Cum de a converti documentul Word la tabelul Excel

Dacă aveți nevoie să transferați o listă sau o tabelă cu datele din documentul Word la tabelul Excel, nu este necesar să copiați și să lipiți fiecare fragment individual de informații în celula de masă corespunzătoare. Puteți importa cu ușurință întregul document în format Excel în mai multe clicuri, dacă introduceți mai întâi documentul cuvântului dvs. corect.

Pași

Metoda 1 din 2:

Lista de transformare

unu. Pentru a începe, trebuie să înțelegeți modul în care aplicația convertește documentul. Când importați un document în Excel, programul determină ce fragment de informație va fi plasat într-o masă separată a tabelului, utilizând anumite caractere din text. Prin formatarea datelor într-un document înainte de a importa, puteți controla aspectul tabelului final și minimalizați necesitatea formării manuală a documentului. Această metodă este convenabilă dacă trebuie să importați o listă mare din documentul Word la tabelul Excel.

Această metodă este deosebit de eficientă dacă importați o listă cu mai multe elemente ale aceluiași format (lista de adrese, numere de telefon, adrese de e-mail și așa mai departe).

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 2

2. Verificați documentul pentru formatarea erorilor. Înainte de a începe procesul de conversie, asigurați-vă că toate elementele listei au același formatare. Dacă este necesar, corectați eventuale erori de punctuație sau elemente de oprire care nu se potrivesc cu restul. Acest lucru va asigura transferul corect de date.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 3

3. Activați afișarea semnelor de formatare în documentul Word. Afișarea semnelor de formatare ascunsă va ajuta la selectarea modului optim de a împărți elementele de listă. Pentru a afișa semnele de formatare, faceți clic pe "Afișați toate semnele" În fila Home sau faceți clic pe combinația de taste Ctrl+⇧ Shift+*

Cele mai multe liste vor sta sau un semnal semn la sfârșitul fiecărui rând sau unul la sfârșitul liniei și unul într-o linie goală între elemente. Veți folosi aceste semne pentru a introduce caracterele pe care aplicația Excel utilizează pentru a distribui date despre celulele tabelei.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 4

4. Eliminați marcajele paragrafului între elementele pentru a scăpa de linii goale. Aplicația Excel utilizează șirurile goale între elementele de listă pentru a identifica liniile individuale cu date, dar acum trebuie să fie eliminate astfel încât procesul de formatare să fie corect. Nu vă faceți griji, puțin mai târziu le adăugați din nou. Această metodă este adecvată în cazurile în care semnul de paragraf se află la sfârșitul punctului de listă și unul - într-un șir gol între elementele (două în șir).

Clic Ctrl+H Pentru a deschide găsirea și înlocuirea ferestrei.

Introduceți în câmpul de căutare^ p ^ p. Acest cod desemnarea a două caractere de paragraf în șir. Dacă fiecare element de listă constă dintr-un singur șir solid și nu există șiruri goale între elemente, utilizați comanda ^ P.

În câmpul Înlocuire introduceți semnul divizat. Acest semn nu trebuie repetat nicăieri în acest document. De exemplu, puteți utiliza un semn ~.

Faceți clic pe butonul Înlocuiți toate. Veți observa că toate elementele listei au fuzionat unul cu celălalt, dar nu vă faceți griji, deoarece divizoarele (după fiecare element) sunt plasate în locurile potrivite).

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 5

cinci. Evidențiați fiecare element într-un câmp separat. Acum că elementele de listă sunt împărțite astfel încât acestea să fie afișate în linii seriale, trebuie să desemnați datele care vor fi afișate în fiecare câmp. De exemplu, dacă prima linie a fiecărui element arată numele, în a doua adresă și în regiunea terță și codul poștal, puteți

presa Ctrl+H Pentru a deschide găsirea și înlocuirea ferestrei.

Îndepărtați unul dintre semne ^ P În câmp găsit.

Schimbați semnul în câmp pentru a înlocui virgula ,.

Apăsați butonul Înlocuiți toate. Semnele rămase ale paragrafelor vor fi înlocuite cu virgule, care vor aloca fiecare linie într-un domeniu separat.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 6

6. Înlocuiți separatoarele pentru a finaliza procesul de formatare. Când urmați cele două pași de căutare și înlocuire descriși mai sus, lista dvs. nu va mai arăta ca o listă. Toate informațiile vor fi reprezentate de un șir continuu, iar fragmentele sale vor fi împărțite la virgule. Ultima operație a căutării și înlocuirii se va întoarce prin tipul dvs. de listă, în timp ce fragmentele individuale vor fi împărțite la virgulă.

