Cum să păstrați contabilizarea cheltuielilor în Microsoft Excel: 13 pași

Multe companii folosesc Microsoft Excel pentru a păstra cheltuielile contabile ale departamentului sau a întregii companii. În prezent, Excel poate fi utilizat pe toate PC-urile pe care este instalat sistemul de operare Windows. Din acest motiv, vă puteți înregistra propriile cheltuieli dacă acest program este instalat pe PC Home PC. Există un număr mare de șabloane pentru păstrarea contabilității Microsoft și a altor site-uri, cele mai recente versiuni Excel includ un șablon încorporat ca fiind preinstalat. De asemenea, în Excel, puteți crea propria dvs. masă dinamică pentru păstrarea cheltuielilor. În ambele cazuri, urmați instrucțiunile de mai jos.

Pași

Metoda 1 din 2:

Lucrul cu șablonul Excel

unu. Selectați un șablon presetat. Cele mai recente versiuni ale programului includ un șablon pentru efectuarea de cheltuieli personale, precum și șabloanele pentru păstrarea contabilității. Puteți accesa aceste șabloane și puteți ține cont de cheltuielile cu ajutorul lor.

În Excel 2003, selectați "Creați" în meniul "Fișier". În bara de activități "pe computerul meu", selectați "Cartea nouă" pentru a vedea șabloanele din caseta de dialog nou.
În Excel 2007 în meniul "Fișier", selectați "Creați". După aceea, apare noua casetă de dialog de carte nouă. Selectați "Setați șabloane" din meniul "Șabloane" din meniul din stânga. Selectați "Bugetul personal pentru o lună" din "Șabloane instalate" din meniul central și faceți clic pe "Creați".
În Excel 2010 în meniul Fișier, selectați "Creați". Selectați "Exemple de model" din partea de sus a panoului "Șabloane disponibile", apoi printre toate exemplele șabloanelor, selectați "Buget personal pentru lună" și faceți clic pe "Creați".

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 2

2. Selectați un șablon prin Internet. Dacă modelele preinstalate nu sunt potrivite pentru păstrarea cheltuielilor, puteți alege un șablon prin Internet. Puteți să o descărcați de pe orice site sau să vă conectați prin Excel la Microsoft Office Online.

Pentru Excel 2003, puteți alege un șablon potrivit de la Biblioteca de Internet Microsoft Office la HTTPS: // Șabloane.Birou.Com / ru-ru. (De asemenea, puteți găsi șabloane destinate versiunilor ulterioare Excel).

În Excel 2007, selectați fila "Bugets" din secțiunea Internet, care se află în caseta de dialog New Book. Pentru a vă conecta la șabloanele de bibliotecă de internet pentru birou, trebuie să aveți internetul.

În Excel 2010, selectați "Bugete" din secțiunea Office.Com pe panoul Șabloane disponibile. Pentru a vă conecta, trebuie să fiți inclusă pe Internet.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 3

3. Introduceți informațiile necesare în câmpurile corespunzătoare. Informațiile depind de șablonul de masă dinamic specific pe care l-ați folosit.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 4

4. Salvați tabelul dinamic. Puteți utiliza numele propus pentru o masă dinamică sau puteți schimba numele. Va fi suficient pentru a vă specifica numele și anul curent în numele fișierului.

Metoda 2 din 2:

Crearea propriului tabel de contabilitate dinamică

unu. Deschideți Excel.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 6

2. Introduceți numele tabelului dinamic din celula A1. Numele trebuie să fie semnificativ, de exemplu, "bugetul personal", "contabilizarea cheltuielilor personale" sau ceva similar (nu este nevoie să utilizați citate, aici sunt exclusiv pentru a afișa un exemplu).

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 7

3. Introduceți anteturile de coloană. Presupuse nume și ordine: "Data", "Categoria de cheltuieli", "Notă", "Consum", "venit" și "echilibru". Completați aceste anteturi din celula A2 la G2. Este posibil să fie necesar să faceți coloane mai largi, astfel încât numele sau valoarea să fie montate.

Când pregătiți un antet dinamic de masă și coloane, puteți utiliza funcția "SaSten zona" pentru a afișa în mod constant anteturi, în timp ce veți derula în jos. Funcția "Secure zona" este localizată în meniul "Vizualizare" din Excel 2003 și în versiunile timpurii și în meniul Vizualizare, fila Window din Excel 2007 și 2010.

Imagine intitulată Urmăriți facturile dvs. în Microsoft Excel Pasul 8

4. Introduceți informații despre prima formă de cheltuieli din celula din al treilea rând.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 9

cinci. Introduceți formula de echilibru din celula G3. Datorită faptului că introduceți mai întâi echilibrul, acesta va fi definit ca diferența dintre cheltuieli și veniturile. Cum scrieți, depinde de ceea ce doriți să afișați - costuri sau instrumente accesibile.

