Cum să răspundeți la un e-mail dur la locul de muncă

Ați reciti deja un mesaj de trei ori, dar încă pare nepoliticos pentru tine. Dar merită să-l apelați pe expeditor și să aflăm dacă a vrut cu adevărat să scrie rude...sau nu?

"Eticheta de rețea" La locul de muncă este, de asemenea, important, ca în alte domenii ale vieții. Este inacceptabil faptul că oamenii care, cu o conversație personală să se comporte nu atât de hotărâți, să se permită să fie imofir numai pentru că ei folosesc pentru a comunica comunicațiile electronice. Cu toate acestea, este foarte important să rămânem obiective în ceea ce privește e-mailurile, care pot părea nepoliticos, dar în realitate nu sunt. Prin urmare, data viitoare când veți obține de la șeful dvs., colegii sau chiar și unii "Mare sid" Mesajul pe care îl considerați ofensiv să faceți următoarele.

Pași

unu. Determinați cum arată mesajul dur. În mesajul electronic, este foarte ușor să interpretați greșit intenția, tonul și cuvintele. Bineînțeles, mesajul nu este însoțit de o voce și gesturi de basm, deci dacă sunteți plin de muncă, nu există suficientă zahăr în sângele dvs. și doriți să plecați acasă, veți fi foarte ușor să luați mesajul obișnuit pentru nepoliticos. De obicei, mesajul are următoarele caracteristici:

Cuvintele din mesaj sunt, evident, ofensatoare și / sau derogare (dacă ați primit un mesaj în care a fost utilizat un vocabular anormativ, cel mai probabil este o încălcare a politicii companiei și, în plus, demonstrează non-profesionalismul expeditorului. De asemenea, poate fi un motiv pentru un proces, în funcție de ceea ce sa spus adresei dvs., mai ales dacă a fost o amenințare, hărțuire sau calomnie).
Mesajul este scris în majuscule (ca și cum ar fi strigând pe tine) în întregime sau parțial, în acele locuri în care expeditorul a vrut să-și exprime cerința sau să transmită un ton de patronaj. (Amintiți-vă că unii directori și colegi nu au făcut încă o dată cu cheia de blocare a capsului, astfel încât să fiți nevoit să-i iertați prea leneși sau "Non-profit").
Mesajul este o cerință fără nici o "Buna ziua", "Vă rog", "Mulțumiri" și semnături. Acest lucru este normal dacă nu vă apelați la dvs. și nu puneți o semnătură în cazul în care aceasta este continuarea corespondenței deja inițiate. Dar dacă acesta este primul mesaj pe un subiect complet nou, în care este făcută cerința sau instrucțiunile, este în locul de muncă indecent să omite aceste formalități.
În mesaj, sunteți contactat lipsit de respect (cu twistre) la nivelul insultului și / sau cu Tippets "Verificați-vă Shirinka" Si t.Ns..
Într-un mesaj dur, pot fi folosite multe exclamații și semne de întrebare. Adesea semnează după tip "!!!!!!" și "?????" sunt privite ca rudeness sau aruncându-le superioritatea față de tine. Cu toate acestea, ele pot fi, de asemenea, utilizate pentru o mai mare expresivitate, deci nu ar trebui să percepeți acest semn ca principal.
Expeditorul pune o copie a șefului tău, așa cum ar fi "Forţat" Tu la acțiune.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul nepoliticos la locul de muncă Pasul 2

2. Citiți cu atenție mesajul înainte de a face concluzii cu privire la intenția expeditorului. Dacă tocmai ați fugit prin ochii voștri în post și ați decis că este nepoliticos, este foarte important să o citiți din nou mai atent. Chiar dacă o citiți cu atenție pentru prima dată, re-citiți-o din nou pentru a vă asigura că nu ați ratat nimic și nu vedeți ce este într-adevăr nu. Ar fi bine să vă întrebați că a fost în acest mesaj că răniți atât de mult. Poate servi ca un sfat suplimentar pentru a înțelege cum a fost acest mesaj. Dacă ați avut loc recent cu un coleg sau un sef și acest mesaj este o continuare a discuțiilor pline de viață, este clar că este puțin probabil să citiți imediat mesajul. Pe de altă parte, dacă nu ați observat semnele că șeful sau colegul dvs. este nemulțumit de dvs., este posibil să înțelegeți greșit acest mesaj.