Clic Ctrl+H Pentru a deschide găsirea și înlocuirea ferestrei.

În câmpul găsi introduceți un simbol ~ (sau un alt personaj pe care l-ați ales mai devreme).

În câmpul Înlocuiți, introduceți ^ P.

Faceți clic pe butonul Înlocuiți toate. Toate elementele din lista dvs. vor fi împărțite în grupuri separate separate prin virgule.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 7

7. Salvați documentul ca fișier text simplu. Acum că formatarea este finalizată, puteți salva documentul ca fișier text. Acest lucru va permite aplicației Excel să citească și să analizeze datele și să plaseze fiecare fragment în câmpul corespunzător.

Accesați fila Fișier și selectați element "Salvează ca".

Deschideți meniul derulant "Tip fișier" și selectați "Text normal".

Introduceți numele fișierului și faceți clic pe Salvați.

Dacă apare fereastra de conversie a fișierelor, faceți clic pe OK.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 8

opt. Deschideți fișierul utilizând aplicația Excel. Acum că ați salvat fișierul ca text obișnuit, îl puteți deschide folosind aplicația Excel.

Accesați fila Fișier și selectați Deschidere.

Deschideți meniul derulant "Toate fișierele Excel" și selectați "Fișiere text".

În fereastra Text Wizard (Import), faceți clic pe Următorul>.

În lista Dividers, selectați "Virgulă". În fereastra de previzualizare, veți vedea cum vor fi împărțite elementele din lista dvs. în tabel. Faceți clic pe Următorul>.

Selectați formatul de date pentru fiecare coloană și faceți clic pe Finalizare.

Metoda 2 din 2:

Conversia mesei

unu. Creați un tabel cu date în document Word. Dacă aveți o listă de date în document, îl puteți converti la tabel în aplicația Word și apoi copiați rapid această masă în Excel. Dacă datele dvs. sunt deja decorate sub forma unei mese, accesați pasul următor.

Evidențiați întregul text pe care doriți să îl emită sub formă de masă.
Accesați fila Inserare și apăsați butonul de masă.
Selectați "Conversia la tabelul".
În câmpul "Numar de coloane" Specificați numărul de rânduri din înregistrare. Dacă înregistrările sunt împărțite cu șiruri goale, adăugați o linie la un număr total.
Faceți clic pe OK.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 10

2. Verificați formatarea tabelului. Aplicația Word va crea un tabel bazat pe setările dvs. Verificați cu atenție toate datele care urmează să fie în locurile lor.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 11

3. Apăsați un buton mic "+" care va apărea în colțul din stânga sus al mesei. Apare când ghidați mouse-ul de pe masă. Făcând clic pe acest buton, evidențiați toate datele din tabel.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 12

4. Clic .Ctrl+C Pentru a copia datele selectate. Se poate face, de asemenea, făcând clic pe buton "Copie" În fila Acasă.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 13

cinci. Deschideți apendicele Excel. Copierea datelor dedicate, puteți deschide o aplicație Excel. Dacă doriți să introduceți date în tabelul Excel deja gata, deschideți-l. Mouse-ul peste celula în care doriți să introduceți celula superioară stângă a mesei copiate.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 14

6. Clic .Ctrl+V Pentru a introduce date copiate. Tabelele separate de tabele din documentul Word vor fi parfumate în celulele de masă adecvate Excel.

Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 15

7. Împărțiți coloanele rămase. În funcție de tipul de date importate, este posibil să fie necesar să se formească suplimentar formatarea corectă. De exemplu, dacă importați adrese, atunci numele orașului, zona și codul poștal poate intra într-o singură celulă. Se poate face astfel încât aplicația Excel să le împărtășească automat.

Evidențiați întreaga coloană pe care doriți să o împărțiți făcând clic pe titlul său

Accesați fila Date și faceți clic pe "Text pe coloane".

Faceți clic pe Următorul> Și în meniul Select-Selectează, selectați "Virgulă". În cazul exemplului nostru, numele orașului va fi separat de abrevierea regiunii și de indicele poștal.

Pentru a salva modificările, faceți clic pe Finalizare.

Evidențiați coloana, care trebuie, de asemenea, să fie împărțită și să repete aceleași acțiuni prin specificarea "Spaţiu" În loc de virgulă ca separator. Deci, separați abrevierea zonei din indicele poștal.