Dacă doriți ca foaia de calcul să fie afișată în primul rând costurile, formula bilanțului trebuie să fie = E3-F3, unde E3 prezintă costurile și veniturile F3. Cu o astfel de configurație, formula va arăta costurile ca un număr pozitiv, costul cheltuielilor va fi mai ușor de înțeles.

Dacă doriți ca masa, în primul rând să afișeze instrumentele disponibile, formula de echilibru trebuie să fie = F3-E3. Cu această setare, tabelul va afișa un echilibru pozitiv dacă venitul dvs. va fi mai mare decât cheltuielile și soldul negativ la situația inversă.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 10

6. Introduceți informații despre cea de-a doua formă de cheltuieli din celula din al patrulea rând.

Imagine intitulată Urmăriți facturile în Microsoft Excel Pasul 11

7. Introduceți formula de echilibru din celula G4. Valorile secundare și ulterioare vor continua să afișeze echilibrul, deci trebuie să adăugați diferența dintre cheltuieli și venituri la soldul soldului înregistrării anterioare.

Dacă vă uitați mai întâi la costuri, formula de echilibru va = G3 + (E4-F4), unde G3 este o celulă care arată echilibrul anterior, E4 prezintă costurile și F4 afișează veniturile.

Dacă conduceți o masă pentru a afișa numerar, formula balanței va fi = G3 + (F4-E4).

Parantezele din jurul celulelor care prezintă diferența dintre cheltuieli și veniturile nu sunt necesare. Ele sunt folosite numai pentru a face formula mai clară.

Dacă doriți ca soldul să rămână gol până când este introdusă intrarea, puteți utiliza valoarea IF în formula, deci dacă data nu este introdusă, celula nu va afișa valoarea. Formula pentru o astfel de înregistrare va fi următoarea = dacă (A4 ="","",G3 + (E4-F4)) Dacă tabelul este necesar pentru cheltuieli și = dacă (A4 ="","", G3 + (F4-E4)) Dacă tabelul este necesar pentru a afișa numerar (nu puteți utiliza paranteze în jurul celulei, care prezintă costuri și venituri, dar parantezele externe trebuie să le utilizeze).

Imagine intitulată Urmăriți facturile dvs. în Microsoft Excel Pasul 12

opt. Copiați echilibrul formulei altor celule din coloana G (coloana Balance). Faceți clic dreapta în celula G3, selectați "Copiere". Apoi selectați celulele de mai jos în coloană. Faceți clic pe elementele selectate cu butonul din dreapta al mouse-ului și selectați "Paste" pentru a introduce formula la celulele selectate (în Excel 2010, selectați "Lipire" sau "Lipiți formula" din meniu). Formula va actualiza automat celulele pentru a afișa cheltuielile, veniturile și datele (dacă sunt utilizate) din seria curentă și echilibrul de la rând, care este deasupra numărului curent.

Imagine intitulată Urmăriți facturile dvs. în Microsoft Excel Pasul 13

nouă. Salvați tabelul dinamic. Dați-i un nume semnificativ, de exemplu, "Contabilitate.XLS "sau" PersonalBudget.XLS.". Ca și în cazul numelui șabloanelor, puteți include numele și numele Anului în numele fișierului și citatele sunt utilizate numai pentru a afișa un exemplu, nu trebuie să le utilizați în nume. De asemenea, extensia de fișiere nu are nevoie să specifice, va face excelența însuși).

Excel 2003 și versiunile mai vechi salvează tabelele dinamice în format vechi ".XLS", În același timp, Excel 2007 și 2010 păstrează tabele într-un nou, fondat pe format XML, format ".Xlsx ", dar puteți citi și salva tabelele dinamice și în vechiul".XLS ". Dacă aveți mai multe PC-uri și doriți să stocați o masă pe fiecare dintre ele, utilizați un format mai vechi dacă oricare dintre PC-urile dvs. are o versiune Excel 2003 sau o versiune mai veche sau un nou format dacă toate computerele au un minim de Excel 2007.

sfaturi

Utilizați "Autocoping" în categoriile de cost și venit, astfel încât să vă înscrieți informațiile pe care le coincid.
Pentru a distinge conturile plătite de la acele cheltuieli care sunt planificate numai, fac din grăsimea fontului, evidențiați textul sau celulele.
Pentru a evita modificarea accidentală a antetului formulei sau a coloanei, celulele pot fi protejate de schimbare. Selectați celulele pe care trebuie să le schimbați (data, categoria, consumul, venitul, notați) și deblocați-le. După aceea, puteți bloca restul tabelului.