Care sunt intențiile care se ascund în spatele cuvintelor?

Expeditorul este o persoană de conflict sau o persoană care este de obicei foarte politicoasă? Chiar și într-o persoană politicoasă, uneori pot apărea probleme cu comunicarea prin e-mail, deși nu a existat intenția de a fi nepoliticos și nu.

Poate că o persoană este pur și simplu trasă, încercând să pară mai puternică prin e-mail decât poate părea cu o conversație personală? În acest caz, expeditorul ar putea merge pur și simplu la truc pentru a vă face să faceți ceea ce îi era frică să vă ceară să faceți personal.

Mesajul are locuri pe care tocmai nu le înțelegeți? În acest caz, este mai bine să nu presupunem nimic până când aveți informații suplimentare. Oamenii care imprimă rapid, uneori lipsesc cuvintele și nu sunt nedumerite de punctuație și de ortografie. Acum devine din ce în ce mai popular pentru a scrie e-mailuri, ca simple SMS, deci uneori nu sunt ușor de înțeles.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul nepoliticos la locul de muncă Pasul 3

3. Nu judeca starea emoțională a expeditorului. Evitați judecățile despre starea emoțională a persoanei care ți-a trimis un mesaj. Abilități de comunicare nedezvoltate, sarcasm sau glume confuze sau doar un răspuns fuzzy - toate acestea pot crea impresia că mesajul este nepoliticos, deși, de fapt, omul a încercat să spună ceva, dar nu a putut să-l exprime într-o potrivire. Înțelegeți că nu toți oamenii pot scrie un răspuns strălucit într-o perioadă scurtă de timp și, cel mai simplu, încearcă să trimită rapid un mesaj pentru a ieși din lista de cazuri și pentru a trece la o altă sarcină.

Desigur, această regulă are excepții. Dacă întâmpinați dificultăți în comunicarea personală cu o persoană, este posibil ca el să-și permită emotiile să vă afecteze corespondența. Oricum, evaluați mesajul de conținut și nu prin așteptări.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul nepoliticos la locul de muncă Pasul 4

4. Să se abțină de la răspuns sau "Citiți și nu reacționați".Este foarte important să nu vă răspundeți până când nu acceptați mesajul obiectiv și nu vă liniștiți. Răspunzând rapid, probabil că doriți să scrieți un mesaj în același mod nepoliticos, riscând doar complica situația. Chiar mai rău - să răspundă la domiciliu la mesajul în care nu a fost inițial nici o rudă și nu a însemnat! Astfel traduceți spiritul. Închideți mesajul și plimbarea. Beți o ceașcă de cafea, întindeți-vă și faceți față unui alt lucru pentru a aduce gânduri în ordine. În acest caz, când vă întoarceți liniștit, ați recitit mesajul și puteți decide dacă este întristat, așa cum vă părea pentru prima dată.

Nu răspundeți niciodată dacă sunteți supărat și, în astfel de cazuri, încercați întotdeauna să amânați cu răspunsul. Cuvintele scrise într-o furie Angina au înregistrat și în scris pot crea probleme de joc de lungă durată pentru dvs.

Emoțional, tu și mesajul tău, cu atât mai important să faci upgrade cu răspunsul.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul nepoliticos la locul de muncă Pasul 5

cinci. Căutați explicații. Dacă aveți o astfel de oportunitate, veniți la o persoană și întrebați-i ce voia să spună în mesajul său. Aveți mai multe șanse să clarificați situația dacă vorbiți personal cu o persoană. Cu toate acestea, această opțiune este imposibilă pentru persoanele care lucrează departe una de cealaltă sau chiar în diferite locuri, regiuni sau țări. Ca pas următor, puteți încerca să discutați cu o persoană prin telefon, dacă o astfel de opțiune este disponibilă pentru dvs. Conversația telefonică vă va permite să clarificați situația mult mai rapidă decât atunci când faceți schimb de mesaje. Dacă nu aveți altă opțiune sau această opțiune pare mai potrivită pentru dvs., puteți răspunde la mesaj prin e-mail. În acest caz, fii politicos și demonstrează profesionalismul tău. De exemplu:

