Cum să scrieți o notă de birou (cu ilustrații)

O notă de serviciu este o modalitate de a transfera informații în interiorul companiei. Note de serviciu pot fi, de asemenea, utilizate în corespondența dintre cele două companii. Nota de serviciu trebuie să fie profesională și să transmită în mod clar informații. Nu vă faceți griji dacă nu ați scris niciodată note de serviciu - acest articol vă va învăța acest lucru.

Pași

Partea 1 din 3:

Selectați stilul de stil și limbă

unu. Nu utilizați limba informală. Note de limbă ar trebui să fie simple, dar oficiale.

Nu scrieți o astfel de notă: "Bună! În sfârșit e vineri! Vreau să vă spun despre un caz important ".
În schimb, scrieți astfel: "Această notă vă va informa despre progresul proiectului 319".

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 6

2. În nota de serviciu, aderă la ton neutru - nu ar trebui să fii prea emoțional și subiectiv. Face tot posibilul să ne bazăm pe fapte și dovezi când spuneți plângeri.

De exemplu, nu este necesar să scriem astfel: "Cred că toți vom fi mult mai fericiți dacă apicistii vin la muncă, în care vor".

În schimb, petreceți studiul, indiferent dacă toți angajații doresc să se îmbrace vineri în haine casual și cum va afecta etica corporativă.

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 7

3. Utilizați fraze de semnal. Când veți aduce dovezi sau vă referiți la sursă, nu uitați să utilizați frazele corespunzătoare.

De exemplu: "Conform datelor noastre, ..."Sau" studiile mărturisesc acest lucru ...".

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 8

4. Alegeți un font adecvat și dimensiunea acestuia. Nota de serviciu trebuie să fie ușor de citit, deci evitați utilizarea unui font-11 sau 12 prea fin - aceasta este o dimensiune standard a fontului.

De asemenea, trebuie să alegeți un stil simplu de font, cum ar fi Times New Roman. Nu scrieți o notă cu un amuzant sau un font, de exemplu, comic sans (să râdem de tine dacă o faci!).

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 9

cinci. Utilizați câmpurile standard. Câmpul de 2,5 cm este un standard pentru note de serviciu, deși unele editori de text pot include șabloane de note de serviciu cu câmpuri mari (de exemplu, 3 cm).

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 10

6. Notele de serviciu sunt scrise cu un singur interval aleatoriu. Între paragrafe și secțiuni, lăsați un șir gol.

În paragrafele de a face liniuța nu ar trebui.

Partea 2 din 3:

Pregătirea pentru scrierea unei note de birou

unu. Dacă trebuie să le spui mai multor persoane despre ceva important (la locul de muncă), trimiteți-le o notă de serviciu. Puteți chiar să o trimiteți unei persoane dacă informațiile sunt transferate informațiilor pe care trebuie să le fiți documentate.

Cu toate acestea, în unele cazuri este mai bine să discutați pur și simplu cu oamenii de care aveți nevoie.
În plus, unele informații nu pot fi transferate în scris.

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 2

2. În funcție de informațiile transmise, conținutul și formatul notei pot varia. Cele mai multe note de serviciu conțin următoarele informații:

Noua idee sau problema soluției. De exemplu, dacă știți cum să rezolvați problema cu cheltuielile de planificare pentru orele suplimentare, scrieți despre acest serviciu și trimiteți-l șefului dvs.

Ordin. De exemplu, trimiterea unei note de serviciu este o modalitate eficientă de a distribui responsabilitățile la conferința viitoare, care este deținută de departamentul dvs.

Raport. De asemenea, puteți trimite o notă pentru a vă informa colegii cu privire la evenimentul recent sau pentru a le informa cu informații noi despre proiect sau pentru a trimite un raport privind rezultatele studiului.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 3

3. Puteți lucra la o mulțime de proiecte și doriți să le spuneți despre ele într-o notă de serviciu. Nu ar trebui să facă asta. Utilități conțin informații despre o singură problemă (subiect, proiect și așa mai departe).

