul obiectiv.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 34

4. Ia în considerare factorii externi asociați cu munca. Acestea includ tot ceea ce împiedică scopul. În cazul disertației, puteți apela oboseală mentală, lipsa de surse sau sarcini de lucru neprevăzute.

Imaginea intitulată Crearea unui plan eficient de acțiune Pasul 35

cinci. Afișați flexibilitatea. Obiectivele se pot schimba deja în procesul de implementare. Încercați în prealabil pentru a oferi oportunități de manevră. Cu alte cuvinte, nu renunțați când devine dificil. Pierdeți interesul și pierdeți speranța - acestea sunt lucruri complet diferite!

sfaturi

Toate metodele descrise care ajută la planificarea și definirea obiectivelor se aplică și intențiilor mai globale și pe termen lung (de exemplu, o alegere a carierei).
Dacă gândurile despre nevoia de a planifica timp au adus plictiseala, atunci gândiți-vă altfel: planurile de lungă durată de zile, săptămâni și chiar luni sunt eliminate din necesitatea de a lua decizii cu privire la următorul pas în fiecare zi. Datorită acestui lucru, timpul este scutit de creativitate și concentrare pe probleme importante.

Avertizări

Importanța pauzelor este imposibil de exagerat. Nu depășiți să nu vă reduceți productivitatea proprie și potențialul creativ.