Bună ziua, Kevin! Multumesc pentru mesajul tau. Nu sunt sigur dacă am înțeles fraza "Cum credeți că puteți găsi puterea pentru a rămâne departe de răcitor cu apă și treceți la raportul Noxos? Poate că va trebui să vă revizuiesc rolul în companie". Trebuie să fie recunoscuți că fraza dvs. era suficient de nepoliticoasă și radiază îndoieli cu privire la profesionalismul meu. Știu că există un termen limită și le-am pus în ele. Tocmai am luat puțină pauză înainte de a ne întoarce la locul de muncă la raport. Dacă sunteți preocupat de munca de lucru, voi fi bucuros să vă informez despre stadiul actual sau prin telefon. Cu respect, Nellie.

Poate că veți fi potriviți pentru o opțiune mai ironică (dar pentru aceasta trebuie să lucrați într-o companie potrivită!): Dragă, Kevin! Multumesc pentru mesajul tau. Sunt conștient de ce să ating răcitorul - o pierdere de timp. Cu toate acestea, veți fi bucuroși să aflați că, ca urmare a răcitorului meu, care a durat exact 2 minute 23 de secunde, am reușit să aflu că Jim funcționează pe aceleași figuri ca și în raportul dvs., ceea ce înseamnă că pot termina munca În seara asta, nu mâine dimineață. Voi fi fericit să vă trimit un raport finit înainte de a pleca acasă. Apropo, am vrut să spun că sunt încântat de noile dvs. pantofi. Le-a observat de sub perdea când a existat un răcitor. Nellie.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul nepoliticos la locul de muncă Pasul 6

6. Re-citiți mesajul dvs. Recitiți mesajul de cel puțin trei ori pentru a vă asigura că nu ați răspuns aproximativ sau prin Emodel. Păstrați tonul politicos și profesional pe întregul mesaj și eliminați acele părți care conțin informații care nu sunt pe subiect sau judecata privind starea emoțională a expeditorului. Lăsați mesajul să fie simplu, pe tema și fără provocări. Așa cum este indicat în "101 Consiliul de conducere": "Scrieți mesaje altora așa cum doriți să vă scrieți".

• Fiți un eșantion de curtoazie și nu reacționați la rudă și atacuri. Profesionalismul Stern este norma, dar aici este înjurătate, blesteme, acuzații și insulte - nu cu siguranță. De asemenea, nu este norma "Agresiv" Înregistrarea mesajului (utilizarea necorespunzătoare a semnelor de exclamare și T.Ns..).

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul nepoliticos la locul de muncă Pasul 7

7. Înțelegeți că uneori nu răspundeți - OK. Uneori este mai bine să lași un mesaj dur fără răspuns. Poate că expeditorul nu știa toate faptele, s-au ridicat dimineața, nu picioarele în picioare sau pur și simplu nu este în el în mai multe motive. Dacă credeți că este mai bine să nu acordați atenție acestui mesaj și nu trebuie să clarificați că expeditorul a însemnat sau nu trebuie să răspundeți la o întrebare dată și T.D., Apoi nu răspundeți. Să se comporte ca și cum n-am primit niciodată acest mesaj, ceea ce înseamnă că încă lucrați așa cum vă așteptați de la dvs.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul nepoliticos la locul de muncă Pasul 8

opt. Discutați cu departamentul de la cap sau de personal dacă ați observat o tendință de rapoarte brute. La locul de muncă, nu trebuie să vă supuneți rudeness, persecuției sau amenințărilor. Urmărirea și amenințările necesită măsuri, dar rudeness este ceva, fără de care un flux de lucru bine organizat poate fi destul de scump, altfel hit-uri morale. Salvați mesajele în care sunteți atacați ca dovezi, astfel încât veți avea dovezi scrise care vor putea confirma cuvintele dvs.