O notă de serviciu trebuie să fie scurtă, informativă și ușor de citit. Astfel, concentrându-vă doar pe un subiect, vă garantați că informațiile au fost citite și notate.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 4

4. Note de conținut și stil depind de publicul țintă, deci gândiți-vă cine vă va citi nota.

De exemplu, stilul notei pentru colegii dvs. privind planificarea celebrării unei date importante și a unui stil de notă pentru șeful dvs. cu raportul privind munca efectuată va fi foarte diferită.

Partea 3 din 3:

Scrierea unei note de birou

unu. Acoperiți nota. Practica general acceptată în corespondența de afaceri - dă dreptul documentelor.

De exemplu, în partea de sus a paginii scrieți "notă" sau "notă de serviciu".
Numele poate fi plasat în centru sau îl poate apăsa pe marginea din stânga a paginii. Cel mai bine este să urmăriți notele de serviciu pe care le-ați primit mai devreme și să copiați formatul lor.

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 12

2. Scrieți antetul notei. Trebuie să includă următoarele informații:

Pentru: Scrieți numele și pozițiile persoanelor pe care le trimiteți o notă.

De la: Scrieți numele și poziția.

dаta: Scrieți data exactă, inclusiv anul.

Subiect: Dați o descriere scurtă, dar precisă a ceea ce va fi discutat în notă.

Vă rugăm să rețineți că în loc de "temă" puteți scrie "în ceea ce privește".

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 13

3. În lista de destinatari note, asigurați-vă că specificați pe toți oamenii pe care îi veți trimite. Să limiteze alpiniștii cu oameni care sunt prezenți în el.

Nu trimiteți o notă tuturor angajaților departamentului dvs. sau al companiei, dacă întrebarea explică în el se referă numai la câțiva oameni.

Dacă trimiteți note tuturor angajaților companiei, acestea vor fi acoperite cu notele și le vor citi cu atenție, fie nu vor citi deloc.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 14

4. În lista de destinatari notează, specificați numele și pozițiile complete. Chiar dacă vă aflați pe un picior scurt cu șeful dvs., în corespondență de afaceri, este mai bine să aderați la tonul formal. De exemplu, îl puteți numi "Vladimir" când mergeți la birou, dar în nota Serviciului, vă rugăm să le contactați ca "dl Dmitriev" sau "Vladimir Nikolaevich".

Păstrați acest lucru în minte atunci când faceți o listă de note pentru destinatari - indicați numele și poziția completă.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 15

cinci. Dacă trimiteți o notă unei persoane dintr-o altă companie, este foarte important să se determine forma corectă de apel la acesta. Petreceți timp pentru a găsi informații despre această persoană - cel mai probabil se poate face pe site-ul companiei sale.

De exemplu, dacă o persoană are o diplomă de doctorat, asigurați-vă că o specificați.

De asemenea, asigurați-vă că găsiți poziția acestei persoane și specificați-o în nota dvs.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 16

6. Gândiți-vă la subiectul nota dvs. Ar trebui să fie scurtă și de înțeles.

De exemplu, "clienții noi" este un subiect destul de neclarat, iar dacă cineva dorește să găsească nota dvs. în câteva zile sau săptămâni, el sau ea o va face cu dificultate.

Cel mai bun subiect este: "Raport privind extinderea bazei de clienți".

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 17

7. În note de serviciu, de regulă, salutările nu sunt scrise. Dar dacă doriți, puteți începe textul notei cu "Domnul Dmitriev" sau "Dragi colegi".

Notă trebuie să fie scurtă și informativă, astfel încât salutul poate fi omis.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 18

opt. Scrieți carcasa. Prezintă în mod clar scopul de a scrie și de a trimite o notă de serviciu.

De exemplu, "scriu la...". Partea introductivă a notei ar trebui să conțină o scurtă trecere în revistă a informațiilor prezentate în acesta.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 19

nouă. Secțiunea introductivă ar trebui să fie scurtă. Nu este nevoie să exprimați detalii în ea și alte detalii.

Secțiunea introductivă se comportă de la mai multe oferte scurte (paragraf scurt).

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 20

10. Decideți cu stilul de prezentare a informațiilor de bază. Trebuie să fie închisă în 2-4 paragrafe. Stilul de prezentare va depinde de informațiile în sine.

De exemplu, puteți trimite informații în ordinea semnificației sale sau în conformitate cu procesele care trebuie împărțite în proiectul dvs.