Imaginea intitulată Răspundeți la e-mailul nepoliticos la locul de muncă Pasul 9

nouă. Efectuați partea dvs. a tranzacției. Dacă aveți îndoieli cu privire la trimiterea unui mesaj pe care l-ați scris în entuziasm, furie sau supărare și credeți că emoțiile dvs. reflectate asupra conținutului și vă pot face să fiți nepoliticos, apoi salvați acest mesaj în proiecte sau doar ștergeți. Nu-l trimiteți până când toată lumea se gândește. Fiți întotdeauna profesionalismul.

sfaturi

Oferiți un seminar pe e-mail corespondența prin e-mail. Dacă nimeni nu știe cum să-l cheltuiți, apoi sunați pe cel care știe. Poate servi ca un semn că o astfel de pregătire este într-adevăr necesară!
Dacă aveți nevoie să vărsați furia - faceți-o într-un mesaj gol sau un cuvânt de document. În acest caz, puteți elimina tensiunea, dar nu veți avea ocazia să apăsați accidental butonul "a raspunde" și trimiteți un mesaj.
Nu trebuie să vă puneți cu cineva care nu reușește în timpul zilei. Noi toți au, dar întotdeauna trebuie să păstrați curtoazie.
E-mail chiar și pentru profesioniști dificili. Amintiți-vă că transferul corect al emoțiilor și intențiilor nu este întotdeauna realizat prin e-mail. Chiar dacă da, destinatarul nu este întotdeauna în măsură să le înțeleagă corect.
O modalitate de a rezolva o problemă cu un coleg, care timp după timp vă trimite mesaje dure - puneți șeful dvs. sau alt angajament important în lista de discuții de fiecare dată când răspundeți (un fel de coerciție, în acest caz îi forțezi să păstreze politețea în acest caz). Puneți la tonul curtenitor și evitați amenințările, lăsați cuvintele unui coleg nepoliticos să vorbească de la sine.
Dacă expeditorul este cunoscut pentru întotdeauna nepoliticos atunci când este corespunzător, amintiți-vă acest lucru și consultați rapoartele sale în consecință.

Avertizări

Unii oameni ca un bombe de mișcare lentă - vă vor aduce toată furia pe tine dacă răspundeți nepoliticosului. Rămâi politicos și se comportă ca un profesionist dacă aveți vreo îndoială sau vă este frică de ceva, discutați cu capul dvs. sau cu departamentul de personal.
Orice mesaje calibre, ofensive, rasiste sau persecuții prin rapoarte oferă motive pentru prezentarea unei cereri. E-mailul este disponibil pentru verificare în aproape toate jurisdicțiile, care vă pot conduce compania în procedurile judiciare. Omul care trimite mesaje similare poate fi tras la răspundere până la concediere. Dacă credeți că conținutul mesajului cauzează preocupări, consultați departamentul dvs. de la cap sau de personal pentru alte acțiuni. Dacă nu doriți să ridicați această întrebare în rândul colegilor, vă puteți consulta avocatul personal.
Nu trebuie să scrieți mesaje colegilor și autorităților dvs. pentru orice motiv dacă puteți face câțiva pași și discutați cu ei personal. În acele companii în care angajații preferă un e-mail unei conversații personale (chiar dacă toată lumea este una de cealaltă la câțiva pași), plăcerea de a lucra în echipă dispare. Dar riscul de corespondență nerezonabilă crește, deoarece mijloacele electronice de comunicare nu controlează comportamentul oamenilor așa cum se întâmplă cu comunicarea personală. Profesorul Klya Shirski recomandă mai întâi să înceapă să comunice în direct și numai după aceea, să meargă la corespondență prin e-mail. Chiar și doar spunând "Hei" În fiecare dimineață, veți facilita procesul de stabilire a conexiunilor sociale.

De ce ai nevoie

E-mail
Locul unde puteți merge pentru o pauză