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 21

unsprezece. Nota de serviciu trebuie împărțită în secțiuni (paragrafe), astfel încât cititorii săi să poată absorbi cu ușurință informații - în plus, secțiunile le vor ajuta să determine puncte importante din notă.

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 22

12. Cererea fiecărei secțiuni - numele paragrafului ar trebui să indice în mod clar informațiile conținute în acesta.

De exemplu, ați putea rupe nota despre punctul viitoare al biroului la următoarele secțiuni: "Noua locație a biroului", "Orientări pentru echipamentele și documentele de ambalare", "Programul Mutare".

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 23

13. Prima teză a fiecărei secțiuni ar trebui să le spună cititorilor, ceea ce va fi discutat în acest paragraf.

Paragrafele separate sau partițiile notelor dvs. trebuie să fie axate pe un anumit moment al subiectului în cauză.

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 24

paisprezece. Pentru a aloca puncte importante, creați lista sau lista acestora. Acest lucru va ajuta cititorii să se concentreze pe momente-cheie și să citească mai repede și să asimileze informații.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 25

cincisprezece. Dimensiunea service-ului nu trebuie să depășească 1-2 pagini.

Aceasta este dimensiunea standard a notei service cu un singur interval aleatoriu și un șir gol între paragrafe.

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 26

şaisprezece. Gândiți-vă la includerea paragrafului, rezumând informațiile de mai sus. În majoritatea cazurilor, acest lucru nu este necesar, mai ales dacă ați scris o notă scurtă.

Dar dacă informațiile prezente sunt foarte complexe sau dacă mărimea serviciului Notge este mai standard, este mai bine să includeți un paragraf mic, rezumând informațiile de mai sus (și anume momentele cheie).

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 27

17. Asigurați-vă că includeți concluzia paragrafului, chiar dacă vă pare că nu este necesară. Gândiți-vă la următoarele:

Ce obiecte urmărește o notă de serviciu? Să încurajeze cititorii să facă ceva? În cazul în care angajații raportează o anumită perioadă? Dacă da, specificați-o în mod clar în paragraful final.

Dacă nu este necesară nicio altă acțiune, scrieți următoarea concluzie: "Voi fi bucuros să discutăm această întrebare" sau "Dacă aveți întrebări sau comentarii pe acest subiect, le voi răspunde cu plăcere".

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 28

18. Dacă doriți, la sfârșitul notei, puneți numele sau semnătura (dar nu este necesar să o faceți). În acest caz, uitați-vă la notele de serviciu pe care le-ați primit de la alți angajați.

Dacă semnează note (de exemplu, "cu respect, Ivanov a.DAR.), fa la fel.

Dacă nu doriți să semnați o notă, puteți pune inițialele la sfârșitul documentului.

Imagine intitulată Scrieți un memo de afaceri Pasul 29

nouăsprezece. Faceți o reamintire a oricăror aplicații dacă tabelele, graficele sau rapoartele sunt atașate la notă. Pentru a face acest lucru, la sfârșitul documentului, scrieți, de exemplu, "Anexa: Tabelul 1".

Cererile trebuie menționate în textul principal al notei.

De exemplu, dacă scrieți despre venirea la un birou nou, puteți scrie ceva de genul: "Intenționăm să finalizăm trecerea până la sfârșitul trimestrului. Consultați tabelul 1 atașat cu un program detaliat de trecere ".

Imagine intitulată Scrieți o memorie de afaceri Pasul 30

douăzeci. Înainte de a trimite note, nu uitați să o verificați. Asigurați-vă că propunerile sunt făcute în mod gramatic în mod corect că nu există erori de ortografie sau sintactică în notă și că informațiile subliniate au sens.

Nu trimiteți o notă după prima verificare (dacă, desigur, aceasta nu este o notă urgentă). Postulați documentul și verificați-l din nou într-o oră. Puteți găsi noi greșeli și inexactități pe care le-ați pierdut mai devreme.

Dacă nota conține informații confidențiale, verificați politica companiei dvs. cu privire la schimbul de informații confidențiale și aflați numele angajatului care vă va examina nota și vă va da concluzia cu privire la respectarea regulilor stabilite.